Betriebsausgaben von A-Z einfach erklärt

Abschreibungen

Abschreibungen sind Buchungen, die einen Teil des Anlagevermögens als Aufwand verbuchen. Sie dienen dazu, die Nutzungsdauer und damit die fortlaufende Wertminderung von Anlagegütern wie Maschinen, Gebäuden oder Fahrzeugen zu verringern und in der Buchhaltung abzubilden.

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Anzahlungen

Anzahlungen sind Vorschüsse, die an das leistende Unternehmen bezahlt werden:

• Erhaltene Anzahlungen sind Betriebseinnahmen.

• Gegebene Anzahlungen sind Betriebsausgaben (außer sie betreffen das Anlagevermögen).

In der Buchhaltung wird eine Anzahlung mit dem Zufluss-/Abflussprinzip verbucht, weil die bereits bezahlte Vorsteuer nicht immer abzugsfähig ist.

Das bedeutet, dass es passieren kann, dass die Vorsteuer bezahlt wird, diese aber nicht mit der regulären Umsatzsteuervoranmeldung zurückzuerhalten ist.

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Bewirtung von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass

Fallen Aufwendungen anlässlich einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass an, können unter bestimmten Voraussetzungen 70 Prozent dieser Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die restlichen 30 Prozent sind nicht absetzbar.

Allgemein betrieblich veranlasste Bewirtungskosten können unbegrenzt abgezogen werden. Kriterien für einen Abzug ist die Veranlassung der Bewirtung, die Teilnehmer der Bewirtung, die Angemessenheit und der Nachweis.

Damit die Ausgaben vom Finanzamt anerkannt werden und steuerlich absetzbar sind, muss der Nachweis beispielsweise in Form eines Bewirtungsbelegs korrekt erbracht werden:

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Beiträge für Berufsverbände

Beiträge für Berufsverbände können als Werbungskosten abgezogen werden. Dazu zählen neben Pflichtbeiträgen auch freiwillige Zahlungen oder Aufnahmegelder.

• Es ist für die Absetzbarkeit nicht notwendig, Mitglied eines Berufsverbandes zu sein.
• Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung des Berufsverbandes anfallende Aufwendungen wie Reisekosten, Teilnahmegebühren, Verpflegung, etc. können ebenfalls als Werbungskosten abgesetzt werden, vorausgesetzt die Veranstaltung dient der beruflichen Fortbildung.

Wird ehrenamtlich bei einem Berufsverband gearbeitet, der die Interessen der jeweiligen Berufsgruppen vertritt, können die dabei entstandenen Kosten zusätzlich zu den Beiträgen abgezogen werden.

• Das können beispielsweise Reisekosten für die Teilnahme an Sitzungen oder Telefonkosten sein.

Bürokosten

Bürokosten kommen in fast jedem Gewerbe und jeder Selbstständigkeit vor. Dazu zählen alle Aufwendungen, die man für den Bürobedarf benötigt. Beispiele sind:

• Bürobedarf
• Miete oder Leasing von Bürogeräten
• Fortbildung
• Porto
• Telefongebühren
• Telefax
• Zeitschriften

Bei Büromaterialien handelt es sich in der Regel um geringwertige Wirtschaftsgüter, die sofort abgeschrieben werden können.

Computer

Die Anschaffung eines Computers oder Laptops inklusive Zubehör zählt bei betrieblicher Nutzung zu den voll abzugsfähigen Betriebsausgaben.

• Wird der PC in den Privaträumlichkeiten aufgestellt, kommt es zur Berücksichtigung eines auszuscheidenden Privatanteils.

• Die private Nutzung im Ausmaß von weniger als zehn Prozent hingegen ist unproblematisch.

Fortbildungskosten

Unternehmer und Selbstständige können die Kosten für Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen.

• Die reinen Teilnahmegebühren werden zu 100 % anerkannt.

• Für weitere Kosten wie die Aufwendungen für An- und Abreise oder Verpflegung gelten die gesetzlichen Pauschalen.

Geschenke

Geschenke an Mitarbeiter können immer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dabei zu beachten:

• Bei Geschenken von Unternehmern an Kunden oder Geschäftspartner können bis 35 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

• Höhere Beträge sind nicht abzugsfähig.

Über das Konto Werbekosten können zum Beispiel auch (Werbe-)Geschenke abgerechnet werden, ohne dass steuerliche Grenzen, wie bei üblichen Geschenken an Mitarbeiter oder Geschäftspartner, vorliegen. Alle Details zu Geschenken an Mitarbeiter finden Sie hier:

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Kraftfahrzeugkosten

Liegt eine betriebliche Nutzung des PKWs im Ausmaß von mehr als 50 Prozent vor, gehört er zu den notwendigen Betriebsvermögen. Aufwendungen im Zuge dessen sind beispielsweise:

• Kfz-Versicherung
• Kfz-Steuer
• Kfz-Reparaturen
• Tankkosten
• Parkgebühren

Liegt das Ausmaß der betrieblichen Nutzung des PKWs bei weniger als 10 Prozent, zählt der PKW zum Privatvermögen. In diesem Fall können nur Fahrten im betrieblichen Rahmen abgesetzt und wie folgt berechnet werden:

• 0,30 Euro pro betrieblich gefahrenem Kilometer (Fahrten zu Kunden oder Lieferanten),

• 0,30 Euro pro einfachen Kilometer der Wegstrecke Wohnung-Arbeitsstätte.

Ein Nachweis der Fahrtkosten ist durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, zu erbringen.

Löhne und Gehälter

Die Zahlung von Löhnen und Gehältern eines Unternehmens für Mitarbeiter und Angestellte gelten als voll abzugsfähige Betriebsausgaben:

• Hierzu zählen die Lohnkosten und Lohnnebenkosten.

Ein fester Bestandteil der Personalkosten ist die Lohnsteuer, die gezahlt werden muss.

• Alle Personalkosten gelten als Betriebsausgaben.

• Diese Aufwendungen werden vom Unternehmensumsatz abgezogen und mindern den Gewinn.

Neben dem Bruttogehalt betrifft das auch weitere Leistungen, die der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer zahlt. Die Personalkosten setzen sich aus folgenden Aufwendungen zusammen:

• Bruttogehalt der Arbeitnehmer
• Arbeitgeberanteile für Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Arbeitslosen- und Rentenversicherung
• Kosten für die gesetzliche Unfallversicherung
• Aufwendungen für die Berufsgenossenschaft

Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

Ein produzierendes Unternehmen kauft Rohstoffe ein und benötigt Hilfs- und Betriebsstoffe. Hinzu kommen Aufwendungen für Fracht, Verpackung, Zoll und Verbrauchssteuern.

Prozesskosten

Zivilprozesskosten, dazu gehören Gerichts- und Anwaltskosten, sind Betriebsausgaben, wenn es sich dabei um einen betrieblich veranlassten Prozess handelt.

• Ein Beispiel sind Gerichtsverfahren zur Eintreibung von Forderungen bei zahlungsunfähigen Kunden.

Raumkosten

Wird ein Raum betrieblich genutzt, dann sind die damit verbundenen Kosten abzugsfähig. Zu den häufigsten Raumkosten gehören:

• Regelmäßige Mietaufwendungen
• Nebenkosten für Energie, Heizung und Wasser
• Reinigungskosten
• Grundsteuer
• Aufwendungen für Reparaturen und Instandhaltung

Reisen

Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben sind in der Regel:

• Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch für öffentliche Verkehrsmittel und Parkgebühren.

Für die Verpflegung wird eine Pauschale angesetzt.

Bei inländischen Geschäftsreisen liegt die Pauschale bei 14 Euro pro Tag, wenn die beruflich bedingte Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden liegt. Bei mehrtägiger Abwesenheit liegt die Pauschale bei 28 Euro.

Bei Reisen im Ausland liegen die Pauschalen bei den Betriebsausgaben höher – die Regelungen sind in § 9 EStG festgeschrieben.

Die Bestimmungen gemäß aktuell gültiger steuerlicher Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1.1.2023 können Sie direkt auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen als PDF-Dokument einsehen und herunterladen:

Aktuelle Beträge: Reisekosten im Ausland ab 1.1.2023

Wenn eine Reise nicht ausschließlich geschäftlich veranlasst ist, müssen die privaten Anteile auf die entsprechenden Aufwendungen verteilt werden.

Alle Aufwendungen können steuerlich als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn der geschäftliche Anteil mindestens 90 Prozent beträgt.

Repräsentationskosten

Zu den Repräsentationskosten gehören jene Aufwendungen, die ein Unternehmer oder auch ein Angestellter tätigt, um im Sinne des Unternehmens zu handeln.

Repräsentationskosten werden als Betriebsausgabe anerkannt, sobald diese überwiegend betrieblich veranlasst sind und deren Entstehung aufgrund betrieblicher Anlässe auch gegebenenfalls nachprüfbar sind. Dabei gilt die Verhältnismäßigkeit der Aufwendungen:

• Die Aufwendungen dürfen laut § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG nicht als unangemessen anzusehen sein.

• Das gilt beispielsweise für ein besonders teures, also in den Anschaffungskosten unangemessenes, Auto eines Geschäftsführers.

Sachzuwendungen an Mitarbeiter

Bei Sachzuwendungen ist zu unterscheiden, ob es sich um Aufmerksamkeiten oder um Geschenke an Mitarbeiter oder andere Unternehmer handelt.

Sachzuwendungen und Aufmerksamkeiten sind bis zu gewissen Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Geregelt wird der steuerliche Aspekt von Sachzuwendungen in § 37b EStG.

Weiters können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG Geschenke in Form von Sachzuwendungen im Ausmaß von bis zu 50 Euro pro Monat (inklusive Mehrwertsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren.

Gibt es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer (z.B. Geburtstag, Geburt eines Kindes, Rückkehr aus der Elternzeit, Beförderung), gilt ein höherer Freibetrag von maximal 60 Euro (inklusive Mehrwertsteuer).

Spenden

Spenden können je nach Gesellschaftsform des Unternehmens als Betriebsausgaben anerkannt werden:

• Selbstständige oder Personengesellschaften (GbR, KG, OHG, PartG) können Spenden nicht als Betriebsausgaben geltend machen, weil hierbei der wirtschaftliche Zusammenhang zum Betrieb nicht gegeben ist. Spenden können aber als sogenannte Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.

• Bei Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG) können Spenden bis zu einem gewissen Betrag als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Spenden dürfen maximal 20 Prozent der Gesamteinkünfte des Unternehmens betragen und müssen einen gemeinnützigen Zweck darstellen. Spenden müssen beim Finanzamt mit einer Spendenbescheinigung nachgewiesen werden.

Versicherungen und Beiträge

Versicherungsprämien für Sach- und Schadensversicherungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, voraussgesetzt sie beziehen sich auf das Betriebsvermögen oder die Betriebsführung. Dazu gehören:

• Feuerversicherung
• Einbruchsversicherung
• Transportversicherung
• Haftpflichtversicherung

Die Versicherungsbeiträge der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung von Arbeitnehmern sind ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Werbekosten

Werbeaufwendungen gelten grundsätzlich als Betriebsausgaben.

• Darunter fallen sämtliche Kosten in Zusammenhang mit voll abzugsfähigen Ausgaben für Werbung, Marketing und ähnliches.

Aber Achtung: Werbekosten sind nicht zu verwechseln mit den Werbungskosten, die aus dem Einkommensteuerrecht bekannt sind.

Bestimmte Werbekosten werden als Betriebsausgaben behandelt, die nur teilweise, innerhalb bestimmter Höchstbeträge oder bei Erfüllung besonderer Aufzeichnungspflichten abzugsfähig sind.

• Ein Beispiel für die Werbeaufwendungen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 EStG sind Kosten für Geschenke sowie für die Bewirtung im Zusammenhang mit Werbeaktionen.

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Werbung sind abzugsfähige Kosten. Dazu gehören beispielsweise:

• Inserate in Printmedien
• Fernsehwerbung
• Erstellung und Eintragung einer Marke
• Kosten für den Internet-Auftritt einer Firma

Zinskosten

Wird eine betriebliche Investition getätigt, für die ein Kredit benötigt wird, handelt es sich bei Zinskosten um eine gewinnmindernde Betriebsausgabe.

Betrieblich veranlasste Zinsen können als Betriebsausgaben uneingeschränkt abgezogen werden, sofern der Höchstbetrag gemäß § 4 Abs. 4 EStG von 2.050 Euro pro Jahr nicht überschritten wird. Sind die Zinszahlungen höher als dieser Betrag, kann das Finanzamt den Abzug einschränken.

• Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz (EStG):
  Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz