Zahlungserinnerung schreiben mit kostenloser Vorlage

Die Zahlungserinnerung [mit kostenloser Vorlage]

Die Zahlungserinnerung ist im Gegensatz zur Mahnung ein verbindendes und inoffizielles Schreiben, das Kundschaft ausgestellt wird, wenn diese die Zahlungsfrist ihrer Rechnung nicht eingehalten hat und daher einen Zahlungsverzug aufweist.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Zahlungserinnerung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Die Zahlungserinnerung ist eine inoffizielle Mitteilung an Kundschaft, die mit der Bezahlung einer Rechnung in Verzug ist.
  • Diese Mitteilung an den Schuldner unterscheidet sich von einer Mahnung: Während diese schon ein allfälliges Mahnverfahren in den Raum stellt und den Schuldner in Verzug versetzt, stellt die Zahlungserinnerung eine Zahlungsaufforderung ohne rechtliche Konsequenzen dar.
  • Die Zahlungserinnerung anstatt direkt einer Mahnung zu schreiben, hat vor allem den Hintergrund, die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung aufrechtzuerhalten: Oft wird es der betreffende Kunde danken, auf diesem Weg erinnert zu werden und dadurch auch selber schnell reagieren zu können.
  • Daher gilt: Mit der für sich betrachteten Mitteilung wird ein Schuldner nicht gleich abgemahnt - mit der vorgelagerten Zahlungserinnerung noch die gütliche Lösung forciert und das Gemeinsame betont.
  • Nachdem Zahlungsverzug nicht zwangsweise absichtlich verursacht wird, empfiehlt sich eine solche Nachricht an den Schuldner mit der Bitte um Zahlung - am besten durch Integration in die Buchhaltung und Rechnungslegung automatisiert per Mail.

Übersicht

Fakturierung | Zahlungserinnerung


Die Zahlungserinnerung ist ein wichtiges Instrument in der Fakturierung von Unternehmen:

  • Die Zahlungserinnerung kann aufgrund des inoffiziellen und im Vergleich zur ersten Mahnung höflicheren Charakters große Bedeutung vor allem unter dem Aspekt Kundenzufriedenheit haben.
  • Ohne den Druck der offiziellen Mahnschreiben zu etablieren, wählen Sie zunächst den freundlichen Weg: Indem Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, weisen Sie auf den Umstand hin, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde und erinnern, dass die Rechnung noch zu begleichen ist.
  • Sie ersuchen höflich um Begleichung des offenen Betrags und setzen dafür ein neues Zahlungsziel.
  • In Sachen Zahlungsziel gibt es keine bestimmte Regelung, für gewöhnlich werden als zusätzliche Frist zum Bezahlen von Rechnungen aber zwischen 7 und 14 Tage eingeräumt.
  • Sie lassen in Form der Zahlungserinnerung die Androhung von Rechtsweg und Zusatzkosten für die Kundschaft durch Mahnverfahren, Verzugszinsen, Spesen und weiterer Betreibungskosten dezidiert weg.
  • Oft führt schon dieser freundliche Weg mit Gewähren einer kurzen weiteren Frist auch zum kundenseitigen Begleichen offener Rechnungen.

Es kann vorkommen, dass Kundschaft in Zahlungsrückstand gerät, weil eine offene Rechnung nicht innerhalb der Rechnungsfrist beglichen wird.

Diese ausstehenden Zahlungen sind aber nicht immer und automatisch auf mangelnde Zahlungsbereitschaft oder sogar Zahlungsunfähigkeit der betreffenden Kunden zurückzuführen - oft hat die Kundschaft schlichtweg vergessen, offene Beträge fristgerecht anzuweisen und damit betreffende Rechnungen zu begleichen.

Für diese Fälle kommt die Zahlungserinnerung ins Spiel, denn es ist Fingerspitzengefühl gefordert und das offizielle Mahnschreiben ist zumeist zwar effektiv - jedoch der Kundenzufriedenheit und der fortdauernden Kundenbindung alles andere als zuträglich. Das kann für den Gläubiger negative Auswirkungen in der Zukunft haben.

Zahlungserinnerungen verbinden mehr als Zahlungsaufforderungen!

Zumindest für die erste Erinnerung wegen Zahlungsverzug sollte man daher eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung schreiben, ohne Androhung etwaiger Konsequenzen durch den Rechtsweg und zusätzlicher Kosten im Zuge eines Mahnverfahrens.

  • Während die Mahnung in ihrem Charakter die Forderung in den Mittelpunkt stellt, fokussiert sich die Zahlungserinnerung auf das freundliche Erinnern!

Es wird auf einen offenen Betrag hingewiesen und freundlich um Begleichung der Rechnung ersucht - das stößt die Kundschaft nicht vor den Kopf und oft führt schon diese erste Erinnerung zum Zahlungseingang.

Was steht auf der Zahlungserinnerung?

Form & Angaben | Muster

Die Zahlungserinnerung ist an keine gesetzliche Formvorschrift gebunden und es gibt keine verpflichtenden Angaben. Natürlich sollte die Zahlungserinnerung aber alle Daten der ursprünglichen Rechnung inklusive offenem Betrag, Datum der ursprünglichen Rechnung sowie der Anschriften von Unternehmen und Kundschaft enthalten.

Wie eine optimale Zahlungserinnerung aussehen kann, sehen Sie auf unserem Muster.


Empfohlene Angaben auf der Zahlungserinnerung

  • Anführung der Bezeichnung Zahlungserinnerung
  • Bezeichnung und Firmendaten vom Unternehmer
  • Kundendaten
  • Rechnungsnummer der Originalrechnung
  • Rechnungsdatum der Originalrechnung
  • Liefer- und Leistungszeitraum laut Originalrechnung
  • Hinweis, dass ein Zahlungsverzug vorliegt
  • Ausweisen des offenen Betrags, inklusive Steuer
  • Neues Zahlungsziel
  • Bankverbindung des Unternehmens

Abgrenzung zum Mahnwesen

Zahlungserinnerung | Unterscheidung


Unklarheit besteht oft bei der Unterscheidung der Zahlungserinnerung zur Mahnung:

  • Die Zahlungserinnerung wird oft als Teil des Mahnwesens im Unternehmen betrachtet, unterscheidet sich abseits davon aber vor allem in der Art der Kommunikation.
  • Betrachtet man eine Zahlungserinnerung alleinstehend, dann hat sie einen anderen Charakter als beispielsweise die erste Mahnung - wenngleich diese Mitteilung genauso an Schuldner in Verzug ergeht.

Zwar kann die erste Mahnung als Zahlungserinnerung angesehen werden - diese Mahnung hat im Gegensatz zur 2. und 3. Mahnung noch freundlichen Charakter und legt den Fokus auf die Erinnerung an die ausstehende Bezahlung der Rechnung.

Dennoch sollten Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung in der auf dieser Seite behandelten Form und dem Mahnwesen beachtet werden:

Zahlungserinnerung und Mahnung: Unterschiede im Detail

Dennoch sollten einige Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung in der auf dieser Seite behandelten Form und dem Mahnwesen festgehalten werden:

  • Der Charakter einer Zahlungserinnerung ist ein deutlich anderer und für Kunden angenehmerer, als jener der offiziellen Mahnung an den Schuldner.

  • Für sich betrachtet ist die Zahlungserinnerung nicht mit einer Mahnung gleichgestellt, denn die Zahlungserinnerung als solche ist eine inoffizielle Mitteilung an die Kundschaft, während die Mahnung offiziellen Charakter hat - unter anderem auch Stichwort Mahngebühren, Verzugszinsen und weitere Zusatzkosten, die im Zuge der Mahnungen verrechnet werden können.

  • Eine Mahnung muss ausgestellt werden, um in weiterer Folge ein Mahnverfahren anstrengend zu können - im Regelfall kommt es dazu, wenn drei Mahnungen nicht zum Zahlungseingang führen und Schuldner in Verzug bleiben.

  • Daher kann gesagt werden, dass die für sich betrachtete Zahlungserinnerung ein reines Erinnerungsschreiben darstellt, während sie im Kontext des Mahnwesens vielmehr eine erste und deutlichere Zahlungsaufforderung ist.

  • Mahnungen skizzieren immer gleich den weiteren Fortgang und bauen im Gegensatz zur Zahlungserinnerung eine Drohkulisse auf - was nicht immer zielführend ist, wenngleich es oft berechtigt sein kann, Stichwort mehrfaches Missachten der Zahlungsfrist: Wenn es wiederholt nicht zur Zahlung kommt, werden rechtliche Schritte unausweichlich.

  • Das wiederum ist mit zusätzlichen Kosten für die Schuldner verbunden, die das Erinnerungsschreiben noch ausklammert.

  • Die Zahlungserinnerung für sich soll ein bestimmtes, aber freundliches Erinnern sein - und geht daher in ihrer Formulierung und ihrem Wirken auf die Kundschaft von einer gütlichen Lösung aus, indem eher die Annahme in den Raum gestellt wird, dass eine Erinnerung reicht und dadurch auch bezahlt wird.

  • Mit der Mahnung aber geht der Gläubiger von einer absichtlichen oder zumindest bewusst in Kauf genommenen Säumigkeit der Kundschaft aus - und droht daher auch direkter mit allfälligen Konsequenzen des Mahnverfahrens und adressiert rechtliche Schritte bis zum finalen Gang vor Gericht.

  • Kundschaft, von der man diese absichtliche Säumigkeit noch nicht annimmt, möchte man durch direktes Mahnen auch nicht sofort vergraulen und für die Zukunft verlieren, sondern zunächst in Sachen Verzug höflich daran erinnern - Stichwort Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

  • Die freundlichere inoffizielle Nachricht ist deshalb zumindest für ein erstes Erinnern an ausständige Begleichung einer Rechnung auch die erste Wahl: Anstatt der drohenden Mahnung sollte man zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung mit entsprechender Formulierung schreiben und damit die Verbindung von Unternehmen zum Kunden auf der komplikationsfreien Ebene zu halten versuchen - oft kommt man schon so binnen kurzer Frist an sein Geld.

Exkurs: Mahnwesen

Fakturierung | Mahnungen

Alles zum in Deutschland etablierten 3-stufigen Mahnwesen, inklusive kostenloser Vorlagen zu den einzelnen Mahnstufen im praktischen Word-Format, sowie dem Mahnverfahren finden Sie hier:

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Zahlungserinnerung Vorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis


Um Ihnen das Schreiben der Zahlungserinnerung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Vorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen und empfohlenen Angaben auf der Zahlungserinnerung, wie auf dieser Seite beschrieben, gemacht werden!

Download Zahlungserinnerung Vorlage

Zahlungserinnerung per Mail?

Elektronische Zahlungserinnerungen | Buchhaltung


Im Regelfall werden Zahlungserinnerungen elektronisch per Mail an die Kundschaft übermittelt. Es ist natürlich auch eine postalische Zustellung, vorzugsweise per Einschreiben, problemlos möglich - aber auch mit mehr Aufwand verbunden.

Nachdem es sich um eine Mitteilung handelt, die im Optimalfall bei Bedarf automatisiert je betreffendem Geschäftsfall erstellt werden kann, ist auch die möglichst unkomplizierte Ausstellung wünschenswert.

Das Schreiben von Zahlungserinnerungen sollte für so wenig Aufwand wie möglich sorgen, schließlich ist es im Interesse jedes Unternehmens, wenn der säumige Kunde automatisiert und unkompliziert an die rasche Bezahlung erinnert werden kann.

  • Auch der betroffene Kunde wird es üblicherweise danken, wenn er die Erinnerung so schnell wie möglich und nicht erst nach Verstreichen einer zusätzlichen Zeitspanne durch Postweg erhält.

Dokumentation & Verknüpfung in der Rechnungslegung

In Sachen Dokumentation und Verknüpfung mit den jeweiligen Geschäftsfällen ist die in die Rechnungslegung integrierte Zahlungserinnerung mit elektronischem Versand erste Wahl.

Die Daten der ursprünglichen Rechnung werden dabei übernommen und das Design entspricht optimalerweise jenem Ihrer Rechnungen und Geschäftsbriefe.

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Tipps aus der Praxis

Erfahrungen aus der Praxis

Zahlungserinnerungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand und bedachter Formulierungen können Sie mit Ihrem Erinnerungsmanagement auch die Kundenbindung wahren:

  1. Führen Sie auf dem Dokument eindeutig an, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt. Das ist trotz inoffiziellem Charakters wichtig für den allfälligen weiteren Fortgang, insbesondere wenn die Erinnerung nicht zum Zahlungseingang führt und weitere Fristen vergessen oder missachtet werden.

  2. Achten Sie auf Vollständigkeit der Angaben des Erinnerungsschreibens und darauf, dass die Angaben deckungsgleich mit jenen der ursprünglichen Rechnung sind. Das erleichtert die Zuordnung und die säumigen Kunden können schneller reagieren.

  3. Belegen Sie mit Anführung der ursprünglichen Rechnungsfrist den vorliegenden Zahlungsverzug. Damit setzen Sie die Kundschaft in Zahlungsverzug. Bei wiederholter Erinnerung weisen auf bereits eingeräumte Fristen hin.

  4. Gewähren Sie einen neuen Fälligkeitstermin: Zeigen Sie, je nach Ihrem finanziellen Spielraum und nach Kundschaft, ihren "guten Willen", indem der Kunde einen weiteren kurzen Zeitraum für die Zahlung ausgewiesen bekommt. Für gewöhnlich werden 7 bis 14 Tage gewährt.

  5. Weisen Sie immer den offenen Rechnungsbetrag inklusive aller Bestandteile aus - auch das erleichtert und forciert die Begleichung durch den säumigen Kunden.

  6. Eine Zahlungserinnerung erfordert Fingerspitzengefühl, der Ton spielt die Musik. Durch freundliche Erinnerung an den offenen Rechnungsbetrag zeigen Sie, dass Sie als Unternehmer nicht automatisch von einer absichtlichen Säumigkeit von Kunden ausgehen. Nach dem Motto "der Kunde ist König" - zumindest, solange Zahlungsverzüge nicht ausufern und Rechnungen länger nicht bezahlt werden.

  7. Sollte die freundliche Erinnerung nicht zum Zahlungseingang führen, gibt es weitere Schritte des Mahnverfahrens bis hin zum Beschreiten des Rechtswegs.

Fragen und Antworten

Nein - es gibt keine Verpflichtung zum Schreiben von Zahlungserinnerungen.

Wenn ein Kunde in Zahlungsverzug gerät und dadurch gegenüber dem Unternehmen zum Schuldner wird, kann auch direkt das Prozedere Mahnwesens bis hin zum Beschreiten des Rechtswegs oder der Auslagerung der Forderungsbetreibung an ein Inkasso-Unternehmen gestartet werden.

Nachdem aber nicht jeder Zahlungsverzug absichtlich herbeigeführt wird und nicht jede kundenseitige Säumigkeit beim Bezahlen von Rechnungen auf eine Zahlungswilligkeit oder -unfähigkeit schließen lässt, empfiehlt sich zunächst das freundliche Erinnern an die offene Rechnung und Gewähren einer kurzen weiteren Zahlungsfrist.

Das stößt Kunden nicht gleich vor den Kopf und führt durch den mehr verbindenden Charakter auch schon oft zum gewünschten Zahlungseingang.

Der Sinn von Zahlungserinnerungen, die zunächst und anstatt einer direkten ersten Mahnung ausgestellt werden, liegt vor allem in den Aspekten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

Nicht jeder Kunde, der in Zahlungsverzug gerät, macht das auch absichtlich. Oft wird das fristgerechte Anweisen des Rechnungsbetrags schlichtweg übersehen.

Daher stellt die inoffizielle Mitteilung in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung eine mehr verbindende Art des Hinweisens dar, als es das direkte Konfrontieren mit Mahnung und Androhung der Konsequenzen im Zuge dessen würde - damit begibt sich der Unternehmer gewissermaßen von vornherein in Opposition zum Kunden. Das kann in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung durchaus negative Auswirkungen für den Unternehmer haben.

Es obliegt dem Unternehmen, wie viele Zahlungserinnerungen geschrieben werden - vorausgesetzt, die erste Erinnerung führt nicht zum Zahlungseingang und der betreffende Kunde ist weiter säumig.

Im Regelfall werden ein bis zwei Zahlungserinnerungen ausgestellt, bevor das Prozedere des Mahnwesens gestartet, direkt der Rechtsweg beschritten oder die Auslagerung der Forderungsbetreibung an ein Inkasso-Unternehmen vorgenommen wird.

Die Anzahl der Erinnerungen und die dabei jeweils gewährten Zahlungsfristen richten sich auch nach dem Spielraum des Unternehmens in Sachen Liquidität und danach, welche Kundschaft säumig ist - es ist zumeist etwas anderes, wenn beispielsweise Stammkundschaft in Zahlungsverzug gerät.

Die Zahlungserinnerung ist eine inoffizielle Mitteilung an Kundschaft, die mit der Bezahlung einer Rechnung in Verzug ist.

Diese Mitteilung an den Schuldner unterscheidet sich von einer Mahnung:

  • Während diese schon ein allfälliges Mahnverfahren mitsamt den dabei drohenden Konsequenzen und Zusatzkosten für den Kunden in den Raum stellt,
  • wird der Kunde durch Zahlungserinnerungen zunächst höflich erinnert und ein Ersuchen um Zahlung offener Beträge ohne den offiziellen Charakter des Mahnwesens und der Androhung von Mahnverfahren ausgestellt.

Quellen