Geschenke an Mitarbeiter

Geschenke an Arbeitnehmer können z.B. Sachgeschenke oder geldliche Zusatzleistungen sein. Sie erfreuen und sorgen für ein gesundes Betriebsklima. Damit keine Steuern darauf gezahlt werden müssen, ist aus Arbeitgebersicht einiges zu beachten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Geschenke an Mitarbeiter - auf einen Blick
  2. Geschenke an Mitarbeiter
  3. Wann sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?
  4. Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben?
  5. Steuerfreie Geschenke zu besonderen Anlässen
  6. Geschenke vs. Sachbezüge
  7. Steuerfreie Zahlungen in besonderen Situationen
  8. Fragen und Antworten
  9. Quellen
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Geschenke an Mitarbeiter - auf einen Blick

Die 3 wichtigsten Fakten zu Geschenken an Mitarbeiter
Definition

Mitarbeitergeschenke sind Leistungen außerhalb des regulären Lohns und können unter gewissen Voraussetzungen steuerfrei an Arbeitnehmer übergeben werden.
Freigrenze
  • Die Freigrenze für steuerfreie Mitarbeitergeschenke liegt derzeit bei 50 Euro im Monat pro Mitarbeiter. Zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen gibt es weitere Regelungen.
  • Unter gewissen Voraussetzungen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Zuwendungen bis zu maximal 110 Euro offerieren.
Steuerfreie Geschenke
  • Gutscheine können nur dann steuerfrei verschenkt werden, wenn sie dem Zahlungsmittel Geld nicht zu sehr ähneln.
  • In Krisenzeiten gab und gibt es Ausnahmen für steuerfreie Zahlungen an Arbeitnehmer.

Geschenke an Mitarbeiter

Geschenke an Mitarbeiter sind freiwillige Zuwendungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden und in Form von Sachleistungen oder Gutscheinen erfolgen können. Sie dienen meist der Anerkennung besonderer Leistungen, der Motivation oder der Pflege des Betriebsklimas.

Wann sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?

Mit Mitarbeitergeschenken können Arbeitgeber Anerkennung sowie Wertschätzung ausdrücken und Mitarbeiter motivieren.

  • Wichtig zu wissen ist, dass Leistungen außerhalb des regulären Gehalts unter gewissen Voraussetzungen steuerfrei sind.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Mitarbeiterprämien können unter anderem in Form von sogenannten Sachzuwendungen erbracht werden. In einem solchen Fall erhält der Mitarbeiter einen Anteil der monatlichen Gehaltszahlung nicht als Überweisung aufs Konto, sondern als Ware oder Dienstleistung.

  • Das Ziel dahinter: Arbeitnehmer haben am Ende des Monats mehr Netto vom Brutto.

Beliebte Sachzuwendungen in Form von Mitarbeitergeschenken sind beispielsweise:

  • Gutscheine (z.B. für ein Restaurant)
  • Konzertkarten
  • Mitgliedschaften in Fitnessstudios

Sachzuwendungsfreigrenze für Mitarbeitergeschenke

Der einfachste Weg, um steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter zu übermitteln, ist unter Beachtung der Sachzuwendungsfreigrenze:

  • Gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG sind Sachzuwendungen seit 2022 für jeden Mitarbeiter in Höhe von bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei.

  • Die Grenze lag bis Ende 2021 noch bei 40 Euro.

Wichtige Regelung: Bei Gutscheinen im Wert von bis zu 50 Euro gilt diese Regel nur dann, wenn diese Sachbezüge zusätzlich zum regulären Arbeitslohn geleistet werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass Geldgeschenke nicht unter diese Regelung fallen. Offeriert der Arbeitgeber einen zusätzlichen Obolus in Form von Bargeld, muss er diesen ganz regulär versteuern, also normale Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge abführen:

  • Geldgeschenke an Mitarbeiter werden als Barlohn angesehen und sind keineswegs von Abgaben befreit.

Das Problem mit den Gutscheinen

Gutscheine als Mitarbeitergeschenke sind seit Beginn 2022 ein wenig komplizierter geworden.

  • In der Vergangenheit galten Geschenkgutscheine bis zum entsprechenden Freibetrag immer als steuerfreie Mitarbeitergeschenke.

Inzwischen sieht das jedoch ein wenig anders aus:

  • Nun ist beim Verschenken eines Gutscheins an Mitarbeiter ausschlaggebend, inwiefern dieser dem Zahlungsmittel Geld ähnelt.

Gutscheine gelten weiterhin als steuerfreies Geschenk, bzw. viel mehr als Sachbezug, sofern eines der folgenden beiden Kriterien erfüllt ist:

  1. Die Gutscheine können nur für bestimme Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden, die Akzeptanzstellen müssen also begrenzt sein. Das bedeutet, Mitarbeiter können mit einem Gutschein lediglich Produkte direkt vom Gutscheinaussteller bekommen. So kann ein Tankgutschein beispielsweise nur bei einer spezifischen Tankstelle eingelöst werden.
    Bei Geschenkkarten von Online-Händlern ist hingegen Vorsicht geboten: Sofern Kunden bei großen Online-Händlern auch Waren von Dritten erwerben können, gilt der Gutschein nicht mehr als steuerfreies Geschenk vom Arbeitgeber. In einem solchen Fall sind Gutscheine gleichwertig wie auch Bargeldgeschenke und müssen somit voll versteuert werden. Darunter fallen beispielsweise Gutscheine vom bekannten Online-Giganten mit "A" oder von dem etablierten Versandhändler für Schuhe und Kleidung mit "Z".

  2. Das Angebot an Waren oder Dienstleistungen eines Gutscheins muss begrenzt sein. So können z.B. Gutscheine für beliebte Streaming-Plattformen, die ausschließlich Filme und Serien oder Musikinhalte bereitstellen, bis zum jeweiligen Freibetrag von 50 oder 60 Euro steuerfrei verschenkt werden.

Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben?

Grundsätzlich sind die Geschenke an Mitarbeiter nach § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie auch angemessen sind. Allerdings unterliegen sie als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer, außer es handelt sich um explizit steuerfreie Zuwendungen.

  • Mitarbeitergeschenke privater Natur gelten hingegen nicht als Betriebsausgaben!

Für Geschenke an Kunden oder Geschäftsfreunde gilt:

  • Sie sind bei betrieblicher Veranlassung als Betriebsausgabe anzusehen, sofern die Kosten die 35-Euro-Grenze nicht überschreiten.

Zu beachten: Damit Geschenke überhaupt als Betriebsausgabe beim Finanzamt deklariert werden können, müssen vorerst entsprechende Aufzeichnungen und Nachweise erbracht werden.

Steuerfreie Geschenke zu besonderen Anlässen

Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer können grundsätzlich einmal im Monat im Rahmen der definierten Sachzuwendungsfreigrenze von maximal 50 Euro pro Mitarbeiter gewährt werden.

  • Außerdem besteht auch für besondere Anlässe die Möglichkeit, steuerfreie Geschenke auszugeben.

  • Solche besonderen Anlässe können entweder persönlich oder betrieblich sein.

Persönliche besondere Anlässe sind unter anderem:

  • Geburtstag
  • Geburt eines Kindes
  • Hochzeit

Betriebliche besondere Anlässe sind beispielsweise:

  • Amts- oder Funktionswechsel
  • Jubiläumsfeier
  • Abschied eines Mitarbeiters

Für Betriebsveranstaltungen können Arbeitgeber gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG zweimal pro Jahr bis zu 110 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei an einen Arbeitnehmer und eine entsprechende Begleitperson zuwenden.

  • Die 110 Euro gelten dabei für beide Personen und sind nicht jeweils für Arbeitnehmer und Begleitperson zu betrachten.

Übrigens: Feiertage wie Weihnachten oder Ostern gehören nicht zu den besonderen Anlässen. Arbeitgeber können an diesen Tag also keinen Gebrauch von steuerfreien Sachzuwendungen zu besonderen Anlässen für ihre Mitarbeiter machen. An diesen Tagen gelten die normalen Regelungen, also der Freibetrag von maximal 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter.

  • Eine Ausnahme würde eine betriebsinterne Weihnachtsfeier (besonderer Anlass) bilden.

Wann ist ein Mitarbeitergeschenk zum besonderen Anlass steuerfrei?

Generell gilt die maximale Freigrenze für Mitarbeitergeschenke von 50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter. Ein besonderer Anlass erlaubt Arbeitgebern jedoch zusätzlich einen steuerfreien Betrag von bis zu 60 Euro.

  • In Monaten eines persönlichen oder betrieblichen Anlasses dürfen beide Freigrenzen kombiniert werden.

  • Dann liegt der steuerfreie Betrag bei bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter.

  • Jeder weitere Cent, der über diesem Betrag liegt, führt dazu, dass auf die volle Summe Abgaben gezahlt werden müssen.

Geschenke vs. Sachbezüge

Geschenke an Mitarbeiter sind alle Aufmerksamkeiten, die Arbeitnehmer von ihren Vorgesetzten außerhalb der regulären Lohnzahlungen erhalten. Als Mitarbeitergeschenke gelten z.B. Produkte oder Dienstleistungen sowie Gutscheine (unter Einhaltung bestimmter Kriterien!).

Als Sachbezüge von Arbeitgeber an Arbeitnehmer kommen seit 2020 lediglich zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten infrage, die alle Kriterien von § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen und nicht als sogenannte Zahlungsdienste (sie dürfen keine Barzahlungsfunktion haben) gelten.

Steuerfreie Zahlungen in besonderen Situationen

Über die Geschenke an Mitarbeiter hinaus gibt es auch die Möglichkeiten von Sonderzahlungen in besonderen Situationen.

Im Normalfall können Arbeitgeber keine einmaligen Zahlungen steuerfrei ermöglichen. Die vergangenen Jahre haben jedoch gezeigt, dass Ausnahmesituationen auch zu Ausnahmen im Steuerrecht führen können.

Steuerfreie Einmalzahlung als Inflationsausgleich

Im Oktober 2022 wurde in Deutschland die Inflationsausgleichsprämie beschlossen. Diese befugt Arbeitgebern, einen steuerfreien Betrag in Höhe von bis zu 3.000 Euro zusätzlich zum regulären Lohn auszuzahlen. Diese Zahlung ist in mehreren Beträgen möglich und muss bis spätestens Ende 2024 erfolgen.

Steuerfreier Corona-Bonus für Mitarbeiter

Da viele Arbeitnehmer während der Corona-Krise unter erschwerten Bedingungen arbeiten mussten, konnten Arbeitgeber dies mit einem Extrabonus würdigen. Zwischen März 2020 und März 2022 durften Vorgesetzte ihren Mitarbeitern bis zu 1.500 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen.

  • Bei Pflegekräften in Krankenhäusern ist die Summe deutlich höher. Sie können von ihren Vorgesetzten sogar noch bis Ende 2022 bis zu 4.500 Euro steuerfrei überwiesen bekommen.

Bei dieser Sonderzahlung handelt es sich um eine einmalige Steuerbegünstigung, welche durch das Corona-Steuergesetz (siehe § 3 Nr. 11a EStG) rechtlich geregelt wird.

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Fragen und Antworten

Wie hoch dürfen Geschenke für Mitarbeiter sein?

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Zusatzleistungen bis zu einem Freibetrag in Höhe von 50 Euro monatlich gewährleisten. Darüber hinaus gibt es noch die 60-Euro-Freigrenze für besondere Anlässe wie Geburtstage oder die Geburt eines Kindes.

Bei besonderen Anlässen können beide Freigrenzen kombiniert werden, sofern die reguläre monatliche 50-Euro-Freigrenze noch nicht ausgeschöpft wurde. Dann können Vorgesetzte sogar Präsente bis zu 110 Euro steuerfrei verschenken.

Alle Mitarbeitergeschenke, die über diese Werte hinaus gehen, müssen normal versteuert werden.

Kann man Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzen?

Mitarbeitergeschenke können gemäß § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgaben deklariert und von der Steuer abgesetzt werden.

Geschenke an Kunden oder auch Geschäftspartner sind im Rahmen einer betrieblichen Veranlassung als Betriebsausgaben anzusehen, sofern sich die Kosten auf maximal 35 Euro belaufen.

Quellen

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