Etsy - Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform make.com können die Etsy Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. make.com und Etsy

Make ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Make und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf make.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über make ihren Etsy Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Ausgangsrechnungen ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from Etsy Orders

Ausgangsrechnungen mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die Etsy Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from Etsy Orders

Vorlage für Ihr Make-Szenario

Sie können vordefinierte Szenarien von FreeFinance aufrufen und in Ihrem make.com Account als neues Szenario hinzufügen.

Wie geht das?

Zum Szenario Ausgangsrechnung

3. Verbindung zum Webshop einrichten

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in Make

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus Etsy und Datenmappings ein:

Bei Etsy können KEINE Steuersätze beim Artikel angegeben werden.

Der Artikelpreis ist somit brutto zu betrachten. Das hat zur Folge, dass auf Basis vom Mapping in make.com in FreeFinance ALLE Rechnungs- bzw. Belegzeilen mit dem gleichen - im Mapping festlegbaren - Steuersatz angelegt werden.

Achtung: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig - und Sie verkaufen bei Etsy Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen, achten Sie bitte darauf, dass Sie die in FreeFinance angelegten Rechnungen bzw. Belege unter Umständen manuell nachbearbeiten müssen (das geht nur, wenn offene Posten angelegt werden).

Wir empfehlen hier jedoch dringend einen anderen Webshop.

Steuereinstellungen pro Land

Artikelpreise (brutto, kein Steuersatz wählbar) können bei Etsy abhängig vom Land des Käufers gesteuert werden.

In FreeFinance werden abhängig vom Land Konto, Steuersatz-Eintrag und Steuersatz gemapped.

Optional: Automatisches Bezahlen der Ausgangsrechnung in FreeFinance

Optional kann die Ausgangsrechnung auch gleich als bezahlt mit einem Buchhaltungskonto in FreeFinance importiert werden. Dies ist vorallem bei der Verwendung von Kreditkarten- oder Zahlungsdiensten oder direkt auf das Bankkonto von Vorteil.

Das Mapping muss die Etsy Payment Method Code mit dem FreeFinance Buchhaltungskonto des Zahlungsmittels verbunden werden.

Soll die Ausgangsrechung als offener Posten bestehen bleiben, ist für diese Etsy Zahlungsart kein Mapping zu erstellen.

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der Make-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Etsy und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "etsy_" - damit erhalten alle Kunden aus Etsy die Kundennummern "etsy_1000", "etsy_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.

6. Ausgansgrechnung erstellen

Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung.

Damit wir die Rechnung in FreeFinance erstellt.

Ist im Payment Method Mapping ein FreeFinance Buchhaltungskonto als Bezahlungskonto hinterlegt, wird die Ausgangsrechnung gleich als bezahlt angelegt.

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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