Bewirtungsbeleg einfach erklärt

Betriebsausgaben | Steuerliche Absetzung

Geschäftsessen gehören bei vielen Geschäftsbeziehungen einfach dazu. Gemeinsam mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern wird am Tisch über neue Projekte und Aufträge verhandelt. Gutes Essen sowie eine angenehme Atmosphäre können sich dabei durchaus positiv auf die Verhandlungen auswirken.

• Vor allem Kunden schätzen es häufig, im Rahmen eines Geschäftsessens mit ihren Auftragnehmern zusammenzukommen.

Je länger die Verhandlungen und Konversationen andauern, desto höher werden in der Regel auch die Bewirtungskosten im entsprechenden Restaurant.

• Mit einem Bewirtungsbeleg können die Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe deklariert und beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden.

• Wichtig dabei ist, dass der Anlass der Bewirtung zu 100 Prozent geschäftlicher Natur ist. Andernfalls können die Bewirtungskosten nicht abgesetzt werden.

• Außerdem muss der Beleg richtig und vollständig ausgefüllt sein, damit er auch vom Finanzamt akzeptiert wird.

Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG können Unternehmen 70 Prozent der Kosten beim Geschäftsessen von der Steuer absetzen.

Mitarbeiterbewirtungen können sogar zu 100 Prozent abgesetzt werden. Dabei muss aber beachtet werden:

• Bedingung dafür ist, dass ausschließlich Mitarbeiter eines Unternehmens am Essen teilnehmen.

• Sobald Geschäftspartner, Freunde oder Bekannte hinzugezogen werden, spricht man wieder von einem Geschäftsessen, welches nur mit 70 Prozent absetzbar ist.

Betriebsausgaben | Steuerliche Absetzung | Bestimmungen

Geschäftsessen können sowohl in einfachen Gastronomien als auch in exklusiven Sternerestaurants stattfinden. Unternehmer und Kunden können je nach Wunsch bei Pommes-Currywurst oder auch bei einem Rinderfilet verhandeln.

• Wichtig dabei ist, dass die Bewirtung immer auch dem Anlass gemäß bleibt.

Übrigens: Besuche von Nachtclubs und ähnlichen Einrichtungen werden vom Finanzamt nicht als Geschäftsessen akzeptiert.

Um einen Missbrauch zu vermeiden, gibt es laut Gesetzgeber strenge Auflagen:

• Bewirtungsbelege mit den Namen aller Personen, die am Essen teilgenommen haben, reichen nicht aus, um die Kosten der Bewirtung abzusetzen.

• Darüber hinaus muss auch ein konkreter Anlass formuliert werden.

Weitere Auflagen gibt es beim Teilnehmerkreis eines Geschäftsessens. Dieser muss sich beschränken auf:

• Firmenangehörige (z.B. Mitarbeiter)

• Geschäftsfreunde und Partner, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder zumindest angestrebt wird

Steuerliche Absetzung | Belege | Form & Merkmale

Ein Bewirtungsbeleg ist essenziell, um Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Es handelt sich dabei nicht um die normale Rechnung des Restaurants. Das führt häufig zu Missverständnissen.

• In der Regel drucken Gastronomiebetriebe in Deutschland bereits einen Bewirtungsbeleg auf die Rückseite der Rechnung.

• Ausgefüllt werden muss der Beleg immer von der bewirteten Person selbst.

Sofern auf der Rückseite der Rechnung kein Beleg vorzufinden ist, können Unternehmen eine Vorlage nutzen, um so das Geschäftsessen korrekt von der Steuer absetzen zu können.

Wichtig: Der Bewirtungsbeleg allein genügt nicht für die Absetzbarkeit eines Geschäftsessens. Darüber hinaus muss auch die normale Rechnung mit beim Finanzamt eingereicht werden.

Betriebsausgaben | Steuerliche Absetzung | Bestimmungen

Folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg müssen gemacht werden, damit das Finanzamt diesen anerkennt:

• Anlass der Bewirtung
• Datum sowie Ort
• Person(en), die bewirtet wurde(n)
• Namen und Unternehmen
• Kosten des Geschäftsessens
• Ausgaben für Trinkgeld(er)

Betriebsausgaben | Steuerliche Absetzung | Belege

Bei einem Bewirtungsbeleg muss man nicht nur auf die korrekten Angaben achten, sondern auch bedenken, dass alle Kosten für die verzehrten Speisen und Getränke in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass der Bewirtung stehen.

• Andernfalls können die Bewirtungskosten bei der Prüfung vom Finanzamt abgelehnt werden.

Wichtig: Bevor der Bewirtungsbeleg überhaupt ausgefüllt werden kann, sollte unbedingt die Restaurantrechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.

• Die Rechnung muss nämlich immer zusammen mit dem Bewirtungsbeleg beim Finanzamt eingereicht werden.

• Bei ungültiger Rechnung werden die Bewirtungskosten nicht erstattet.

Bei einem Bewirtungsbeleg über 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss der Wirt den Namen oder das Unternehmen der bewirteten Person(en) auf den Beleg schreiben. Bei Rechnungen unter 150 Euro ist das nicht nötig.

• Bewirtungsbelege bis 150 Euro werden als Kleinbetragsrechnungen bezeichnet.

• Belege über 150 Euro gelten als normale Rechnungen.