Warum jetzt der ideale Zeitpunkt zum Umstieg ist

Die Anforderungen an das Verwaltungswesen werden immer komplexer. Gleichzeitig eröffnen digitale Lösungen neue Möglichkeiten, mit denen sich der Alltag einfacher gestalten und viel Zeit sparen lässt.

• Insbesondere Themen wie E-Rechnung, Cloud-Speicher und Datenschutz machen deutlich, wie wichtig es ist, jetzt aktiv zu werden. 

Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnungspflicht wird es immer mehr zur Voraussetzung, dass finanzielle Prozesse digital abgebildet werden.

• Eine E-Rechnung ist dabei nicht gleich eine PDF-Rechnung. Viel mehr ist es ein strukturiertes Format, welches von Maschinen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann.

Die gängigsten Format sind dabei die X-Rechnung und die sogenannte ZUGfERD- Rechnung. 

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür werden spezielle Programme, wie FreeFinance als Buchhaltungssoftware, benötigt. Sie sind in der Lage sind E-Rechnungen korrekt zu empfangen, auszulesen und zu erfassen.

• Darüber hinaus ordnen solche Programme die Rechnungsdaten auch automatisch den richtigen Kategorien zu. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. 

Ein oft diskutiertes Thema bei der Digitalisierung ist der Datenschutz. Intuitiv mag der Rechner unter dem eigenen Schreibtisch oder der Server in einem lokalen Büro sicherer wirken, weil wir ihn sehen und kontrollieren können.

Doch die Realität zeigt, dass lokale Speicherlösungen oft anfälliger für Probleme sind, wie z. B. Datenverlust durch Hardware-Fehler, mangelnde Backups oder Sicherheitslücken durch veraltete Software.

Cloud-Lösungen bieten hier entscheidende Vorteile. Sie werden in zertifizierten Rechenzentren betrieben, die mit modernsten Sicherheitsstandards ausgestattet sind.

Dazu gehören:

• Redundante Server: Ihre Daten sind mehrfach gesichert, sodass ein Ausfall eines Servers keine Datenverluste verursacht.

• Verschlüsselung sensibler Daten: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Nur berechtigte Personen erhalten Zugang zu den sensiblen Informationen.

• Regelmäßige Updates: Sicherheitslücken werden automatisch geschlossen, ohne dass die Nutzer sich darum kümmern müssen.

Moderne Cloud-Dienste garantieren auch, dass alle Aktivitäten protokolliert werden, sodass jede Datenerfassung und -Änderung nachvollziehbar bleibt. Selbstverständlich können jederzeit Sicherheitskopien erzeugt und lokal gespeichert werden, um zusätzliche Redundanz zu schaffen.

Viele moderne Softwares sind so benutzerfreundlich gestaltet, dass keine speziellen Fachkenntnisse für die Bedienung nötig sind.

• Intuitive Programme führen durch die Prozesse und erleichtern Aufgaben, wie z.B. die digitale Belegerfassung oder die Erstellung von Berichten bei Buchhaltungssoftwares.

Dadurch bleibt mehr Zeit für Kernaufgaben, während die Software Routineaufgaben übernimmt.

• Zeitersparnis: Prozesse laufen schneller und effizienter ab.

• Flexibilität: Ortsunabhängiges Arbeiten dank Cloud-Zugriff.

• Transparenz: Alle Daten sind zentral verfügbar und klar strukturiert.

• Kostenersparnis: Weniger Papier und reduzierte Fehlerquote sparen Ressourcen.

Die Digitalisierung ist nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit, um mit den steigenden Anforderungen Schritt zu halten.

• Intelligente Programme, automatisierte Prozesse und höchste Sicherheitsstandards bieten eine ideale Grundlage, um auch in Zukunft erfolgreich und noch effizienter arbeiten zu können. 

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt Ihre Verwaltung zu modernisieren, weil die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, Effizienz steigert und Ihnen ermöglicht, Zeit sowie Ressourcen optimal zu nutzen

Dabei profitiert nahezu jede Branche vom Einsatz moderner Technologien. Gerade in der Verwaltung bieten digitale Lösungen erhebliche Erleichterungen und sorgen dafür, dass wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden können.