Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die steuerlich absetzbaren Kosten für Mahlzeiten auf Dienstreisen. Diese Kosten können Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend machen.
Verpflegungsmehraufwand ⇒ einfach erklärt
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Verpflegungsmehraufwand - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
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Verpflegungsmehraufwendungen sind Kosten, die Arbeitnehmern entstehen, wenn sie sich außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes aufhalten und die Kosten für die Verpflegung selbst tragen müssen.
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Die Höhe der Verpflegungspauschale variiert je nach Land, Dauer und Aufwendung auf und während der Reise.
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In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale für das Jahr 2023 28 Euro pro Tag bei einer Reisedauer von mehr als 8 Stunden und 14 Euro bei einer Reisedauer von weniger als 8 Stunden.
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Bei Reisen ins Ausland ist die Pauschale von Land zu Land unterschiedlich und richtet sich nach den Tagessätzen des deutschen Bundesfinanzministeriums.
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Für längere Dienstreisen gelten besondere Regelungen in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand.
Was genau ist ein Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht und bezeichnet steuerlich absetzbare Kosten für die Verpflegung auf geschäftlichen Reisen.
Es handelt sich dabei um eine Art von Reisekosten, die dann entstehen, wenn sich Arbeitnehmer außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte aufhalten und dadurch die Übernachtungskosten sowie die Mahlzeiten selbst bezahlen müssen.
- Diese Kosten können Verpflegungskosten, Pauschalbeträge und andere zusätzliche Kosten für die Verpflegung während der Abwesenheitsdauer betreffen.
Vor allem für Arbeitnehmer, die sich häufig auf einer Dienstreise nach § 2 BRKG befinden, ist der Verpflegungsmehraufwand ein wichtiger Aspekt.
Die Höhe der Verpflegungspauschale
Die Höhe der Verpflegungspauschale ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. Speziell der Ort ist hierbei entscheidend:
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So unterteilt man bei der Bemessung der Pauschale grundsätzlich zwischen Aufwänden im Inland und im Ausland.
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Diese Aufwände werden wiederum differenziert kalkuliert und fallen entsprechend unterschiedlich hoch oder niedrig aus.
Verpflegungsmehraufwand im Inland (Deutschland)
Die Verpflegungspauschale ist ein wichtiger Faktor für Arbeitnehmer, die auswärts tätig sind.
Bis 2013 galten folgende Pauschbeträge:
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24 Euro für Abwesenheit von 24 Stunden.
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12 Euro für weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden.
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6 Euro für weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden.
Seit 2014 gelten für eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland ohne Übernachtung 12 Euro, für An- und Abreisetage bei Übernachtung ebenfalls 12 Euro, und für Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung 24 Euro.
Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gibt es länderabhängige Pauschbeträge für die Verpflegung.
Quelle hierfür: Bundesministerium der Finanzen
Aktuell gelten seit dem 1.1.2023 wieder andere Sätze:
- Gemäß § 9 Abs. 4a EStG liegt der Pauschalbetrag derzeit bei 28 Euro für jeden vollständigen Kalendertag und bei 14 Euro für mindestens 8 Stunden (dazu zählen ebenfalls An- oder Abreisetage).
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Ab dem Jahr 2014 gibt es für berufliche Dienstreisen je nach Land unterschiedliche Pauschbeträge.
Diese Pauschbeträge reguliert das sogenannte Bundesreisekostengesetz (BRKG):
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Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden erhält man 120 % der Auslandstagegelder.
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Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten mit einer Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden hat man einen Anspruch von 80 % der Auslandstagegelder.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diese Beträge im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen wird dabei anhand des Ortes bestimmt, den der Arbeitnehmer zuletzt vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.
- Wenn dieser Ort sich im Inland befindet, gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland als maßgebend für die Verpflegungskosten und Pauschalen.
Die Höhe der vom Arbeitgeber zu zahlenden Pauschalen variiert von Land zu Land und wird jährlich neu festgesetzt.
Hier eine Übersicht ausgewählter Länder und deren Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Auswärtstätigkeit:
- USA: 75 Euro
- Australien: 74 Euro
- China: 68 Euro
- Kanada: 62 Euro
- Brasilien: 45 Euro
Eine ausführliche Auflistung der verschiedenen Pauschalbeträge für alle weiteren Länder kann direkt über das Bundesfinanzministerium als PDF-Dokument aufgerufen und eingesehen werden.
Verpflegungsmehraufwand: Sonderregelung bei längeren Reisen
Fällt eine auswärtige Beschäftigung länger als einen Tag aus, ergeben sich, je nachdem wo die Beschäftigung stattfand, unterschiedliche Regelungen zur Bemessung.
- Auch hier wird wieder zwischen Tätigkeiten im Inland und Ausland unterschieden.
Mehrtägige Reisen im Inland
Bei Inlandsreisen im Auftrag des Arbeitgebers hängt die Verpflegungspauschale von folgenden Punkten ab:
- Der Art des Tages.
- Der Dauer des Aufenthalts vor Ort.
- Den verzehrten Mahlzeiten am Aufenthaltsort.
Bei einer dreitägigen Geschäftsreise wird das Verpflegungspauschale beispielsweise auf der Grundlage der Tageskategorie und der in Anspruch genommenen Mahlzeiten berechnet.
Mehrtägige Auslandsreisen
Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten zusätzliche Regeln, vor allem in Bezug auf den Aufenthaltsort, der sich auf die Tagesgeldsätze auswirkt.
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Das Tagegeld des Ortes, der vor Mitternacht erreicht wird, wird für den arbeitsfreien Anreisetag berechnet.
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Das Tagegeld des Ortes, der vor Mitternacht erreicht wird, wird auch während des Aufenthalts angewandt.
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Für den Rückreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit im Ausland.
So wird z. B. das Verpflegungsgeld für eine dreitägige Dienstreise auf der Grundlage des Aufenthaltsortes und der letzten Tätigkeit im Ausland berechnet.
Zusätzliche Verpflegungsausgaben können auf zwei Arten geltend gemacht werden:
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Der Arbeitgeber kann die Verpflegungspauschale im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstatten und mehr als den Pauschalbetrag, aber nicht mehr als das Doppelte des Pauschalbetrags, zahlen.
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Wenn der Arbeitgeber die Zahlung der Verpflegungspauschale verweigert, kann sie in der Steuererklärung als Werbungskosten nach § 9 EStG geltend gemacht werden, wodurch zumindest ein Teil der Verpflegungskosten erstattet wird.
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Fragen und Antworten
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale, die Arbeitnehmern gezahlt wird, um die Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise im Rahmen einer Auswärtstätigkeit abzudecken. Es handelt sich dabei um eine steuerfreie Zahlung, die entweder vom Arbeitgeber direkt an den Arbeitnehmer gezahlt werden kann oder als Werbungskosten in der Steuererklärung im Rahmen der Verpflegungsmehraufwendungen des Arbeitnehmers geltend gemacht werden kann.
Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?
Arbeitnehmer haben Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand, wenn sie dienstlich unterwegs sind und auswärtige Übernachtungen notwendig sind. Der Anspruch besteht sowohl für Inlandsreisen als auch für Auslandsreisen. Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend an einem anderen Ort arbeitet und anschließend zurückkehrt. Der Zweck der Reise muss ausschließlich beruflicher Natur sein.
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand?
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt vom Reiseziel und der Dauer der Reise ab. Es gibt eine Pauschale für den An- und Abreisetag sowie für jeden vollen Kalendertag, an dem sich der Arbeitnehmer auswärts aufhält. Die Pauschalen sind gestaffelt und unterscheiden sich je nach Land und Region.
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Im Inland beträgt der Verpflegungsmehraufwand für die Auswärtstätigkeit zwischen 14 und 28 Euro pro Tag.
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Im Ausland zwischen 28 und 72 Euro pro Tag.
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Für den An- und Abreisetag gibt es in der Regel jeweils eine halbe Pauschale.
Eine ausführliche Auflistung der verschiedenen Pauschalbeträge für alle Länder kann direkt über das Bundesfinanzministerium als PDF-Dokument aufgerufen und eingesehen werden.
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz (EStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesreisekostengesetz (BRKG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Pauschalbeträge ab 1.1.2023:
Bundesministerium der Finanzen