Mahnung schreiben ⇒ einfach erklärt

Für den Fall, dass es kundenseitig zu einem Zahlungsverzug für erbrachte Leistungen kommt, gibt es ein entsprechendes Mahnwesen. Nachdem immer eine Lösung des Problems abseits der mitunter langwierigeren Durchsetzung auf dem Rechtsweg gewünscht ist, hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei erst danach als letzte Lösung der Gang vors Gericht steht.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. 10 Schritte zum optimalen Mahnwesen: auf einen Blick
  2. Mahnung schreiben
  3. 01. Übersicht zum Mahnwesen:
  4. 02. Die 1. Mahnung - „Friendly Reminder“:
  5. 03. Die 2. Mahnung - nachdrückliche Bitte:
  6. 04. Die 3. Mahnung - letzte Chance:
  7. Zusammenfassung 3-stufiges Mahnwesen:
  8. 05. Unterschied Mahnung & Zahlungserinnerung:
  9. 06. Exkurs Zahlungserinnerung:
  10. 07. Verzugszinsen, Mahnspesen & Betreibungskosten:
  11. 08. Was tun, wenn nicht gezahlt wird?
  12. 09. Inkasso:
  13. 10. Tipp: So kommen Sie schneller an Ihr Geld
  14. Fragen und Antworten
  15. Quellen
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10 Schritte zum optimalen Mahnwesen: auf einen Blick

Die 10 wichtigsten Fakten zum Mahnwesen
1. Übersicht & Bestimmungen zum Mahnwesen
  • Es ist ein mühsames Thema, wenn man seinem Geld „nachlaufen“ muss, aber es kann durch unterschiedliche Gründe zu einem Zahlungsverzug kommen
2. Die erste Mahnung - der „Friendly Reminder"
  • Die erste Mahnung ist sozusagen der „friendly reminder“, eine freundliche Erinnerung an die ausstehende Begleichung der offenen Rechnung
  • Im Gegensatz zur inoffiziellen Zahlungserinnerung aber steht diese bereits im Kontext des Mahnwesens und bringt dadurch allfällige weitere Konsequenzen für die säumige Kundschaft mit sich
3. Die zweite Mahnung - die nachdrückliche Bitte
  • Führt die erste, freundlich und nicht zu nachdrücklich formulierte, Mahnung auch nicht zum Zahlungseingang, dann muss der Bitte nach Bezahlung der offenen Rechnung schon etwas Nachdruck verliehen werden
4. Die dritte Mahnung - letzte Chance
  • Wenn auch die 2. Zahlungserinnerung nicht zum Zahlungseingang führt, muss der Hinweis auf die mögliche Durchsetzung der Forderungen auf dem Rechtsweg beigestellt werden
5. Unterschied Mahnung & Zahlungserinnerung
  • Die erste Mahnung wird oft als Zahlungserinnerung bezeichnet - dabei sind aber Unterschiede zu beachten
  • Eine Zahlungserinnerung außerhalb des Mahnwesens hat anderen einen anderen Zweck, vor allem in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung
6. Exkurs Zahlungserinnerung
  • Alle weiteren Details zur Zahlungserinnerung, inklusive kostenloser Vorlage
7. Verzugszinsen, Mahnspesen & Betreibungskosten:
  • Wenn die offene Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, hat man das Recht, zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag Zinsen, Mahnspesen und allfällige Betreibungskosten der Durchsetzung der Forderung zu verrechnen
8. Was tun, wenn nicht gezahlt wird?
  • Wenn trotz der 3 Mahnungen noch immer nicht gezahlt wird, gibt es mehrere Möglichkeiten
  • Auf jeden Fall müssen die offenen Forderungen, inklusive Unkosten der Durchsetzung, nun auf dem Rechtsweg eingefordert werden
9. Inkasso
  • Beim Betreiben der offenen Forderung zuzüglich Betreibungskosten kann ein Inkassoinstitut mit der Durchsetzung und Abwicklung beauftragt werden
10. Tipp: So kommen Sie schneller an Ihr Geld
  • Die beste Mahnung ist die, die erst gar nicht gestellt werden muss
  • Daher empfiehlt es sich, schon bei der Rechnungslegung diese Tipps zu beachten - damit Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen

Mahnung schreiben

Das Schreiben einer Mahnung ist der formelle Akt, durch den ein Gläubiger eine offene Zahlungsaufforderung an einen Schuldner richtet.

01. Übersicht zum Mahnwesen:

Es ist ein mühsames Thema, wenn man seinem Geld „nachlaufen“ muss, aber es kann durch unterschiedliche Gründe zu einem Zahlungsverzug kommen - bedenken Sie das immer mit.

Vielleicht wurde die Rechnung einfach nicht an die Buchhaltung weitergegeben - daher empfiehlt es sich immer, den Tonfall der Mahnung mit Bedacht zu wählen und an die jeweilige Mahnstufe anzupassen, auch um die Kundenbeziehung nicht übermäßig zu belasten.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, ein Mahnwesen in der eigenen Rechnungslegung zu integrieren, schließlich geht es darum, dass zustehende Gelder zeitnah bezahlt, Zahlungsverzüge somit rasch aus der Welt geschafft und dadurch Schäden für den eigenen Betrieb und dessen Liquidität möglichst gering gehalten werden.

Grundlegendes & Bestimmungen zur Mahnung


Die Rechtsgrundlagen für außergerichtliche Mahnungen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Handelsgesetzbuch (HBG). Die Zivilprozessordnung (ZPO) hingegen regelt gerichtliche Mahnverfahren.

Abgesehen davon hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, welches im Geschäftsleben mittlerweile „üblich“ ist. Dieses besteht aus folgenden Schritten - wobei die reine Zahlungserinnerung als Vorstufe betrachtet werden kann:

  • (Zahlungserinnerung)
  • Erste Mahnung
  • Zweite Mahnung
  • Dritte Mahnung - inkl. Hinweis auf durchsetzbare zusätzliche Kosten und Rechtsweg

Bestimmungen zum Inhalt von Mahnungen


Eine Mahnung ist an keine konkrete Form gebunden. Sie kann schriftlich, mündlich oder auch schlicht durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Allerdings empfiehlt es sich, die Erstellung eines Mahnschreibens, da dieses auch Beweiskraft hat.

Rechtlich ist nur vorgesehen, dass Sie eine Mahnung schreiben, die praktisch als Zahlungserinnerung dient:

  • Danach sind Sie dazu berechtigt, rechtliche Schritte zu setzen - also ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Mahnungen: Angaben


Dennoch gibt es Angaben, die unbedingt in der jeweiligen Mahnung angeführt werden sollten, damit die Mahnung ganz klar einer offenen Rechnung zugeordnet werden kann:

  • Name/Bezeichnung und Anschrift des Leistungserbringers (Gläubiger)
  • Name/Bezeichnung und Anschrift des Auftraggebers (Schuldner)
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung (welche nicht fristgerecht bezahlt wurde)
  • Leistungsdatum/Leistungszeitraum der verrechneten Leistung oder Lieferung
  • Zahlungsfrist, die anhand der Mahnung zusätzlich eingeräumt wird
  • Bankverbindung des Gläubigers
  • Daten der ursprünglichen Rechnung wie Umsatzsteuernummer (UST-IdNr. bzw. UID-Nummer) bei Verrechnung mit USt, Steuersatz, usw.
  • Mahngebühren - sollten Sie welche erheben wollen
  • Gegebenenfalls die neue Summe, inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen

02. Die 1. Mahnung - „Friendly Reminder“:

Die erste Mahnung ist sozusagen der „Friendly Reminder“, vom Charakter noch eine freundliche Erinnerung an die ausstehende Begleichung der offenen Rechnung - jedoch als Bestandteil des Mahnwesens, was die erste Mahnung unter anderem von der inoffiziellen Zahlungserinnerung unterscheidet. Dafür muss die Mahnung auch nicht explizit als solche betitelt sein, sie muss schlicht einen verzugsbegründenden Charakter haben.

Man unterstellt dem betreffenden Kunden keine böse Absicht - schließlich kann es sein, dass die fristgerechte Begleichung der Rechnung übersehen wurde oder er kurzfristig Zahlungsschwierigkeiten hatte, etwa weil auch er noch auf Zahlungseingänge wartet.

Bei allem Verständnis kann und will man aber ausstehendem Geld nicht „nachlaufen“ - daher bittet man um Begleichung der ausständigen Zahlung in Form der ersten Mahnung.

Bedenken Sie dabei immer: Es gilt die Unschuldsvermutung.

Vorlage 1. Mahnung

Die erste Mahnung als praktische Vorlage
in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 1. Mahnung

03. Die 2. Mahnung - nachdrückliche Bitte:

Führt die erste Mahnung auch nicht zum Zahlungseingang zur ausgewiesenen Zahlungsfrist, dann muss der Bitte nach Bezahlung der offenen Rechnung schon etwas Nachdruck verliehen werden. Dieses Schreiben sollte kurz und bündig, aber bestimmt gehalten werden.

Dafür ist die 2. Mahnung vorgesehen, die ihrerseits eine letzte „normale“ Zahlungserinnerung ohne Androhung der Durchsetzung über den Rechtsweg darstellt:

  • Diese 2. Mahnung ist im Tonfall ebenso gemäßigt, soll aber Nachdruck entwickeln und daher den Hinweis enthalten, dass auf die erste Zahlungserinnerung nicht reagiert wurde - die Gründe dafür kümmern den Rechnungssteller nicht mehr direkt, schließlich wartet dieser schon deutlich länger auf die Begleichung des nach wie vor offenen Betrags als es durch die ursprüngliche Zahlungsfrist eingeräumt war.

Kurzum: Die 2. Mahnung enthält den freundlichen, aber bestimmten Hinweis, dass bereits eine Zahlungserinnerung ignoriert wurde und fordert daher mit Nachdruck (nochmals) die Begleichung der offenen Rechnung bis zum festgelegten Zeitpunkt - somit wird eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt.

Vorlage 2. Mahnung

Die zweite Mahnung als praktische Vorlage
in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 2. Mahnung

04. Die 3. Mahnung - letzte Chance:

Wenn auch die 2. Zahlungserinnerung wieder ignoriert wurde, muss dem Nachdruck der 2. Mahnung der Hinweis auf die mögliche Durchsetzung der (offenen) Forderungen auf dem Rechtsweg beigestellt werden:

  • Schließlich droht dem Leistungserbringer sonst, auf den Aufwendungen der Leistungserbringung „sitzen zu bleiben“ - und das kann auch geschäftsschädigend sein.

Für diesen Fall ist die 3. und zugleich letzte Mahnung vorgesehen. Diese unterscheidet sich grundlegend von den beiden vorhergehenden Mahnungen, weil sie den Hinweis auf anfallende und durchsetzbare Zusatzkosten für den Rechnungsempfänger enthält:

  • Die 3. Mahnung fordert letztmalig die Begleichung der offenen Rechnung mit letzter eingeräumter Zahlungsfrist, diese ist die letzte Chance für den Rechnungsempfänger, den offenen Betrag gütlich und ohne weitere Konsequenzen.

  • Diese möglichen weiteren Konsequenzen werden in der 3. Mahnung bereits in den Raum gestellt, indem sie den Hinweis enthält, dass die Kosten der Durchführung eines Mahnverfahrens, die Verzugszinsen und Mahnspesen, zusätzlich zum reinen Rechnungsbetrag getragen werden müssen.

  • Wir sprechen bei der 3. Mahnung also von letzter Chance und Frist, innerhalb dieser der Rechnungsempfänger weiterem Ungemach aus dem Weg gehen kann.

Zum Nachdruck der 2. Mahnung gesellt sich bei der 3. Mahnung der deutliche Hinweis auf entsprechende Konsequenzen - ohne dabei das Wort „Drohung“ direkt oder indirekt zu verwenden. Der Verweis auf den Rechtsweg ist aber enthalten.

Vorlage 3. Mahnung

Die dritte Mahnung als praktische Vorlage in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 3. Mahnung

Zusammenfassung 3-stufiges Mahnwesen:

  • Die 1. Mahnung erinnert freundlich und „verständnisvoll“ an die ausstehende Bezahlung und räumt eine zusätzliche Zahlungsfrist ein.

  • Die 2. Mahnung weist freundlich formuliert, aber nachdrücklich auf das Ignorieren der 1. Mahnung hin und fordert daher die entsprechende Begleichung der offenen Rechnung mit weiterer Zahlungsfrist.

  • Die 3. Mahnung schließlich räumt eine allerletzte Chance zur Bezahlung der Rechnung abseits der Konsequenzen des Rechtswegs ein, bringt jedoch schon die Zusatzkosten des Mahnwesens - Spesen und Zinsen - für die säumige Kundschaft mit sich. Außerdem verweist diese letzte Mahnung auf die vorgesehenen weiteren Konsequenzen hin - für den Fall, dass auch diese letzte Zahlungsaufforderung ignoriert wird.

05. Unterschied Mahnung & Zahlungserinnerung:

Die erste Mahnung wird oft als Zahlungserinnerung bezeichnet. Vom grundlegenden Charakter her kann sie auch als solche betrachtet werden - Stichwort "Friendly Reminder".

  • Eine Zahlungserinnerung ist freiwillig und zieht keine rechtlichen Folgen nach sich.
  • Im Gegensatz dazu wird bei einer Mahnung der Schuldner in Verzug gesetzt, dadurch können dann gewisse Ansprüche gelten gemacht werden.

Weitere beachtenswerte Unterschiede von Zahlungserinnerungen außerhalb des Mahnwesens und einer Mahnung sind:

  • Während die Mahnung eine offizielle Zahlungsaufforderung ist, stellt die Zahlungserinnerung ein freundliches Erinnerungsschreiben mit Fokus auf den Informationscharakter dar.
  • Mit der Zahlungserinnerung an die säumige Kundschaft wird freundlich auf den Zahlungsverzug hingewiesen und um Begleichung des offenen Rechnungsbetrags binnen neuer Zahlungsfrist ersucht.
  • Wird eine Zahlungserinnerung als erste Mahnung ausgestellt, ist das Mahnwesen gestartet und es werden die allfälligen Konsequenzen im Zuge dessen bereits angedroht - darauf verzichtet die Zahlungserinnerung.
  • Die Zahlungserinnerung hat vor allem unter den Aspekten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung Bedeutung - sie ist deutlich verbindender als die Mahnung mit ihrer Drohkulisse.
  • Mit der Mahnung begibt sich der Unternehmer in gewisse Opposition zum Kunden und stellt einen aus Kundensicht negativen Fortgang in den Raum.
  • Mithilfe einer Zahlungserinnerung betont der Unternehmer, dass nicht automatisch von einer absichtlichen oder gar auf Zahlungsunfähigkeit zurückzuführenden Säumigkeit der Kundschaft ausgegangen wird.

Je nach finanziellem Spielraum des Unternehmens und säumiger Kundschaft - es ist meistens etwas anderes, wenn Stammkundschaft in Zahlungsverzug gerät - bietet sich in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung das Ausstellen einer Zahlungserinnerung an.

Das verbindet mehr und stößt die Kundschaft nicht gleich vor den Kopf - die gütliche Lösung wird forciert. Das führt oft auch schon zum gewünschten Zahlungseingang.

06. Exkurs Zahlungserinnerung:

Alle weiteren Details zur Zahlungserinnerung sowie Sinn und Zweck dieser in der unternehmerischen Fakturierung, inklusive kostenloser Vorlage im praktischen Word-Format, finden Sie hier:

Zahlungserinnerung mit Vorlage


Mehr zum Thema

07. Verzugszinsen, Mahnspesen & Betreibungskosten:

Wenn die offene Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, hat man das Recht, zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag Zinsen zu verrechnen. Auch Kosten der Betreibung der offenen Forderung können vom Schuldner verlangt werden, wenn trotz Aufforderung nicht gezahlt wird und die Forderung dadurch auf dem Rechtsweg betrieben werden muss.


Verzugszinsen

Wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, darf der Gläubiger schon ab dem auf den Fälligkeitstermin (laut ursprünglicher Rechnung) folgenden Tag Verzugszinsen in Rechnung zu stellen.

Es gibt zwei Varianten von Verzugszinsen, auf die Anspruch erhoben werden kann:

1. Vertraglich vereinbarte Verzugszinsen:


Im Vertrag, welcher der in Rechnung gestellten Leistung zugrunde liegt, oder direkt in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmers wird ein Verzugszinssatz bestimmt, der dann im Verzugsfall ohne Schadensnachweis oder Nachweis eines bestimmten Verschuldens in Rechnung gestellt wird.

Gesetzlich sind dabei keine Obergrenzen vorgesehen, der Grundsatz der Sittenwidrigkeit muss aber beachtet werden: Der vertraglich vereinbarte Verzugszinssatz darf nicht außerordentlich hoch sein und dadurch gegen übliche Gepflogenheiten verstoßen.

Dabei zu beachten: Gemäß § 288 Nr. 6 BGB ist der vertragliche Ausschluss von Verzugszinsen unwirksam.

2. Gesetzlich geregelte Verzugszinsen:


Die Höhe von Verzugszinsen ist im § 288 Abs 2 BGB geregelt.

  • Bei Geschäften zwischen Unternehmern und Verbrauchern sowie Geschäften zwischen Privaten gelten 5 % pro Jahr als gesetzliche Verzugszinsen.
  • Bei Geschäften zwischen Unternehmern liegt der gesetzliche Verzugszinssatz 9 % über dem Basiszinssatz.

Der aktuelle Basiszinssatz kann direkt auf der Webseite der Deutschen Bundesbank abgerufen werden.

Mahnspesen & Betreibungskosten


Mahngebühren werden den Verzugskosten zugeordnet. Sie können also erst dann geltend gemacht werden, wenn der Schuldner in Verzug ist.

  • Das passiert entweder durch eine Mahnung, oder
  • gemäß BGB 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.

Die Mahnung, mit der der Schuldner in Verzug gesetzt wird, muss nach geltendem Recht kostenlos sein. Für auf diese folgende Mahnungen dürfen jedoch Gebühren verlangt werden.

Als Gläubiger dürfen Sie nur jene Kosten als Mahngebühren geltend machen, die auch tatsächlich durch die Mahnung angefallen sind. Für die Berechnung gibt es keine genau festgelegten Werte. Die Höhe der Mahngebühren hängt auch davon ab, ob es sich bei dem Schuldner um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Weiters muss die Mahngebühr angemessen sein.

  • Für Privatpersonen gilt eine Mahngebühr zwischen 2 und 5 Euro als angemessen.

  • Ist der betreffende Schuldner Unternehmer, so darf gemäß § 288 Absatz 5 BGB eine Mahnpauschale bzw. Betreibungspauschale von 40 Euro berechnet werden.


Weiterführende Betreibungskosten: Schadenersatz

Die Regelung dafür gilt allgemein, also für Unternehmergeschäfte und auch Verbrauchergeschäfte:

  • Bei Zahlungsverzug kann der Unternehmer neben den gesetzlichen Zinsen auch den Ersatz anderer, vom Schuldner verschuldeter und dem Gläubiger entstandener, Schäden, vor allem Kosten von außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen geltend machen.

  • Durch diese Regelung können bei Unternehmergeschäften Mahn- und Inkassokosten (z.B. Kosten infolge Beauftragung eines Inkassoinstitutes oder Rechtsanwaltes) gegenüber Verbrauchern überhaupt gefordert werden, wenn die Schuld am Zahlungsverzug auch wirklich beim Schuldner liegt.

  • Diese Kosten müssen aber in angemessenem Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen, außerdem muss die Einforderung zur Deckung solcher Unkosten notwendig und zweckentsprechend sein.

Betreibungskosten - zu beachten:

Wegen restriktiver Vorgaben bei der Einforderung der Betreibungskosten ist die Durchsetzung meistens schwierig - Stichwort Nachweis des entstandenen Schadens sowie der Schuld an der Zahlungsverzögerung:

  • Daher ist eine vertragliche Regelung für Mahn- und Inkassokosten sinnvoll.

  • Aber: Es müssen die Grenzen für zulässige Vereinbarungen beachtet werden - Stichwort grob nachteilige und dadurch nicht wirksame Vertragsbestimmungen!

08. Was tun, wenn nicht gezahlt wird?

Was aber kann getan werden, wenn trotz der 3 Mahnungen noch immer nicht gezahlt wird? Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, auf jeden Fall müssen die offenen Forderungen, inklusive Unkosten der Durchsetzung, nun auf dem Rechtsweg eingefordert werden.

Das kann einerseits durch die Beauftragung eines Anwalts mit dem Prozedere sein, andererseits kann die Durchsetzung der Forderungen auch durch die Beauftragung eines Inkassoinstitutes betrieben werden:

  • Der Vorteil in dieser „Auslagerung“ der Durchsetzung liegt darin, dass Sie sich selber nicht weiter darum kümmern müssen.

  • Ein potenzieller Nachteil kann, wie vorhergehend schon angeführt, daraus entstehen, dass die Durchsetzung der zusätzlichen Anwaltskosten und Kosten des Inkassoinstituts durch die strengeren gesetzlichen Vorgaben schwieriger ist.

Gerichtliche Durchsetzung der Forderung


Wenn die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung nicht erfolgreich ist, bleibt als letzte Möglichkeit oft nur das Beschreiten des Rechtsweges mittels Gang zum Gericht:

  • Mittlerweile gibt es in Deutschland nur noch ein sogenanntes automatisiertes, zentrales Mahnverfahren.

  • Für das Mahnverfahren ist immer das Mahngericht des Bundeslandes zuständig, in dem Sie Wohn- beziehungsweise Firmensitz haben.

  • Für Mahnverfahren besteht kein Anwaltszwang.

  • Wird eine Mahnklage eingebracht, dann prüft der Richter zunächst nur die formalen Angaben und erlässt einen sogenannten „Mahnbescheid“. Durch diesen verpflichtet das Gericht den Beklagten zur Zahlung des in der Mahnklage geforderten Betrages samt Zinsen und Gerichtskosten.

  • Für die Gerichtskosten gibt es eine Mindestgebühr in Höhe von 36 EUR.

  • Dem Beklagten ist es dann innerhalb der Frist von 2 Wochen ab Erhalt dieses Zahlungsbefehls möglich, dagegen Einspruch zu erheben.

  • Wird auf Einspruch verzichtet, ist der Zahlungsbefehl rechtskräftig und der Beklagte somit zur Zahlung verpflichtet.

  • Reagiert der Schuldner nicht auf den Mahnbescheid, so kann der Gläubiger nach Ablauf der 2 Wochen einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen. Dieser wird dann dem Schuldner zugestellt.

  • Wird dagegen rechtzeitig Einspruch erhoben, tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft. Der Gläubiger muss dann einen Antrag auf Durchführung eines streitigen Verfahrens stellen, dieser ist schriftlich zu begründen.

  • Wenn der Kläger den Prozess gewinnt, hat er Anspruch auf Ersatz der eingeklagten Forderung zuzüglich Zinsen und entstandener (Betreibungs-)Kosten.

09. Inkasso:

Beim Betreiben und Durchsetzen der offenen Forderungen zuzüglich entstehender Kosten kann ein Inkassoinstitut mit der Abwicklung beauftragt werden.

Inkasso - zu beachten:

Dabei kommen restriktivere gesetzliche Vorgaben ins Spiel:

  • Die erfolgreiche Durchsetzung aller offenen Forderungen inklusive entstehender Kosten, also auch der Kosten durch das Inkassoinstitut selber, kann sich dadurch deutlich schwieriger und langwieriger gestalten.
  • Der erste Weg sollte auch daher immer die gütliche Lösung sein, im Optimalfall schon durch die maximal 3-stufige Mahnung mit entsprechender Zahlungsaufforderung.

10. Tipp: So kommen Sie schneller an Ihr Geld

Die beste Mahnung ist die, die erst gar nicht gestellt werden muss! Daher empfiehlt es sich, schon bei der Rechnungslegung darauf zu achten, dass Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen. Die folgenden Tipps können dabei helfen:

  • Rechnungen unmittelbar stellen: Warten Sie nach einem Auftrag nicht zu lange, bis Sie die Rechnung stellen. Je näher die Leistung mit der Rechnungslegung verbunden ist, desto größer ist normalerweise auch die Zahlungsbereitschaft.

  • Zahlungsbetrag direkt im E-Mail erwähnen: Wenn Sie die Rechnung via E-Mail versenden, schreiben Sie den ausständigen Betrag direkt in die Betreffzeile oder in das Freitextfeld des E-Mails. So ermöglichen dem Empfänger, den Betrag direkt zu sehen, was die Chance für glaubhafte Ausreden im hinsichtlich Zahlungsverzug erschwert.

  • Übersichtliches Rechnungsdesign: Gestellten Sie Ihre Rechnungen übersichtlich! IBAN und zu überweisender Rechnungsbetrag sollten sofort erkennbar sein.

  • QR-Code: Mit einem QR-Code gestalten Sie die Zahlungsmöglichkeiten für den Empfänger besonders einfach und dazu komfortabler.

  • Telefonat vor Mahnung: Sofern Sie ein gutes Einvernehmen mit dem Schuldner haben, treten Sie in Kontakt - noch ehe Sie die 1. Mahnung verschicken. Oftmals können so Missverständnisse ausgeräumt werden.

Fragen und Antworten

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine offizielle Zahlungsaufforderung, die einem Kunden bei überschrittener Fälligkeit und somit eingetretener Säumigkeit bei der Bezahlung einer Rechnung, ausgestellt wird.

Dabei wird je nach Mahnstufe eine die Zahlungserinnerung sowie zugleich Zahlungsaufforderung inkl. Hinweis auf Durchsetzung über den Rechtsweg (bei der 3. und letzten Mahnung) übermittelt und im für gewöhnlich jeweils eine zusätzliche Zahlungsfrist eingeräumt.

Außerdem ist man berechtigt, ab dem auf die Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung folgenden Tag Mahnspesen und anhand gesetzlicher Bestimmungen Verzugszinsen in bestimmter Höhe einzufordern:

  • Diese zusätzlichen Kosten als Konsequenzen für die säumige Kundschaft unterscheiden das Mahnwesen auch von der inoffiziellen Zahlungserinnerung - diese kommt ohne solche potenziellen Konsequenzen und vor allem Mehrkosten aus.

Wie schreibt man eine Mahnung?

Auch wenn es keine Verpflichtung zum Ausstellen von Mahnungen und daher auch keine Formvorschriften für das Mahnwesen gibt, sollte eine Mahnung jedenfalls immer die folgenden Angaben enthalten:

  1. Name/Bezeichnung und Anschrift des Gläubigers (Aussteller der Mahnung)
  2. Name/Bezeichnung des Schuldners (Kundschaft)
  3. Datum der ursprünglichen Rechnung
  4. Rechnungsnummer und ggf. Auftragsnummer der ursprünglichen Rechnung und ggf. des betreffenden Auftrags (auch, damit die Mahnung eindeutig zugeordnet werden kann)
  5. Hinweis auf Vorliegen des Zahlungsverzugs
  6. Neues Zahlungsziel (zusätzliche Zahlungsfrist im Zuge der jeweiligen Mahnung)

Letze Mahnung: Wie lange ist die Frist?

Das liegt ganz beim Gläubiger, also dem Rechnungsaussteller!

Nachdem es keine Vorschriften zum (verpflichtenden) Ausstellen von Mahnungen gibt, liegt auch die Fristsetzung im Zuge der Mahnstufen, die zusätzlich zur Bezahlung der offenen Rechnung gewährt wird, beim Aussteller der Mahnung.

Es empfiehlt sich aber, die Frist der jeweiligen Mahnung an der Zahlungsfrist der ursprünglichen Rechnung zu orientieren. Das heißt, die Fristen im Zuge der Mahnungen entsprechen der regulären Zahlungsfrist Ihrer Rechnungslegung - beispielsweise:

  • Ursprüngliche Rechnung mit Zahlungsfrist 14 Tage 1. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist ab dem Folgetag der ursprünglichen Zahlungsfrist
  • 2. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist
  • 3. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist und Hinweis, dass bei Überschreiten dieser letzten Frist die offene Forderung auf dem Rechtsweg betrieben wird

Sie können die Fristen im Zuge des 3-stufigen Mahnwesens natürlich auch anders und individuell, vor allem abgestimmt auf die eigenen finanziellen Möglichkeiten, gestalten - dabei lässt Ihnen die Gesetzgebung freie Hand.

Aber - unbedingt beachten: Wenn beim Abschluss des (Kauf-)Vertrags keine Zahlungsfrist für das Begleichen der Rechnung festgehalten wird, tritt der Verzug des Schuldners gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung beim Schuldner ein.

Außerdem muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass der Verzug eintritt, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen erfolgt.

  • Einen automatischen Verzug ohne entsprechenden Hinweis auf der Rechnung sieht die Gesetzgebung nur bei B2B-Geschäften, also Geschäften zwischen Unternehmen, vor.

Wie viele Mahnungen muss es geben?

In Deutschland hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert:

  • Die 1. Mahnung ist eine freundliche Zahlungsaufforderung mit zusätzlicher Zahlungsfrist.
  • Die 2. Mahnung stellt eine nachdrückliche Bitte um Begleichen der offenen Rechnung mit Hinweis auf bereits ignorierte vorhergehende Mahnung dar.
  • Die 3. Mahnung schließlich ist die letzte Aufforderung und damit eine letzte Chance zur Begleichung innerhalb nochmals eingeräumter Frist, jedoch schon mit zusätzlichen Kosten für die säumige Kundschaft anhand von Spesen und Zinsen sowie dem deutlichen Verweis auf die Konsequenzen des Durchsetzens der Forderung auf dem Rechtsweg bei nochmaligem Ignorieren der Mahnung.

Auf dieser Seite finden Sie Vorlagen zu allen 3 Mahnstufen zur kostenlosen Verwendung und im praktischen Word-Format, die Sie direkt downloaden können.

Ab wann darf man eine Mahnung ausstellen?

Grundsätzlich kann eine Mahnung bereits ab dem Tag, der auf die Fälligkeit (somit den letzten Tag der Zahlungsfrist) der ursprünglichen Rechnungsfrist folgt, ausgestellt werden.

Haben Sie einer Kundschaft eine Rechnung mit Zahlungsfrist und daher Fälligkeit am 14.02.2022 ausgestellt, kann die 1. Mahnung mit 15.02.2022 ausgestellt werden - vorausgesetzt natürlich, dass der Zahlungseingang auch mit diesem Tag fehlt und die Kundschaft daher säumig geworden ist!

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Wenn auch die 3. Mahnung nicht zum Zahlungseingang führt, gibt es mehrere Möglichkeiten - die offenen Forderungen, inklusive Unkosten durch das weitere Durchsetzungsprozedere, müssen dann auf jeden Fall auf dem Rechtsweg eingefordert werden:

  • Beauftragung eines Anwalts mit dem Prozedere.
  • Durchsetzung der Forderungen durch die Beauftragung eines Inkassoinstitutes, das die weitere Betreibung der offenen Forderung im Auftrag übernimmt.

Der Vorteil dieser „Auslagerung“ der Durchsetzung liegt darin, dass Sie sich nicht weiter selbst darum kümmern müssen.
Ein potenzieller Nachteil kann daraus entstehen, dass die Durchsetzung der zusätzlichen Anwaltskosten und Kosten seitens Inkassoinstituts durch die strengeren gesetzlichen Vorgaben schwieriger ist.

Gerichtliche Durchsetzung

Wenn die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung nicht erfolgreich ist, bleibt als letzte Möglichkeit oft nur das Beschreiten des Rechtsweges mittels Gang zum Gericht und Betreiben der Forderung im Zuge eines Mahnverfahrens:

  • In Deutschland wurde das automatisierte, zentrale Mahnverfahren eingeführt.
  • Zuständig ist demnach das zentrale Wohngericht des Bundeslandes, in dem Sie Ihren Wohn- oder Firmensitz haben.

Wie viele Mahnungen bis zum gerichtlichen Mahnverfahren?

Rechtlich gibt es für die Mahnungen keine Grundlage. § 286 BGB regelt, wann und unter welchen Bedingungen ein Schuldner in Verzug gerät. Sobald diese Voraussetzung eintritt, können Sie mahnen.

  • Bei gewerblichen Kunden spricht man von Verzug, wenn die Bezahlung bis zum Fälligkeitstermin nicht erfolgt, eine zusätzliche Mahnung wäre hier nicht nötig.
  • Privatkunden müssen auf der Rechnung auf diesen Umstand hingewiesen werden.

Generell hat sich aber in Deutschland ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, welches im Geschäftsleben mittlerweile üblich ist. Daher wird im Regelfall der Rechtsweg dann beschritten, wenn auch die 3. Mahnung nicht zur Bezahlung der offenen Forderung geführt hat.

Was kommt nach einer Inkasso-Mahnung?

Wenn auf Inkasso-Mahnungen durch das beauftragte Inkassoinstitut auch nicht reagiert wird und die offene Forderung entsprechend nicht bezahlt wird, muss der Rechtsweg beschritten und ein Mahnverfahren eingleitet werden:

Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist dabei das Gericht für den Unternehmenssitz oder bei Verbrauchern am Wohnsitz des Beklagten zuständig. In Deutschland wurde dafür das automatisiere, zentrale Mahnverfahren eingeführt.

Wird eine Mahnklage eingebracht, dann prüft der Richter zunächst nur die formalen Angaben und erlässt einen sogenannten Mahnbescheid:

  • Durch diesen verpflichtet das Gericht den Beklagten zur Zahlung des in der Mahnklage geforderten Betrages samt Zinsen und Gerichtskosten.
  • Dem Beklagten ist es dann möglich, innerhalb der Frist von 2 Wochen ab Erhalt des Mahnbescheids, gegen diesen Einspruch zu erheben.
  • Wird auf Einspruch verzichtet, so kann nach weiteren 14 Tagen beim zuständigen Amtsgericht ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden. Auch dafür hat der Schuldner wieder eine Einspruchsfrist. Kommt es zu keinem Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid, so haben Sie einen Vollstreckungstitel, der mittels Gerichtsvollzieher durchgesetzt werden kann.
  • Wird dagegen rechtzeitig Einspruch erhoben, tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft und es wird ein Gerichtsverfahren eingeleitet.

Wenn der Kläger den Prozess gewinnt, hat er Anspruch auf Ersatz der eingeklagten Forderung zuzüglich Zinsen und entstandener (Betreibungs-)Kosten.

Mahnung oder Zahlungserinnerung - was ist der Unterschied?

Je nach finanziellem Spielraum des Unternehmens und nach säumiger Kundschaft - es ist meistens etwas anderes, wenn Stammkundschaft in Zahlungsverzug gerät - bietet sich in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung zunächst das Ausstellen der inoffiziellen Zahlungserinnerung an.

  • Eine Zahlungserinnerung ist freiwillig und zieht keine rechtlichen Folgen nach sich.

Anstatt der offiziellen Zahlungsaufforderung in Form einer direkten ersten Mahnung wird damit signalisiert, dass nicht von absichtlichem oder gar auf Zahlungsunfähigkeit beruhendem Verzug ausgegangen wird.

  • Das ist sowohl der Kundenzufriedenheit als auch der Kundenbindung zuträglich, während die Drohkulisse des Mahnwesens durchaus negative Auswirkungen für das Unternehmen haben kann.
  • Die reine Zahlungserinnerung verbindet mehr und stößt die Kundschaft nicht gleich vor den Kopf - die gütliche Lösung wird forciert. Das führt oft auch schon zum gewünschten Zahlungseingang.

Wo finde ich Vorlagen für die Mahnungen?

Vorlagen zur kostenlosen Verwendung und praktischerweise im Word-Format finden Sie direkt auf dieser Seite:

  • Die Vorlagen für die Mahnschreiben entsprechen dem 3-stufigen-Mahnwesen und sind direkt in den betreffenden Kapiteln zur jeweiligen Mahnstufe auf dieser Seite zum Download verfügbar.

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