Kontoauszug buchen und abstimmen

Übersicht

Mit der Funktion Kontoauszug verarbeiten können auf Basis von importierten Kontoauszügen:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen erstellt,
  • Umbuchungen erstellt,
  • Rechnungen in der Rechnungslegung bezahlt,
  • bereits bestehende Ein- und Ausgangsrechnungen abgestimmt,
  • bereits bestehende Umbuchungen abgestimmt

werden

Aufbau und Ablauf

Linke Spalte

Hier sind Ihre Kontoauszugszeilen abgebildet - sowie die Filtermöglichkeiten.

Rechte Spalte

Hier werden jene Aktionen angezeigt, die mit der gewählten Kontoauszugszeile durchgeführt werden können.

Linke Spalte

Auswahl einer Kontoauszugszeile aus der linken Spalte mittels Klick auf die Zeilennummer, das Datum oder den Betrag.

 Positive Beträge werden als Einnahme bzw. negative Eingangsrechnung (=ebenfalls Einnahme, zB. Gutschrift durch Lieferanten) erfasst.

 Negative Beträge werden als Ausgabe bzw. negative Ausgangsrechnung (=ebenfalls Ausgabe, zB. Rückgabe durch Kunden) erfasst.

Oder Zeile bzw. Restbetrag ignorieren.

Rechte Spalte

Wahl der gewünschten Verbuchungsoption auf der rechten Seite

6 Boxen stehen dazu zur Verfügung.

Als Datum (Valuta- oder Buchungsdatum der Kontoauszugszeile) für die Verbuchung wird die Einstellung des relevanten Datums vom Zahlungsmittelkonto verwendet.

Kontoauszug  - Direkt buchen

 

Wie Sie in FreeFinance Ihren Kontoauszug einfach verarbeiten können, erfahren Sie in diesem Tutorial Video. 

Kontoauszug  - Weitere Funktionen

 

In diesem Tutorial Video erfahren Sie, wie Sie in FreeFinance einfach zu Belegen und Rechnungen navigieren, Dokumente und Buchungen verknüpfen, Buchungen stornieren und weiteres. 

Ablauf

  1. Auswahl einer Kontoauszugszeile aus der linken Spalte mittels Klick auf die Zeilennummer, das Datum oder den Betrag.

  2. Wahl der Verbuchungsoption auf der rechten Seite:

    1. Buchen: Erstellen von neuen Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen

    2. Rechnungen bezahlen: Bezahlen von Rechnungen

    3. Bestehende Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen abstimmen

  3. Als Datum (Valuta- oder Buchungsdatum der Kontoauszugszeile) für die Verbuchung wir die Einstellung des relevanten Datum vom Zahlungsmittelkonto verwendet.

Linke Spalte: Kontoauszugszeilen

In der Linken Spalte werden alle Daten der importierten Kontoauszugszeilen angezeigt.

Weiters kann im Filter ausgewählt werden:

  • Dateiname: der Name der importierten Datei

  • Kontoname: Name des Bankkontos

  • Status der Kontoauszugszeilen:

    • Alle anzeigen: Zeigt alle Kontoauszugszeilen an - egal ob diese bereits verbucht, abgestimmt oder noch neu sind.

    • Abgestimmt: Zeigt alle Zeilen die als abgestimmt gekennzeichnet wurden.

    • Gebucht: Zeigt alle Zeilen, für die eine Ein- oder Ausgangsrechnung sowie Umbuchung oder ein Geldeingang zu einer Rechnung erstellt wurden.

    • Ignoriert: Zeigt alle Zeilen, die ignoriert wurden.

    • In Bearbeitung: Zeigt alle bereits verarbeiteten Zeilen, deren Gesamtbetrag aber noch nicht zur Gänze verarbeitet wurde.

    • Neu: Zeigt alle noch nicht bearbeiteten Zeilen an.

    • Nicht abgestimmt: Zeigt alle Zeilen mit dem Status Neu oder In Bearbeitung an.

    • Restbetrag ignoriert: Zeigt alle Zeilen an, der Restbetrag ignoriert wurde.

  • Anzahl verarbeitete Zeilen: Status der verarbeiteten Zeilen

  • Suchtext: Der Suchtext wird in allen Kontoauszugszeilen in allen Textfeldern gesucht

  • Zeitraum: Anzeige der Kontoauszugszeilen im gwählten Zeitraum

  • Beträge: Anzeige aller Kontoauszugszeilen oder nur der Geldein- oder Geldausgänge

  • Überbuchen: Für Einnahmenbuchungen siehe speziellen Verbuchung von Spesen und Disagios bzw. für Kombinationen aus Rechnung und Gutschrift

  • Kreditkartenabrechnungen verbuchen: weiter zur speziellen Verbuchung von Kreditkartenrechnungen

  • Letzte Zeile vorhalten: wird nur angezeigt wenn der Status der Kontoauszugszeilen Nicht abgestimmt gewählt wird: Dann wird die letzte gebucht Zeile nicht sofort aus der Liste entfernt (zur Kontrolle der Buchung oder Buchungsnummern) sondern erst im Zuge der nächsten Buchung

  • Nur Duplikate: Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potentiell Zeilen doppelt importiert werden. Wir versuchen diese zu erkennen und markieren diese Zeilen. Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft und freigegeben, oder gelöscht, werden. Details zur Erkennung und Verarbeitung in den Kontoauszug-Details.

Die Ursprungsbeträge und aktuell noch verbleibenden Beträge werden in der Fußzeile angezeigt!

Der Filter kann auch zusammengeklappt werden, damit mehr Platz für die Anzeige der Kontoauszugszeilen verbleibt!

  • Zeile / Buchungsdatum o. Valutadatum / Betrag: durch einen Klick wird die Zeile ausgewählt und ist bereit für weitere Aktionen

  • Details anzeigen: öffnet ein Dialogfenster mit allen Details der Kontoauszugszeile

  • Zeile ignorieren: sollte eine Zeile nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden, kann diese unter Bekanntgabe einer Begründung ignoriert werden.

  • Zeile nicht ignorieren: eine ignorierte Zeile kann wieder aktiviert werden durch einen Klick auf diese Schaltfläche

Sonderfall potentielle Duplikate gefunden:

Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potentiell Zeilen doppelt importiert werden. Wurden potentielle Duplikate gefunden, werden diese entsprechend markiert.

Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft werden:

  • Kontoauszugszeile ist kein Duplikat: damit kann die Zeile danach verarbeitet werden
  • Kontoauszugszeile ist Duplikat: die Zeile wird gelöscht

Rechte Spalte: Aktionen und Buchhaltung

Nach Wahl einer Kontoauszugszeile in der linken Spalte können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • Neuer Beleg / Neue Umbuchung

  • Rechnungen verbuchen

  • Eingangsrechnung abstimmen

  • Ausgangsrechnung abstimmen

  • Umbuchung abstimmen

  • Stornieren: Sofern es zur Zeile bereits Belege/Umbuchungen gibt

Wurde eine Zeile gewählt, die bereits verbucht wurde, werden im Block "Verlinkte Belege" die getätigten Aktionen angezeigt. Auch Stornierungen werden hier durchgeführt und dem entsprechend angezeigt.

In Kombination mit dem Modul Kontoauszug: Automatisierung wird auch die Art der automatisch erstellten Buchungsvorschläge im Tooltip angezeigt.

Neue Buchungen in der Buchhaltung

Buchen

Mit den Schaltflächen können neue Buchungen in der Buchhaltung erstellt werden.

  • Neue Eingangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Eingangsrechnung.
  • Neue Ausgangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Ausgangsrechnung.
  • Neue Umbuchung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Umbuchung.

Die erstellten Belege werden sofort verbucht und auch abgeschlossen. Dadurch sind nur mehr eingeschränkte Änderungen zugelassen.

  • Speichern: Speichert den aktuellen Datensatz
  • Abschließen: Speichert den aktuellen Datensatz und schließt diesen ab, sodass keine weiteren Änderungen an dem Datensatz mehr vorgenommen können.

Mehrere Zeilen

Mit der Schaltfläche „Weitere Zeile“ kann ein mehrzeiliger Beleg erstellt werden. Es muss zumindest eine Zeile geben.

Als Betrag der Zeile wird immer der Betrag der entsprechenden Buchung am Kontoauszug vorgeschlagen. Werden mehrere Rechnungszeilen zu einer Buchung erfasst, wird immer der offene Restbetrag vorgeschlagen.

Lieferanten und Kundendaten - Vorbelegung

Sind im Kunden- oder Lieferantenstamm die Daten unter Standardwerte > Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten sofort vorausgewählt.

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
  • Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

  • Belegart
  • Steuersatz

Nähere Informationen im Kundenstamm

  

Weitere Informationen zu Vorlagen & Automatisierung

Wird ein Kunde oder Lieferant gewählt, können die IBAN oder gebuchten Beleginformationen automatisch als Standard für diesen Kunden oder Lieferanten hinterlegt werden. Beim nächsten Automatisierungsdurchlauf kann damit eine automatisierte Zuordnung auf Basis des Kunden- oder Lieferanten gelingen!

Vorlagen, die bereits in FreeFinance als solche hinterlegt sind, können einfach gewählt werden.

  • Wird eine Vorlage mit einer (1) Zeile ausgewählt, wird der (verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile automatisch vorbelegt. Der Eingabebetrag wird automatisch auf Brutto gestellt.
  • Wird eine Vorlage mit mehreren Zeilen ausgewählt, werden die Beträge der Vorlagenzeilen automatisch vorbelegt. Der Eingabebetrag wird automatisch auf Brutto gestellt. Sollten die Beträge in der Vorlage Netto eingegeben worden sein, werden diese automatisch auf Brutto umgerechnet.

Hinweis: Es können nur Vorlagen mit der gleichen Währung wie die gewählte Kontoauszugszeile verwendet werden.

Wollen Sie den aktuellen Beleg sogleich auch als Vorlage ablegen, klicken Sie auf die Schaltfläche  und geben Sie einen Namen für die Vorlage an.

Direkt beim Erstellen der Vorlagen können für die künftigen Automatisierungen auch sofort Schlagwörter zum Zuordnen der Vorlage eingegeben werden. Die Schlagwörter müssen Teil der Texte der Kontoauszugszeile sein um gefunden werden zu können. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Auch hier im Dialog können Informationen zum Privatanteil entweder angegeben oder automatisch (auf Basis der gefunden Vorlage bzw. des Lieferantenstamms) berücksichtigt werden.

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Rechnungen verbuchen, abstimmen sowie stornieren

Geldeingang zu Rechnungen

Im rechten Bereich unter Geldeingang zu Rechnungen werden alle noch offenen Rechnungen aus der Rechnungslegung zur Auswahl angezeigt. Weiters stehen Filter für die Spalten Kunden und Rechnungsnummer zur Verfügung.

  • Details anzeigen: öffnet einen Dialog mit allen Details zur Rechnung.
  • Rechnung bezahlen: öffnet einen Dialog zum Bezahlen der Rechnung.

Hinweis: Nur positive Kontoauszugszeilen sind dafür wählbar.

Geldeingang und Skonto

Im Dialog können folgende Daten eingegeben bzw. angepasst werden:

  • Betrag: Dieser kann maximal der offene Betrag der Rechnung oder maximal der (aktuell noch verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile sein. Es kann aber ein Teilbetrag - also kleinerer Betrag - vergeben werden. Automatisch wird der maximal mögliche Betrag vorbelegt.
  • Restbetrag: Hier wird grundlegend immer Restbetrag bleibt offener Posten vorausgewählt - dh: die Rechnung bleibt im Falle einer Teilzahlung mit dem verbleibenden Betrag noch offen.
  • Beschreibung: Sie können eine Freitext-Beschreibung einfügen.

Skonto : Wurde bei der Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen hinterlegt, und:

  • der Zahlungsbetrag ist innerhalb der Skontofrist eingegangen, sowie
  • der Zahlungsbetrag entspricht der Skontoreduktion

so wird bei Restbetrag automatisch die Option Skonto ausgewählt. Es werden damit

  1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
  2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht (in der doppelten Buchhaltung)
  3. die Rechnung als bezahlt vermerkt.

Es erfolgt außerdem ein automatischer Abgleich des Zahlungseingangs mit den hinterlegten Skontokonditionen. Dieser kontrolliert die Einhaltung der Skontofrist und hebt bei mehrstufigen Skontokonditionen die zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs anzuwendenden Konditionen hervor.

Trifft die Option Skonto nicht zu, ändern Sie diese zu:

Akonto: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird dennoch als bezahlt markiert. Der Akonto-Betrag muss in der EA-Rechnung als Einnahme, in der doppelten Buchhaltung als Geldeingang aufs Forderungskonto manuell gebucht werden.

Uneinbringlich: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird als bezahlt markiert. In der doppelten Buchhaltung wird der verbleibenden Betrag auf "Abschreibung von Forderungen 7802" ausgebucht.

Bezahlen

Haben Sie offene Posten, können Sie diese über das Geldtaschen-Symbol schließen. Das gilt für die Ein- und Ausgangsrechnungen unter "Meine Belege" gleichermaßen, wie für Ihre Ausgangsrechnungen der Rechnungslegung.

Abstimmen

Unter Abstimmen versteht man das Verbinden von Kontoauszugszeilen mit bestehenden bezahlten Ein- oder Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen. 

Bezahlte Ausgangsrechnungen aus der Rechnungslegung können nicht abgestimmt werden - erfassen Sie hier den Geldeingang idealerweise nur über den Kontoauszug.

Nach Auswahl einer Kontoauszugszeile in der linken Spalte werden die möglichen Ein- oder Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis des Datums (und nicht bereits abgestimmt) automatisch gefiltert. Der Datumsfilter kann beliebig verändert werden. Weiters stehen Filter für die Spalten Kunden/Lieferanten und Rechnungsnummer zur Verfügung.

  • Details anzeigen: öffnet ein Dialogfenster mit allen Details zum Beleg.
  • Abstimmen: öffnet ein Dialogfenster zum Abstimmen der Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder Umbuchungen

Hinweis: Achten Sie beim Abstimmen auf übereinstimmende Vorzeichen.

Stornieren

Werden Ein-, Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über den Kontoauszug erstellt oder der Geldeingang für eine Rechnung angelegt, können diese auch nur über den Kontoauszug storniert werden, um die Integrität des Kontoauszuges im System zu gewährleisten zu können.

Folgende Detailinformationen:

  • Stornieren eines Geldeinganges in der Rechnungslegung: In dem Fall der Stornierung eines Geldeinganges wird sowohl die Buchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert, als auch die Rechnung wieder um den Betrag geöffnet.
  • Stornieren einer Ein-, Ausgangsrechnung: In dem Fall wird die Ein- bzw. Ausgangsrechnung als storniert markiert und eine Stornobuchung angelegt.
  • Stornieren einer Umbuchung: In dem Fall wird die Umbuchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert
  • Stornieren einer Abstimmung: In dem Fall bleibt die Buchung in der Buchhaltung aufrecht und nur die Abstimmung (dh: Verlinkung mit der Kontoauszugszeile) wird aufgehoben.

Stornierungen werden im rechten Bereich Verlinkte Belege vorgenommen.

Ignorieren

Durch klick auf das Ignorieren-Symbol in der Kontoauszugszeile kann die Zeile zur Gänze oder wenn bereits eine Teilbuchung erfolgte der Rest ignoriert werden.

Wurde eine Zeile ignoriert ist es auch möglich diese durch erneutem Klick die Ignorierung wieder aufzuheben.

Alle noch nicht verarbeiteten Zeilen können in einem abschließenden Schritt gesammelt mit einem Klick ignoriert werden.

Kontoauszug-Automatisierung

Ist die Kontoauszugsautomatisierung verfügbar, kann direkt zu den:

  • Regeln (Vorlagen) navigiert und die Vorlagen angepasst werden. Neue Regeln können direkt beim ersten Buchen, im Kontoauszug oder auch beim normalen Buchen in der EA-Rechnung, erstellt werden.
  • Kunden oder Lieferanten navigiert und die Buchhaltungs-Stammdaten eingestellt werden

Hinweis: Die Navigationslinks gehen in einem neuen Fenster/Tab auf, um die aktuelle Verarbeitung des Kontoauszugs nicht zu behindern. Die Automatisierung kann direkt neu gestartet werden.

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Kartenzahlung | Spesen | Disagio

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Weiterlesen: Kartenabrechnung

Kombinierte Verbuchung von Rechnungen & Gutschriften

In einer saldierten Kontoauszugszeile (Überbuchen)

Es kann vorkommen, dass ein Kunde eine Rechnung und eine Gutschrift erhält. Bezahlt wird dann oft nur der verbleibende Restbetrag, also der Saldo aus offener Rechnung und Gutschrift.

Dies ist in FreeFinance direkt beim Verbuchen im Kontoauszug wie folgt durchzuführen:

  1. Überbuchen anhaken
  2. Kontoauszugszeile wählen
  3. Den Geldeingang zur Rechnung buchen aber den Betrag anpassen auf den Gesamtbetrag der Rechnung (also mehr als in der Kontoauszugszeile vorhanden ist) und den Geldeingang buchen
    1. Damit wird die Rechnung zur Gänze bezahlt und auf der Kontoauszugszeile ist der Mehrbetrag nun Negativ ersichtlich
  4. Nun kann die Gutschrift mit der nunmehr negativen Kontoauszugszeile "ausbezahlt" werden

Gut zu wissen:

Zwei oder mehr Kontoauszugszeilen mit unterschiedlichen Vorzeichen können nicht mit einer Ein- oder Ausgangsrechnung abgestimmt werden, auch wenn sich aus dem Saldo der Zeilen exakt der Betrag der Ein- bzw. Ausgangsrechnung ergeben würde.

Erfassen Sie die Zahlung in Höhe der Rechnung und ignorieren Sie am Kontoauszug die sich danach im Betrag aufhebenden Zeilen.

Beispiel: Ihr Kunde hat zu viel bezahlt und Sie überweisen ihm das zu viel bezahlte Geld zurück (ergibt 2 Zeilen am Kontoauszug mit unterschiedlichem Vorzeichen bei nur einer Ausgangsrechnung). Nach dem Abstimmen des notwendigen Geldeingangs zur Ausgangsrechnung bleibt am Kontoauszug der zu hoch bezahlte Betrag auf der Zeile übrig - und sollte sich mit der Zeile Ihrer Rücküberweisung aufheben.

Der Restbetrag sowie die Zeile der Rücküberweisung sind zu ignorieren.

Bilder und Dokumente aus dem Doku-Archiv verlinken

Nach der Verarbeitung einer Zeile können alle Funktionen aus dem Doku-Archiv oder eines verbundenen Cloud-Speichers ausgeführt werden.

Hierzu wählen Sie rechten Bereich Verlinkte Belege durch Klick auf das Symbol  die gewünschten Dokumente aus Doku-Archiv oder Cloud aus.

Der letzte gewählte Ordner des Cloud-Speichers wird gespeichert und beim nächsten Verlinken automatisch vorausgewählt.