Übersicht Dokumente

Übersicht

Die Dokumentenübersicht ist der zentrale Punkt um Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen sowie Mahnungen und Gutschriften zu suchen und zB: offene Posten anzuzeigen, etc.

Eine Reihe an Filtermöglichkeiten ermöglicht eine zielgenaue Suche und Anzeige der gewünschten Dokumente.

Filter

  • Dokument: Wählen Sie ein Dokument (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung bzw. Mahnung oder Gutschrift) oder zeigen Sie sich alle Dokumente
  • Zeitraum: Auswahl des Zeitraumes für die Auswertung für das Datum der Dokumente
Standardwert ist Alle
  • Suchtext: Freier Suchtext, in folgenden Feldern wird gesucht:
    • Dokument: Notiz, Referenz, Dokumentennummer
    • Dokument-Zeilen: Name, Beschreibung
  • Kunde:
  • Zahlungsstatus: Wählen Sie zwischen Alle, Bezahlt, Offen und Überfällig
  • Status: Wählen Sie einen Dokumentenstatus aus
    • Abgeschlossen: Dokumente, die abgeschlossen sind
    • In Bearbeitung: Dokumente, die noch im Bearbeiten-Status sind
    • Storniert: Stornierte Dokumente
    • Extern: Von einer anderen Software importierte Dokumente
    • oder zeigen sie alle Dokumente an

Verschlüsselung

Sie arbeiten mit sensiblen Daten Ihrer Kunden? Dann nutzen Sie gleich die Verschlüsselung von FreeFinance um diese sicher abzulegen!

Mehr Filter-Optionen

  • Angebot: Ermöglicht das Filtern von Angeboten nach ihrem jeweiligen Status.
  • Anzeigen: verschiedene Optionen, um Dokumente in der Übersicht anzuzeigen
    • Stornos ausblenden: Stornierte Dokumente ausblenden.
    • Währung anzeigen: Setzen Sie das Kontrollkästchen um die Währung in der Ergebnisliste mit anzuzeigen.
    • Notiz: Notizen des Dokuments direkt in der Übersicht anzeigen.
  • Layout: Nur Geschäftsdokumente mit einem bestimmten Layout anzeigen. Achtung, dieser Filter funktioniert nur, wenn im Filter „Status“ die Option „Abgeschlossen“ aktiviert ist, da erst abgeschlossenen Dokumenten ein Layout zugewiesen wird.
  • Keine Rechnung: Wird dieser Schalter aktiviert, werden nur Geschäftsfälle zu denen (noch) keine Rechnung erstellt wurde.
  • Belegkreis: Dokumente nach dem ihnen zugewiesenen Belegkreisen filtern.
  • Erstellt: Dokumente nach ihrem Erstellungsdatum filtern. Wählen Sie die gewünschte Zeitspanne wie im Filter „Zeitraum“ aus.

Zahlungsstatus: nur bei Rechnung / Mahnung auswählbar, zeigen Sie nur offene Posten, nur bezahlte oder überfällige Dokumente an

Bearbeitungstatus:

  • Angebot: Hier können Sie nach allen, offenen, angenommenen oder abgelehnten Angeboten filtern.
  • Auftragsbestätigung: Hier können Sie nach allen, aktuell in Arbeit befindlichen und erledigten Aufträgen (Auftragsbestätigungen) filtern.
  • Lieferschein: Hier können Sie nach allen, aktuell in Vorbereitung befindlichen und versendeten Lieferungen (Lieferscheinen) filtern.

Keine Rechn.: Bei aktivierter der Checkbox werden nur jene Lieferscheine gewählt, die noch nicht vollständig, dh: in der noch nicht alle Zeilen des Lieferscheines in einer Rechnung enthalten sind. Der Betrag der einzelnen Zeilen in Lieferschein und Rechnung werden nicht geprüft.
Dh: Diese Option ist bei Teilrechnungen zu Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen nur bei der ersten Rechnung verwendbar, nicht aber bei Folgerechnungen wenn bereits Teilrechnungen erstellt wurden.

Weitere Funktionen in der Rechnungslegung

  • Löschen oder Stornieren:
    Sie können z.B. eine Rechnung löschen, solange die Rechnung noch nicht gebucht ist. Das Stornieren und Löschen passiert direkt in der Übersicht und welchselt nicht mehr die Ansicht.
  • Entwickeln zu:
    bedeutet, dass Sie mit einem Klick zB: aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung erstellen können, etc. 
  • Kopieren als: 
    hilft Ihnen schneller Dokumente zu erstellen, da Sie mit einem Klick aus einem Angebot ein Nachfolgedokument erstellen können, wie z.B. einen Lieferschein, Auftragsbestätigung, Rechnung oder Gutschrift.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wählen Sie neben dem Feld "Anzahl" die Einheit aus. Diese werden jetzt in ihrer Gesamtheit angezeigt, was die Auswahl beschleunigt.  

Integrierte Kostenstellen

Hier ist auch unsere neue Kostenstellenfunktion verfügbar. Interessiert? Dann erfahren Sie hier gleich mehr!

Ergebnisliste

Die Ergebnisliste beinhaltet auf jeden Fall die Dokumentennummer, Kunde, interne Notiz sowie das Datum, der Netto und Brutto-Betrag sowie der Status. Die Anzeige der Währung kann mit dem Kontrollkästchen gesteuert werden.

Bei der Wahl des Dokumententyps Rechnung oder Mahnung wird zusätzlich noch das Fälligkeitsdatum angezeigt.

Bei Mahnung noch die Anzahl der bereits durchgeführen Mahnungen.

Bei der Wahl des Dokumententyps Angebot werden zusätzlich Angebot gültig bis und Rückmeldung am angezeigt.

Schaltflächen

Folgende Schaltflächen sind immer verfügbar:

  • Das jeweilige Dokument kann mit den Schaltflächen  oder  angezeigt werden.
  • Ist das Dokument abgeschlossen, kann das auch sofort angezeigt werden.

Weitere Schaltflächen über 

  • Stornieren oder Löschen (wenn das Dokument noch nie abgeschlossen wurde)
  • Kopieren von Dokumenten: Damit kann das Dokument kopiert werden
  • Kopieren als von Dokumenten: Damit kann das Dokument als anderer Dokumententyp kopiert werden.
  • Entwickeln zu: Je nach Dokument stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, zB:
    • Angebot erstellen für Alternativangebote: aus einem Angebot ein weiteres Angebot erstellen, damit die interne Referenz bestehen bleibt und die Angebote als "zusammengehörig" auch gefunden werden.
    • Auftragsbestätigung erstellen: aus einem Angebot eine neue Auftragsbestätigung erstellen
    • Rechnung erstellen: aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein eine neue Rechnung erstellen
    • Lieferschein erstellen: aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung einen Lieferschein erstellen

Ist der Filter Dokument auf Rechnung oder Mahnung gesetzt, können auch folgende Aktionen ausgeführt werden (sofern die Rechnung noch nicht bezahlt ist):

  • Geldeingang verbuchen
  • Mahnung erstellen

 

Details zum Dokument

Mit dem Pfeilchen können weitere Details zum Geschäftsdokument angezeigt werden, diese sind:

Werden Geschäftsdokumente in weiterführende Dokumenten erstellt, dh zB:

  • Aus einem Angebot wird ein Lieferschein
  • Aus einem Angebot wird eine Rechnung
  • Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung wird eine Rechnung

...können diese zusammengehörigen Dokumente mit nur einem Klick angezeigt werden. Einfach in der Ergebnisliste in Spalte 2 auf das Pfeilchen klicken und alle Dokumente werden mit folgenden Details angezeigt:

  • Status des Dokumentes
  • Dokumententyp
  • Nummer und Datum
  • Notiz
  • Gesamtbetrag
  • Details-Link und PDF-Link (nicht beim aktuellen Dokument)
  • Beträge und Summen der einzelnen Dokumenttypen der zusammengehörenden Dokumente, aufgeteilt nach: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung

Aufstellung aller versendeter E-Mails für das DokumentFaktura Rechnung

Massenverarbeitung von Dokumenten

Zip-Download

Mit  "Auswahl als ZIP-Archiv herunterladen" können mehrere markierte PDFs in einer Zip-Datei auf einmal heruntergeladen werden.

Massenversand von Dokumenten per E-Mail

Durch  "Ausgewählte Dokumente versenden" können mehrere markierte Dokumente automatisch versendet werden.

Massenmahnen von Rechnungen

Haben Sie mehrere fällige Rechnungen, können Sie automatisiert zu allen Dokumenten die entsprechende Mahnung erstellen lassen. Voraussetzung dafür ist lediglich die Anlage der Mahnstufen im Mahnwesen, welche dann passend gewählt werden. Auch mehrere Mahnungen können automatisch versandt werden.

  • E-Mail Vorlage: Wählen Sie eine E-Mail Vorlage zum Versand der Dokumente. Es muss eine E-Mail Vorlage gewählt werden.
  • Absender E-Mail: Ihre Absender E-Mail Adresse
  • Kopie der E-Mail': Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an sich selbst oder jemand Anderen senden möchten: Art der Kopie
  • Kopie an E-Mail: Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an sich selbst oder jemand Anderen senden möchten: E-Mail Adresse oder Adressen
  • Empfangsbestätigung: Wählen Sie ob Sie eine Empfangsbestätigung erhalten möchten oder nicht.

Vorschau:

  • Betreff: Der Betreff, wie er im E-Mail aussehen würde, als Beispiel des ersten Dokumentes
  • Nachricht: Die Nachricht, wie sie im E-Mail aussehen würde, als Beispiel des ersten Dokumentes

Die Liste aller selektierten Dokumente, die versendet werden, zeigt folgende Daten:

  • Dokumentennummer
  • Letztes PDF-Dokument das für die gewählte Dokument versendet werden würde. Dies ist vor allem bei der Rechnung und Mahnung interessant, da hier immer das letzte Dokument, dh: Mahnungs-PDF versendet wird.
  • Kunde
  • E-Mail
Keine E-Mail Adresse hinterlegt

Ist bei einem Kunden keine E-Mail Adresse im Kundenstamm hinterlegt, kann das Dokument für den Kunden nicht versendet werden. Die Zeilen, die nicht versendet werden können, werden rot gekennzeichnet.

Löschen aus der Versandliste

Ist ein Dokument nicht zum Versenden, kann es über das Mistkübelsymbol rechts einfach aus der Versandliste gelöscht werden.

Ein Angebot kann auf spezielle Angebotsstatus gesetzt werden:

 Angenommen: Das Angebot wurde angenommen

 Abgelehnt: Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt

Auf den Status Angenommen kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!

Eine Auftragsbestätigung kann auf spezielle Abarbeitungs-Status gesetzt werden:

 In Arbeit: Der Auftrag ist aktuell in Arbeit

 Erledigt: Der Auftrag wurde abgeschlossen

Auf diesen Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!

Ein Lieferschein kann auf spezielle Lieferstatus gesetzt werden:

 In Vorbereitung: Der Lieferschein wird gerade vorbereitet

 Versendet: Die Lieferung mit Lieferscheind ist versendet

Auf diesen Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!

 

  • Auftragsbestätigung: Hier können Sie nach allen, aktuell in Arbeit befindlichen und erledigten Auftragsbestätigungen filtern.
  • Lieferschein: Hier können Sie nach allen, aktuell in Vorbereitung befindlichen und versendeten Lieferscheinen filtern.

Verwendung von Textbausteinen

 

Wie Sie in FreeFinance unter Verwendung von Textbausteinen Rechnungen und andere Geschäftsdokumente erstellen und diese Funktion in den Artikeln verwenden, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial Video. 

Beispiele

Sie wollen bestimmte Geschäftsfälle suchen - im Folgenden werden einige Möglichkeiten exemplarisch aufgezeigt.

Alle Dokumente eines Kunden

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle Dokumente des Kunden Elektro XYZ aufzulisten:

  • Dokument: Alle anzeigen
  • Status: Alle anzeigen
  • Suchtext: Elektro XYZ
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen

Alternativ zum Kundennamen können Sie jeden beliebigen Text, der in Kundenname, Artikel oder Dokumentenbeschreibungen vergeben wurde, eingeben.

Alle Offenen Posten (noch nicht bezahlte Rechnungen)

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aufzulisten:

  • Dokument: Rechnung
  • Status: Aktiv
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
  • Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen

Alle überfälligen Rechnungen

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits überfällig sind aufzulisten:

  • Dokument: Rechnung
  • Status: Aktiv (oder Alle anzeigen)
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
  • Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen
  • Überfällig: Anhaken des Kontrollkästchens

Alle überfälligen Mahnungen

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gemahnten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits ein nächstes mal zur Mahnung anstehen aufzulisten:

  • Dokument: Mahnung
  • Status: Aktiv (oder Alle anzeigen)
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
  • Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen
  • Überfällig: Anhaken des Kontrollkästchens

Alle stornierten Angebote

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierte Angebote aufzulisten:

  • Dokument: Angebot
  • Status: Storniert
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen

Alle abgelehnten Angebote

Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierten Angebote aufzulisten:

  • Dokument: Angebot
  • Status: Abgeschlossen
  • Angebotsstatus: Abgelehnt
  • Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen

Siehe auch