Die ersten 5 Schritte zur digitalen Buchhaltung

Digitale Buchhaltung spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern – ein Gewinn für jedes Unternehmen.

Der Wechsel von analoger zu digitaler Buchhaltung mag zunächst überwältigend erscheinen, doch mit einer klaren Struktur wird der Einstieg deutlich einfacher.

• Wir zeigen fünf praktische Schritte auf, die den Einstieg erleichtern und für eine reibungslose Umstellung sorgen. 

Der erste Schritt ist, analoge Ablagesysteme wie Schubladen, Ordner oder Boxen hinter sich zu lassen. Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Kassenbelege, PDF-Rechnungen oder andere Buchhaltungsunterlagen schnell und unkompliziert im System zu erfassen.

• Ob per Upload, Scan oder sogar automatischer Erkennung: Mit einem digitalen System wird die bisherige Zettelwirtschaft sofort überflüssig und alle wichtigen Belege sind an einem Ort. 

Es ist wichtig eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die sowohl benutzerfreundlich als auch leistungsstark ist. Am Markt etablierte und geprüfte Softwares, wie FreeFinance, sind GoBD-konform, unterstützen die E-Rechnung und verfügen über eine direkte Steuerberater-Anbindung.

• Webbasierte Lösungen ermöglichen ein geräteunabhängiges Arbeiten, sodass die Buchhaltung jederzeit und von jedem Ort bearbeitet werden kann. 

Der Übergang muss nicht auf einen Schlag erfolgen. Starten Sie mit den wichtigsten Prozessen:

• Die Erfassung von Eingangsrechnungen, wie z.B. Lieferantenrechnungen, sowie die Verwaltung von Belegen.

Sobald diese Grundlagen etabliert sind, können Sie weitere Funktionen wie den automatischen Bankkonto-Abgleich oder Mahnwesen hinzufügen. Ein schrittweises Vorgehen verringert den Anpassungsstress und schafft die notwendige Routine.  

Erteilen Sie Ihrem Steuerberater über die Software direkten Zugriff auf die Buchhaltungsdaten. Das lohnt sich auch bereits an dem Punkt, wo Eingangsrechnungen erfasst werden. So entfällt das Sammeln und Übermitteln von Pendelordnern und Belegen.

• Steuerberater können direkt im System arbeiten, was Prozesse beschleunigt und den Austausch effizienter macht. 

Eine erfolgreiche Umstellung erfordert, dass alle Beteiligten die neue Software verstehen und nutzen können.

• Das Definieren von konkreten Zuständigkeiten für die digitale Buchhaltung innerhalb vom Team unterstützt dabei, damit klar ist, wer für welche Schritte verantwortlich ist.

Viele Buchhaltungssoftwares, wie FreeFinance, bieten zudem Schulungen an. Diese Schulungsangebote helfen dabei, mögliche Berührungsängste abzubauen und das Team Schritt für Schritt mit den Funktionen der Software vertraut zu machen. 

Das Wichtigste ist, Routine schaffen und langfristig davon zu profitieren.

• Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung liegt im Ersetzen bestehender Routinen durch neue.

Um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse reibungslos funktionieren, kann es beispielsweise nützlich sein, feste Zeitpunkte für die Erfassung und Bearbeitung von Belegen zu etablieren und alle Mitarbeitenden aktiv in die Veränderung mit einzubinden.

• Je besser das Team die neuen Abläufe verinnerlicht, desto leichter wird der Übergang. 

Die Umstellung von analoger auf digitale Buchhaltung mag zunächst wie eine große Veränderung wirken, doch mit einem klaren Plan und den richtigen Tools wird der Prozess einfach und effizient.

Die Vorteile – von Zeitersparnis über Ordnung bis hin zu einer besseren Zusammenarbeit – machen die Umstellung zu einem Gewinn für jede Praxis.