Werden Eingangs- oder Ausgangsrechnungen in Fremdwährungen gebucht und geleistet, jedoch über ein österreichisches Bankkonto überwiesen, werden die Beträge im Regelfall konvertiert und am Konto in Euro gebucht.
Diese Anwendungshilfe zeigt, wie Buchungen in Fremdwährungen, sowohl in der EAR als auch in der DBH, in FreeFinance mit dem Kontoauszug abgeglichen werden und wie Bankspesen korrekt verbucht werden.
Um die korrekte Abstimmung von Fremdwährungsbuchungen mit dem Kontoauszug zu veranschaulichen, orientieren wir uns an dieser beispielhaften Eingangsrechnung in der Höhe von 3.300,- USD/€. Der Einfachheit halber gehen wir von einem Wechselkurs von 1:1 aus.
Beim Abgleich des Kontoauszugs erkennen wir, dass sich zwischen der Rechnungslegung und der Zahlung der Wechselkurs zu unseren Gunsten verändert hat. Aufgrund des günstigeren Kurses werden, anstatt der ursprünglichen 3.300,- USD/€, lediglich 3.000,- € von unserem Konto gebucht.
Beim Abgleich der Buchungszeile mit der Rechnung erkennen wir sowohl den ursprünglichen Rechnungsbetrag in der Fremdwährung, sowie auch in Euro zum ursprünglichen Wechselkurs. Darunter wird der tatsächliche Wechselkurs ausgegeben.
Wichtig: Der Wechselkurs kann auch manuell korrigiert werden. Dies ist nur dann nötig, wenn Spesen anfallen und diese nicht in einer gesonderten Buchungszeile gebucht werden. In diesem Fall müssen Spesen zuerst gesondert ausgebucht werden.
Fallen keine Spesen an, oder werden diese in einer separaten Zeile gebucht, muss am Wechselkurs nichts verändert werden und die Zeile kann abgeglichen werden.
Im Buchungsjournal sehen wir nun, dass die ursprüngliche Rechnung mit dem tatsächlichen Geschäftsvorgang aufgrund des Zufluss-Abfluss-Prinzips in der EAR überschrieben wurde und dementsprechend der Betrag von 3.000,- € verbucht wurde.
Die Verbuchung von Fremdwährungen in der DBH funktioniert in FreeFinance grundsätzlich analog zur Verbuchung in der EAR. Der einzige Unterschied dabei ist, dass bei der Möglichkeit zur manuellen Korrektur des Wechselkurses, auch der bezahlte Betrag manuell korrigiert werden kann. Dies ermöglicht die Verbuchung von Teilzahlungen sowie offenen Posten.
Lediglich im Buchungsjournal erkennen wir die Umbuchung. Während der ursprüngliche Rechnungsbetrag von 3.300,- € bestehen bleibt, werden gesondert 300,- € Fremdwährungskursgewinne gebucht.
Nicht jede Bank verrechnet Wechselkursspesen auf die gleiche Art und Weise. Während etwa Raiffeisen oder N26 Spesen in einer gesonderten Buchungszeile verbuchen, verbuchen Erste Bank & Sparkassen alles in einer Buchungszeile, mit Informationen zu Spesen und Wechselkurs in den Buchungsdetails.
Werden Spesen, wie in diesem Beispiel, in einer separaten Buchungszeile ausgewiesen, können die beiden Zeilen von Betrag und Spesen einfach verbucht werden. Der Betrag wird, wie im obigen Abschnitt beschrieben, abgeglichen.
Nach der Verbuchung des Rechnungsbetrages bleibt die zusätzliche Buchungszeile der verrechneten Bankspesen am Kontoauszug stehen. Für diese wird eine "Neue Eingangsrechnung" angelegt.
Hier muss lediglich das Verrechnungskonto "7790 Spesen des Geldverkehres sowie sonstige Bankspesen" ausgewählt werden, um das Fremdwährungsentgelt korrekt zu verbuchen.
Wird das Fremdwährungsentgelt nicht separat, sondern in einer Zeile zum Betrag dazugebucht, muss ein wenig aufgepasst werden. Je nach dem, ob Informationen über den verwendeten Wechselkurs vorhanden sind oder nicht, müssen Spesen unterschiedlich ausgebucht werden. Dieser Fall wird im folgenden Beispiel veranschaulicht.
In diesem Beispiel gehen wir von einer Ausgangsrechnung an Frau Maria Muster in Höhe von 15.000,- USD/€ aus. Wir erstellen die Rechnung der Einfachheit halber mit dem Kursverhältnis 1:1.
In unserem Konto der Sparkasse sehen wir die nebenstehende Buchung. Wir erhalten 15.000,- USD mit einem Wechselkurs von 0,99 abzüglich dem Fremdwährungsentgelt von 99,00 €. Somit erhalten wir tatsächlich nur 14.751,- €. Die angefallenen Spesen sowie die negative Kursveränderung möchten wir natürlich als Aufwände geltend machen. Dazu müssen wir sie allerdings korrekt ausbuchen.
Stellen wir nun unseren Kontoauszug unserer Rechnung gegenüber, wird, wie oben, der exakte Wechselkurs berechnet. In diesem Fall ist dieser aber nicht richtig, da ja zusätzlich Spesen angefallen sind, welche in der gleichen Zeile verbucht wurden. Hier muss der Wechselkurs nun manuell korrigiert werden.
Wir wählen den Wechselkurs aus den Buchungsdetails unseres Netbankings (hier 0,99) und fügen diesen ein. Die nun berechneten 14.850,- € sind die für das Betriebsergebnis relevanten tatsächlichen Erlöse.
Info: Wie oben beschrieben wird in einer EAR der alte Rechnungsbetrag automatisch überschrieben, während in der DBH eine Korrekturbuchung gegen das Konto Fremdwährungskursgewinne/-verluste durchgeführt wird.
Nun sehen wir oben die Buchung der tatsächlichen Erlöse. Im Kontoauszug sind aus dieser Buchungszeile noch 99,- € Restbetrag, also das Fremdwährungsentgelt unserer Bank, zu verbuchen. Dazu wählen wir wieder den Reiter "Neue Eingangsrechnung".
Hier ist bereits alles automatisiert eingestellt. Es muss lediglich das Konto "7790 Spesen des Geldverkehres sowie sonstige Bankspesen" ausgewählt und die Zeile anschließend verbucht werden.
Sollte Ihre Bank bei Fremdwährungstransaktionen keinen Wechselkurs, sondern lediglich die Spesen angeben, ist dies auch kein Problem. Wir gehen wieder von unserer Transaktion mit Frau Muster aus, stellen diesmal jedoch fest, dass uns kein Wechselkurs bekannt ist.
In diesem Fall muss das Fremdwährungsentgelt zuerst ausgebucht werden. Dazu muss links-oben die Schaltfläche "Überbuchen" aktiviert werden. Nun wählen wir im ersten Schritt bereits "Neue Eingangsrechnung" aus.
Tipp: Über die Schaltfläche "Überbuchen" können natürlich bei jeder Rechnung zuerst die Spesen ausgebucht werden, auch wenn der tatsächliche Wechselkurs bekannt ist.
Wie oben wählen wir das Konto "7790 Spesen des Geldverkehres sowie sonstige Bankspesen" und tragen das uns bekannte Fremdwährungsentgelt von 99,- € ein. Hier ist wichtig zu beachten, dass es sich bei den Spesen um einen positiven Wert handelt, da sich die Eingangsrechnung negativ auswirkt.
Wir sehen nun oben-rechts die verbuchten Spesen, sowie unten-links den angepassten Wert im Kontoauszug. Dieser entspricht nun nach dem Ausbuchen der Spesen wieder unseren tatsächlichen Erlösen.
In einem letzten Schritt gleichen wir nun die Zeile des Kontoauszuges mit unserer offenen Rechnung ab. Dies funktioniert nun wie oben beschrieben und der richtige Wechselkurs wird bereits ausgegeben.
Für beide Methoden zur Verbuchung kann nun im Buchungsjournal die korrekte Buchung kontrolliert werden. Hier sehen wir die tatsächlichen Erlöse in Höhe von 14.850,- €, sowie das anfallende Fremdwährungsentgelt in Höhe von 99,- € im Falle einer EAR.
Bei Transaktionen in Fremdwährungen über Zahlungsanbieter sind zwei Fälle zu unterscheiden. Abhängig davon, ob Transaktionen in Fremdwährungen sofort konvertiert werden, oder auf der Zahlungsplattform in der Fremdwährung Guthaben bestehen bleiben, sind diese unterschiedlich zu behandeln.
Werden Fremdwährungstransaktionen direkt über den Zahlungsanbieter konvertiert, werden diese wie oben beschrieben verbucht. Abhängig von der Kenntnis über Wechselkurse und Spesen sind die obigen Informationen zu beachten.
Tipp: Bei dem Zahlungsanbieter PayPal werden Wechselkursinformationen nicht am Kontoauszug ausgegeben. Diese können einfach in der mobilen App oder der Website der jeweiligen Transaktion entnommen werden.
Dies ist oft bei Zahlungsanbietern wie PayPal, etc. der Fall, wenn:
Da Sie dennoch zur ordnungsgemäßen Verbuchung Ihrer Transaktionen verpflichtet sind, müssen Sie diese Geldflüsse für Ihre Buchhaltung selbst konvertieren.
Wird in diesem Fall kein Wechselkurs vom Zahlungsanbieter angegeben, verwenden Sie den Referenzkurs der OeNB/EZB für den betreffenden Zeitraum.
Verschiedene Zahlungsanbieter (z.B. PayPal) oder auch Banken (z. B. WISE) erlauben das führen von verschiedenen Währungen. Wird über ein solches Konto eine Fremdwährungstransaktion durchgeführt, wird diese nicht in EUR konvertiert.
Da Sie dennoch verpflichtet sind Ihre Geschäftsfälle ordnungsgemäß aufzuzeichnen, müssen Sie in diesem Fall die Konvertierung für Ihre Buchhaltung selbst vornehmen.
Sollte Ihr Zahlungsanbieter/Bank einen aktuellen Wechselkurs angeben, nutzen Sie einfach diesen und verbuchen die Transaktion wie oben beschrieben.
Wird kein Wechselkurs angegeben da die Währung nicht konvertiert wurde, verwenden Sie den Referenzkurs der OeNB/EZB für den betreffenden Zeitraum.