Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung für Selbstständige ⇒ einfach erklärt

Bei Geschäftsreisen fallen Reisekosten an, die Selbstständige durch die steuerliche Abschreibung als Betriebsausgaben geltend machen. Die Reisekostenabrechnung ist die Zusammenstellung aller Kosten, die auf einer dienstlichen Reise entstanden sind.

Letzte Aktualisierung:

Reisekostenabrechnung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Eine Reisekostenabrechnung ist die Zusammenstellung von allen Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen.
  • Voraussetzung für die Erstattung der Reisekosten ist, dass die Reise zu 100 Prozent dienstlich motiviert ist und dies glaubhaft vermittelt werden kann.
  • Die Reisekosten setzen sich zusammen aus: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- sowie Reisenebenkosten.
  • Die Reisekostenabrechnung unterliegt keinen gesetzlichen und formalen Vorgaben. Übersichtlichkeit ist jedoch wichtig, damit die Erstattung nicht verweigert wird.
  • Die betreffenden Reisekosten werden in der Steuererklärung von Selbstständigen geltend gemacht.
  • Eine Erstattung der Reisekosten erhält immer nur derjenige, der dienstlich unterwegs ist. Begleitpersonen haben kein Anrecht.

Was gilt als Geschäftsreise?

Betriebsausgaben | Steuerliche Abschreibung


Es handelt sich um eine dienstliche Reise, sobald ein Selbstständiger vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der eigenen Wohnung tätig wird.

  • Demnach spricht man im Steuerrecht nicht von einer Geschäftsreise, sondern von einer sogenannten beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Wenn Selbstständige beruflich unterwegs sind, fallen in der Regel auch entsprechende Reisekosten für Fahrt, Verpflegung sowie Übernachtung an.

  • Diese Kosten können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden und sind somit im Zuge der steuerlichen Abschreibung von der Steuer absetzbar.

Selbstständige führen eine Dienstreise aus, um beispielsweise:

  • zu einem Kunden zu fahren
  • eine Messe oder Schulung zu besuchen
  • an einen anderen Firmenstandort zu reisen

Voraussetzungen für eine Dienstreise

Betriebsausgaben | Bestimmungen


Selbstständige können nicht alle Reisekosten in voller Höhe in der Buchhaltung als Betriebsausgabe deklarieren. Damit das Finanzamt eine Dienstreise als solche anerkennt, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Der Selbstständige muss sich während der gesamten Reisezeit außerhalb der normalen Arbeitsstätte sowie der eigenen privaten Wohnung befinden.

  • Es muss eine gewisse Distanz überwunden werden. Hierbei gilt, dass das Finanzamt eine Dienstreise in der Regel anerkennt, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

  • Die Dienstreise muss zu 100 Prozent beruflich veranlasst sein. Private Fahrten sind auch im Rahmen einer Geschäftsreise nicht absetzbar.

Darüber hinaus können Selbstständige auch dienstliche Fahrten außerhalb einer Geschäftsreise als Betriebsausgabe geltend machen. Diese Kosten gelten dann jedoch streng genommen nicht mehr als Reisekosten.

Weitere essenzielle Voraussetzungen, um eine Geschäftsreise steuerlich absetzen zu können, sind die Belegpflicht und die Glaubhaftmachung.

Belegpflicht

  • Alle Ausgaben im Rahmen einer Dienstreise müssen mit entsprechenden Belegen nachweisbar sein.

Glaubhaftmachung

  • Bei der Reisekostenabrechnung muss ein glaubhafter Zusammenhang zur Arbeit deutlich werden.
  • Es dürfen also nur Kosten angegeben werden, die wirklich einen beruflichen Bezug haben und während der Reise anfallen.
  • Außerdem müssen die Reisekosten auf Dienstreisen angemessen sein.

Was letztendlich als angemessen gilt, ist in jedem Einzelfall reine Auslegungssache vom Finanzamt. Grundsätzlich werden Rechnungen von einfachen Mittelklassehotels problemlos anerkannt, während Belege von Fünf-Sterne-Hotels deutlich schwieriger zu rechtfertigen sind.

Ausnahme: Der Reisende kann nachweislich darlegen, dass kein günstigeres Hotel in entsprechender Umgebung zur Verfügung war.

Was kann in der Abrechnung geltend gemacht werden?

Betriebsausgaben | Reisekostenabrechnung | Bestimmungen


Grundsätzlich können in der Reisekostenabrechnung die folgenden Kostenpunkte der Reise berücksichtigt werden, diese gelten als steuerlich absetzbare Reisekosten:

  • Fahrtkosten
  • Reisenebenkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand

Im Detail:

Fahrtkosten

Werden im Rahmen einer Geschäftsreise öffentliche Verkehrsmittel genutzt, können die Kosten dafür vollständig abgesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise Bus-, Zug- oder auch Flugtickets.

Bei Fahrten mit einem privaten Fahrzeug gilt Folgendes:

  • Beim Pkw können 30 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerlich geltend gemacht werden.

  • Seit Anfang 2022 gilt: Ab dem 21. Kilometer können sogar 38 Cent pro Kilometer abgesetzt werden. Bei einem Beispiel von 500 gefahrenen Kilometern wären das 190 Euro, die ein Selbstständiger laut Steuerrecht erstattet bekommt.

  • Für jedes andere motorbetriebene Transportmittel können auf Reisen 20 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden. Bei einem Beispiel von 50 gefahrenen Kilometern wären zehn Euro absetzbar.

  • Hier sind die Bestimmungen zu den Werbungskosten in § 9 EStG maßgebend. Diese Regelung ist laut aktueller Gesetzgebung bis zumindest 2026 gültig.

Verpflegungsmehraufwand

Unternehmer können die Verpflegung für Angestellte auf einer Dienstreise stellen und die Kosten dafür dann als Betriebsausgabe beim Finanzamt deklarieren, sofern alle Nachweise vorliegen.

Dabei gelten folgende Pauschalen:

  • Mehr als acht Stunden Reisedauer: Reisekostenpauschale von 14 Euro.
  • Mehr als 24 Stunden Reisedauer: Reisekostenpauschale von 28 Euro.

Bestimmungen: § 9 EStG

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten können Selbstständige und Unternehmer in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen.

  • Sie sind im Ausmaß von sieben Prozent vorsteuerabzugsfähig.

Bestimmungen: § 9 EStG sowie § 15 UStG

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten gelten alle anfallenden Kosten im Rahmen einer Geschäftsreise, die nicht zu den Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zählen.

Zu den gängigen Reisenebenkosten gehören unter anderem:

  • Gebühren für Gepäckstücke
  • Parktickets
  • Trinkgelder in Restaurants oder Hotels
  • Kosten für Hotel-WLAN
  • Mietwagen, Taxi oder Ähnliches
  • Mautgebühren
  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit geschäftlichem Anlass (Messen, Seminare, Workshops, etc.)

Die Reisenebenkosten halten sich meist so gering, dass sie einfach übersehen werden.

  • Aber vor allem bei häufigeren Geschäftsreisen sammelt sich auch aus den kleineren Beträgen schnell eine große Summe zusammen, die unbedingt in der Reisekostenabrechnung angegeben werden sollte.

Bestimmungen: § 9 EStG

Reisekostenabrechnung richtig erstellen

Betriebsausgaben | Anleitung


Damit die Finanzbehörde die Reisekostenabrechnung anerkennt, muss diese auch korrekt erstellt werden.

  • Da die Abrechnung an keinerlei formale Angaben gebunden ist, können Unternehmer sie auch händisch anfertigen.

Bei häufigeren Reisen empfiehlt sich jedoch eine passende Vorlage oder eine Reisekostenabrechnungs-Software.

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben

Damit Selbstständige und Unternehmer die Reisekosten korrekt abrechnen und absetzen können, gehören die folgenden Angaben immer in eine Reisekostenabrechnung:

  • Vollständiger Name der reisenden Person
  • Reisedaten und Dauer der Reise
  • Reiseziel
  • Zweck der Geschäftsreise
  • Unterschrift der reisenden Person (des Selbstständigen)

Zusätzlich müssen alle auf der Reise entstandene Kosten aufgelistet und durch Rechnungen oder Belege nachgewiesen werden.

Können Belege in einzelnen Situation nicht erstellt werden (z.B. bei Trinkgeld), kann auf einen Eigenbeleg zurückgegriffen werden, um eine Erstattung über die entsprechenden Kosten zu erhalten.

Diese Angaben gehören auf einen Eigenbeleg zur Abrechnung der Reisekosten:

  • Vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Art der Kosten und Datum der Ausgaben
  • Sämtliche Kostendetails
  • Begründung für den Eigenbeleg
  • Unterschrift des Erstellers

Reisekostenabrechnung: Sonderfälle

Betriebsausgaben | Bestimmungen


Auf Reisen gibt es immer wieder besondere Fälle, die auch die Erstellung einer entsprechenden Reisekostenabrechnung für Selbstständige kompliziert machen können.

Sobald die Ausgaben unterwegs zu unübersichtlich werden, empfiehlt sich zur Hilfe bei der Erstellung der Abrechnung eine Software-Lösung oder zumindest eine passende Vorlage für Word oder Excel.

Reisekosten bei Dienstreisen mit Partner

Bei längeren Geschäftsreisen bietet es sich für Selbstständige häufig an, den Lebenspartner mitzunehmen. In einem solchen Fall können die zusätzlichen Reisekosten nicht von den Steuern abgesetzt werden.

  • Wird ein Doppelzimmer gebucht, können maximal die Kosten berechnet werden, die im entsprechenden Hotel für ein Einzelzimmer anfallen würden.

Selbiges gilt auch für Angestellte:

  • Die Reisekosten übernimmt der Arbeitgeber immer nur für die Person, die dienstlich unterwegs ist.

Gemischte Reisekosten: Dienstreise und Urlaub kombinieren

Nicht selten werden an eine geschäftliche Reise noch ein paar Urlaubstage in der jeweiligen Destination angehängt.

  • Allerdings müssen Selbstständige dabei beachten, dass solche gemischten Reisekosten nur anteilig abgesetzt werden können.

  • Es muss klar nachgewiesen werden, welcher Teil der Reise dienstlich und welcher Teil privat war.

Auch private Ausgaben im Rahmen einer Dienstreise (z.B. Wellness oder Minibar-Nutzung) können nicht in der Reisekostenabrechnung angegeben werden.

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Fragen und Antworten

Für die Reisekostenabrechnung gibt es verschiedene Regelungen:

  • Für die Fahrtkosten gilt die Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer mit dem Pkw, ab dem 21. Kilometer 38 Cent und 20 Cent pro Kilometer mit anderen motorisierten Verkehrsmitteln).
    Bestimmungen: § 9 EStG

  • Bei den Verpflegungskosten werden 14 Euro ab einer Reisedauer von acht Stunden und 28 Euro ab einer Reisedauer von mindestens 24 Stunden erstattet.
    Bestimmungen: § 9 EStG

  • Die Übernachtungskosten können Unternehmer in voller Höhe angeben, diese sind mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent vorsteuerabzugsfähig.
    Bestimmungen: § 9 EStG sowie § 15 UStG

  • Reisenebenkosten können, sofern sie dokumentiert werden, vollständig abgesetzt werden. Dabei gelten die üblichen Mehrwertsteuersätze von 19 Prozent. Selbstständige können bei belegten Kosten einen Vorsteuerabzug vornehmen.
    Bestimmungen: § 9 EStG

Selbstständige können die Reisekosten im Zuge der steuerlichen Abschreibung als Betriebsausgaben deklarieren. Angestellte Geschäftsführer einer Gesellschaft setzen Reisekosten wie auch normale Arbeitnehmer ab.

Die Reise muss zu 100 Prozent beruflich veranlasst sein und mindestens über die Stadtgrenze hinausführen. Außerdem müssen die Reisekosten angemessen sein, um eine entsprechende Erstattung von der Finanzbehörde zu erhalten.

Quellen