Lieferschein

Lieferschein

Ein Lieferschein wird im Zuge von Warenlieferungen an die Kundschaft ausgestellt, wobei diese anhand des Dokuments Ware und Lieferung kontrollieren kann. Der Lieferschein muss dabei bestimmte Angaben enthalten.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

OCR - Ganz neu!

Jetzt unser neuestes Feature "Automatische Bilderkennung" testen!

Testen!

Lieferschein - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Der Lieferschein - auch Warenbegleitschein - ist ein geschäftliches Dokument und wird von Unternehmen, die Waren herstellen und verkaufen, im Zuge der Lieferung dieser an die Kundschaft ausgestellt.
  • Ein Lieferschein dient vor allem Kontroll- und Informationszwecken - die Kundschaft kann anhand des Lieferscheins Lieferung, Ware und den korrekten Umfang der gelieferten Waren kontrollieren - im Regelfall ist der Lieferschein der Warenlieferung beigelegt.
  • Lieferscheine unterliegen als Geschäftsdokumente einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.
  • Die Pflichtangaben für Lieferscheine sind an gesetzliche Bestimmungen gebunden.
  • Der Lieferschein hat auch im Zivilrecht Bedeutung, neben der Kontroll- und Informationsfunktion für die Kundschaft.

Übersicht

Definition | Erklärung


Der Lieferschein wird in der Fakturierung als Begleitpapier zu einer Warenlieferung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, ausgestellt. Er gilt als Handelsbrief gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung (AO).

Für die Ausstellung von Lieferscheinen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Es ist daher nicht vorgeschrieben, einen Lieferschein zwingend auszustellen und entsprechend einer Lieferung beizulegen.

Wenn ein aber Lieferschein erstellt und ausgestellt wird, dann gilt:

  • Lieferscheine sind geschäftliche Dokumente und müssen daher in Deutschland auch die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe erfüllen - sofern sie ausgestellt werden.

  • Heutzutage stellen so gut wie alle Waren herstellenden und verkaufenden Unternehmen entsprechende Lieferscheine zu ihren Lieferungen aus.

  • Lieferscheine begleiten immer in Papierform die Warenlieferung, während im Gegensatz dazu die Rechnungen auch getrennt zur Warenlieferung übermittelt werden können.

Ein Lieferschein, genauer die Ausstellung eines solchen, basiert also immer auf einer (Waren-) Bestellung durch ein anderes Unternehmen oder durch Privatkundschaft.

Funktion & Nutzen

Warenlieferung | Dokumentation


Der Lieferschein erfüllt vorwiegend einen Kontrollzweck, da die Empfänger mithilfe des Lieferscheins einen schnellen Überblick über die folgenden Merkmale der Lieferung erhalten und damit den Wareneingang prüfen können:

  • Ordnungsgemäße Lieferung
  • Gelieferte Waren
  • Lieferumfang

Anhand des Dokuments lässt sich für den Empfänger der Lieferung also schnell ermitteln, ob tatsächlich alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, auch enthalten sind und der Lieferumfang somit korrekt ist.

Rechtliche Aspekte des Lieferscheins

Zivilrecht | Schuldrecht | Eigentumsvorbehalt


Zivilrecht

Ein Lieferschein hat auch je nach enthaltenen Angaben und Bedingungen der Lieferung eine zivilrechtliche Bedeutung - das spielt vor allem für die allfällige Anwendung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen eine Rolle.

Das ist dann der Fall, wenn er durch die folgenden Angaben enthält:

  • Angaben zum Lieferanten
  • Art und Menge der gelieferten Ware
  • Transportunternehmen
  • Daten zum Empfänger

In einer solchen Version ist der Lieferschein zugleich ein handelsüblicher Beleg gemäß § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV.

Außerdem kann der Lieferschein zusätzlich als rechtswirksame Anweisung gemäß § 783 BGB gelten, wenn die folgende Voraussetzung erfüllt ist:

  • Der Empfang der Ware wird von einer Gegenleistung, das ist beispielsweise die Kaufpreiszahlung, abhängig gemacht.

  • In dem Fall entspricht der Lieferschein einer rechtswirksamen Anweisung und daher Urkunde im zivilrechtlichen Sinn, die eine Anweisungskette ermöglicht.


Schuldrecht

Auf der schuldrechtlichen Ebene ist es entscheidend, ob anhand der Umstände davon auszugehen ist, dass der Käufer einer schlüssigen Vertragsänderung zustimmt. In jedem Fall liegt die Beweislast für das Zustandekommen einer Vertragsänderung beim Verkäufer.


Eigentumsvorbehalt

Grundsätzlich kann ein Lieferschein keine im vorher geschlossenen Vertrag, etwa dem Kaufvertrag, vereinbarten Bedingungen zu Lieferung und Zahlung einseitig ändern.

Allerdings kann auf der dinglichen Ebene ein einseitig erklärter Eigentumsvorbehalt auf dem Lieferschein auch ohne ausdrückliche Annahme des Käufers wirksam werden, wenn:

  • Dem Käufer muss der Eigentumsvorbehalt spätestens bei der Übergabe aufgezeigt werden.

  • Die Kenntnisnahme des auf diese Art erklärten Eigentumsvorbehalts muss dem Käufer zumutbar sein.

  • Der Eigentumsvorbehalt muss dem Käufer deutlich aufzeigen, dass er erst durch Bezahlung Eigentümer der gelieferten Ware wird.

Angaben & Inhalt

Geschäftsdokumente | Pflichtangaben


Als Geschäftsdokument muss der Lieferschein, sofern er ausgestellt wird, auch bestimmte Angaben verpflichtend enthalten. Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen also auch auf Lieferscheinen angeführt sein:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum des Lieferscheins
  • Datum der Warenlieferung
  • Menge und genaue Bezeichnung der einzelnen enthaltenen Waren (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Menge dieser)
  • Gegebenenfalls: Einzelpreise der Waren
  • Gegebenenfalls: Anführung eventueller Nachlieferungen
  • Optional: Unterschrift und ggf. Stempel des Kunden, der die Sendung vom Lieferanten entgegennimmt und ggf. bestätigt

Besonderheiten: Verpflichtende Angaben nach Rechtsform des Unternehmens

Die Mindestanforderungen und Pflichtangaben orientieren sich auch an der Rechtsform des Unternehmens, das diesen ausstellt. Wird er von einer GmbH ausgestellt, dann gelten beispielsweise zusätzlich die folgenden Pflichtangaben:

  • Vollständiger Firmenname gemäß dem im Handelsregister eingetragenen Firmenwortlaut
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • Alle Geschäftsführer
  • Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat

Aufbewahrungspflicht

Geschäftsdokumente | Aufbewahrungspflicht gem. Abgabenordnung


Der Lieferschein gilt als geschäftliches Dokument, wie es beispielsweise Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Belege sind.

Sofern ein solcher ausgestellt wird, unterliegt er also genauso der Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) für geschäftliche Unterlagen und Aufzeichnungen sowie bestimmte Belege:

  • Entsprechend der Aufbewahrungspflicht müssen Lieferscheine sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

  • Für diese Dauer muss der Lieferschein im Original aufbewahrt werden.


Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Frist für die Aufbewahrungspflicht eines Lieferscheins beginnt, genau wie bei Rechnungen und Belegen auch, am Schluss jenes Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

  • So sind beispielsweise Lieferscheine des Kalenderjahres 2022 bis Ende des Kalenderjahres 2028 aufzubewahren.

  • Enthält ein Lieferschein des Jahres 2022 auch die Zahlungsaufforderung, ist er jedoch gemäß der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen bis Ende des Kalenderjahres 2032 aufzubewahren.

Lieferschein als Rechnung: Längere Aufbewahrungsdauer

Wenn ein Lieferschein neben den Angaben zur Lieferung zugleich die Zahlungsaufforderung enthält, ist dieser auch als Rechnung anzusehen und fällt unter die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, siehe § 147 Abs. 1 AO.

FreeFinance Buchhaltung

Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung

  • Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen
  • Layout anpassen
  • Stammdaten und Automatisierung
Jetzt kostenlos testen

Fragen und Antworten

Der Lieferschein, oft auch Warenbegleitschein, ist ein geschäftliches Dokument und gilt als Handelsbrief gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung (AO).

Er wird von Unternehmen, die Waren herstellen und verkaufen, im Zuge der Lieferung dieser an die Kundschaft ausgestellt. Für die Ausstellung von Lieferscheinen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben und daher ist es nicht vorgeschrieben, einen solchen zwingend auszustellen.

Der Lieferschein erfüllt vorwiegend einen Kontroll- und Informationszweck, da die Empfänger mit dessen Hilfe einen Überblick darüber erhalten, ob die Lieferung ordnungsgemäß erfolgt ist, die gelieferten Waren mit der Bestellung übereinstimmen und ob der Lieferumfang der Bestellung und den Angaben des Lieferscheins entspricht.

Lieferscheine können je nach enthaltenen Angaben aber auch zivilrechtliche und schuldrechtliche Bedeutung haben.

Wenn ein Lieferschein ausgestellt wird, dann muss dieser als Geschäftsdokument auch bestimmte Angaben verpflichtend enthalten. Diese sind:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum des Lieferscheins
  • Datum der Warenlieferung
  • Menge und genaue Bezeichnung der einzelnen enthaltenen Waren (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Menge dieser)
  • Gegebenenfalls: Einzelpreise der Waren
  • Gegebenenfalls: Anführung eventueller Nachlieferungen
  • Optional: Unterschrift und ggf. Stempel des Kunden, der die Sendung vom Lieferanten entgegennimmt und ggf. bestätigt

Verpflichtende Angaben nach Rechtsform des Unternehmens

Die Pflichtangaben orientieren sich auch an der Rechtsform des Unternehmens, das diesen ausstellt. Wird der Lieferschein beispielsweise von einer GmbH ausgestellt, müssen zusätzlich die folgenden Angaben vorhanden sein:

  • Vollständiger Firmenname gemäß dem im Handelsregister eingetragenen Firmenwortlaut
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • Alle Geschäftsführer
  • Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat

Quellen