Wie Sie die 5 häufigsten Fehler vermeiden

Fehler aus Unachtsamkeit oder Unwissenheit können gerade in der Buchhaltung unnötige Kosten, rechtliche Probleme oder hohen Zeitverlust verursachen.

• Wir zeigen die fünf häufigsten Fehler auf und erklären, wie einfach sie sich vermeiden lassen. 

"Keine Buchung ohne Beleg" lautet einer der bekanntesten und wichtigsten Grundsätze in der Buchhaltung. Und doch ist es eine der häufigsten Fehlerquellen.

• Nicht nur das Verlieren von Quittungen, sondern auch unzureichende Beschriftungen oder fehlende Zuordnungen können zu Problemen führen.  

Tipp:  
Nutzen Sie digitale Lösungen wie FreeFinance zur Belegerfassung. Solche Tools ermöglichen es, Belege direkt nach dem Erhalt zu scannen und automatisch den richtigen Kategorien zuzuordnen.

Weitere Felder wie Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant sollten unbedingt ausgefüllt werden - die meisten Softwares lesen diese Information auch automatisch aus. 

Eine lückenhafte oder unregelmäßige Kontrolle der Bankkonten und Kassenbestände führt oft zu Unstimmigkeiten. Offene Posten und Doppelzahlungen bleiben häufig für eine längere Zeit unbemerkt. 

Tipp:  
Richten Sie feste Zeitfenster, z.B. einmal pro Woche ein, um Ihre Konten abzugleichen. Digitale Buchhaltungslösungen wie FreeFinance führen einen automatischen Abgleich von Bankkonten durch und ordnen offenen Posten entsprechende Zahlungseingänge zu.   

Steuerliche Fristen zu verpassen, gehört zu den teuersten Fehlern in der Buchhaltung. Auch das Ignorieren oder Missverstehen aktueller steuerlicher Anforderungen kann hohe Nachzahlungen oder Bußgelder nach sich ziehen.  

Tipp:  
Softwares wie FreeFinance erinnern an Fristen und weisen automatisch auf gesetzliche Änderungen hin. Bleiben Sie über aktuelle steuerliche Anforderungen informiert, insbesondere dann, wenn Ihre Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist.  

Besonders in kleinen Unternehmen oder bei ehrenamtlichen Vereinsvorständen wird häufig die Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben verwischt.

• Das erschwert die Buchhaltung erheblich und kann, abhängig von der gewählten Rechtsform, rechtliche Konsequenzen haben.  

Tipp:  
Separate Konten für geschäftliche und private Finanzen erleichtern die Buchhaltung und schützen die privaten Finanzen.  

Viele Unternehmen zögern, digitale Buchhaltungslösungen einzuführen, und bleiben stattdessen bei manuellen Prozessen, die nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig sind.

• Insbesondere das Erstellen von Rechnungen mit Word oder Excel birgt Risiken, da diese Methoden längst nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Tipp:  
Setzen Sie auf cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Diese automatisieren manuelle Prozesse, wie z.B. die Belegerfassung und den Abgleich offener Posten, und machen die Zusammenarbeit mit Steuerberatern unkompliziert. 

Eine sorgfältige Buchhaltung ist der Schlüssel für Transparenz, Effizienz und rechtliche Sicherheit. 

Wer in smarte Tools investiert und feste Routinen etabliert, macht sich die Finanzverwaltung langfristig leichter und spart auch noch Zeit. Für mehr Fokus auf die Kernaufgaben.