Rechnung schreiben mit FreeFinance

Angebot schreiben 2022: Mit Vorlage & Checkliste

Das Angebot stellt in der Beziehung von Unternehmen zu - im Optimalfall - späteren Kunden oft den ersten Kontakt dar.
Daher sollte ein Angebot nicht nur Anforderungen und Formvorschriften erfüllen, sondern auch ansprechend gestaltet sein - je ansprechender es auf den potenziellen Kunden wirkt, umso eher wird darauf eingegangen und der Auftrag erteilt.

Letzte Aktualisierung:

Angebot - Auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Will jemand eine Leistung gegen Entgelt erbringen, ist es üblich, vor der Durchführung des Geschäfts ein Angebot an den Leistungsempfänger zu stellen.
  • Im Angebot wird ein rechtmäßig gültiger Preisvorschlag übermittelt und es sind die wichtigsten Angaben zu den Leistungen enthalten – dabei müssen bestimmte Formvorschriften eingehalten und Pflichtangaben gemacht werden.
  • Angebote gehören zu den Geschäftsdokumenten eines Unternehmens und sind daher Teil der Fakturierung im Unternehmen.
  • Ein Angebot ist ein konkreter Vorschlag, einen Vertrag mit bestimmtem Inhalt abzuschließen. Abzugrenzen ist dabei zwischen Angeboten und Kostenvoranschlägen.
  • Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Angebotsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Was sind die rechtlichen Vorgaben in Deutschland?

Fakturierung | Geschäftsbriefe | Angebote


Wie auch eine Rechnung zählt das Angebot rechtlich zu den Geschäftsbriefen. Gesetzliche Bestimmungen regeln dabei, was in einem Angebot schriftlich festgehalten sein muss.

Die Formvorschriften und Pflichtangaben für Angebote lauten:

Was muss auf einem Angebot stehen?

  • Name und Anschrift des Anbieters
  • Umsatzsteuer Identifikations-Nummer (UST-IdNr. bzw. UID-Nummer), sofern vorhanden
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Menge und Art der Ware oder Dienstleistung
  • Preisangabe inkl. Steuersatz
  • Datum des Angebots und Gültigkeitsdauer
  • Lieferzeit/Lieferbedingung und Bedingungen der Zahlung

Besondere Regelungen bei Kleinunternehmern

Als Kleinunternehmer sind sie laut Paragraf 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit und geben stattdessen einfach den Nettopreis auf ihrem Angebot an.

Auch wenn keine Pflicht dazu besteht, ist es sinnvoll eine Angabe zur Steuerbefreiung einzufügen, um vor dem Kunden eine gewisse Transparenz offenzulegen und etwaige Missverständnisse zu verhindern.

Davon abgesehen gelten für sie als Kleinunternehmer dieselben Pflichtangaben, wenn sie ein Angebot schreiben.


Handwerkerbetriebe und Dienstleistungen

Wenn sie für eine Dienstleistung ein Angebot erstellen, gilt Vorsicht. Sie müssen alle Ausgaben wie Arbeitszeit, Material, Verpackung oder Transportkosten mit einberechnen.

Ohne eine genaue Kenntnis über den Arbeitsort oder Umfang des Projekts kann dies unter Umständen zu Fehlkalkulationen führen.

Stellen Sie sicher, dass ein Angebot der richtige Weg ist, um an ihren Kunden heranzutreten, oder ob nicht doch ein Kostenvoranschlag die bessere und sicherere Variante ist.

Ist das Angebot verbindlich?

Angebote | Rechtsverbindlichkeit


Wenn sie einem Kunden ein Angebot schreiben, ist es grundsätzlich innerhalb der eventuell angegeben Frist rechtlich bindend und ab Eingangsdatum gültig.

Es lassen sich jedoch verschiedene Konditionen vereinbaren, mit denen man gewissen Pflichten aushebelt. Wenn nicht anders angegeben, kann der Empfänger des Angebots die Leistung unter Einhaltung der Angebotsdauer jederzeit zu den festgehaltenen Konditionen in Anspruch nehmen.

Angebot stellen: was sind Freizeichnungsklauseln?

Bei Freizeichnungsklauseln handelt es sich um einen Überbegriff für vom Anbieter einbezogene Konditionen in einem Angebot. Mit diesen Klauseln lassen sich sonst verpflichtende Faktoren ausschließen.

Im Falle eines Angebots sorgen Begriffe wie „unverbindlich“ oder „freibleibendes Angebot“ dafür, dass das Angebot nicht rechtskräftig ist und jederzeit zurückgezogen werden kann - ohne die Bedingungen zu erfüllen.

Angaben wie "solange der Vorrat reicht" werden verwendet, wenn nur eine begrenzte Stückzahl des Artikels vorhanden ist.

Angebot nachträglich ändern

Fakturierung | Geschäftsbriefe | Angebote


Prinzipiell lassen sich Angebote ändern oder zurückziehen, solange die Frist noch nicht abgelaufen ist und der Kunde dieses noch nicht akzeptiert hat. Weiters zu beachten:

  • Ist der Vertrag bereits zustande gekommen und sie entdecken erst im Nachhinein schwerwiegende Fehler, wie falsche Angaben beim Preis oder in der Materialliste, können sie den Vertrag widerrufen.

  • Das kann mit oder ohne Einverständnis des Geschäftspartners passieren.

  • Aussicht auf Erfolg besteht ohne Einverständnis bei offensichtlichen Fehlern im Angebot, wenn zum Beispiel in einer Materialliste nur 100 statt 1000 Stück eines benötigten Arbeitsmaterials eingetragen ist und sich dadurch der Preis auch signifikant ändert.

Möchten Sie aus anderen Gründen ein Angebot zurückziehen, macht das selten einen guten Eindruck und Sie müssen mit Schadensersatzforderungen Ihres Kunden rechnen.

Werden Anpassungen, egal von welcher Seite, vorgenommen, gilt das als neues Angebot. Das alte Angebot ist damit hinfällig und verfällt.

Wie lange ist das Angebot gültig?

Angebote | Gültigkeitsdauer


Ein schriftliches Angebot ist so lange gültig, wie angegeben. Die Angebotsdauer ist ein wichtiger Bestandteil jedes Angebots. Unbefristete Angebote sind ein Graubereich, weil rechtlich nicht genau geregelt ist, wie lange die Gültigkeit des Angebots aufrecht verbleibt.

Gemäß Paragraf 147 BGB sind in diesem Fall mehrere Faktoren für die Gültigkeitslänge des Angebots entscheidend. Dazu gehören die Art des Angebots (mündlich, schriftlich, elektronisch). Dem Angebotsempfänger steht eine zeitlich nicht regulierte Frist mit Bedenkzeit zu, in der er das Angebot ablehnen oder annehmen kann.

Um solchen möglicherweise kritischen Situationen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich immer eine Angabe über die Lange der Gültigkeit einzufügen.

Unterschied Angebot und Kostenvoranschlag

Geschäftsbriefe | Angebotsarten | Verbindlichkeit


Kostenvoranschlag

Im Gegensatz zum Angebot ist ein Kostenvoranschlag kein verbindlicher Geschäftsbrief.

Die genannte Summe dient als ungefährer Richtwert und nicht als fest definierter Preis. In den meisten Branchen und wenn nicht anders vereinbart, wird ein Kostenvoranschlag vom Auftragnehmer kostenlos erstellt.

Will er für die Arbeit am Kostenvoranschlag Geld verlangen, muss der Kunde im Vorhinein darüber informiert werden und seine Zustimmung erteilen.

Als Ausnahme gelten etwa KFZ-Betriebe, in denen die Vorbereitung und Umsetzung für einen Kostenvoranschlag zu bezahlen ist.

Wenn dieser Preisvorschlag nicht eingehalten werden kann, wird zwischen 2 verschiedenen Arten der Überschreitung unterschieden:

Unwesentliche Überschreitung

Es gibt keine gesetzlich festgelegten Prozentsatz, ab wann eine Überschreitung wesentlich oder unwesentlich ist. Abweichungen von bis zu 25 % sind aber als ungefährer Richtwert genannt. In diesem Bereich spricht man von unwesentlicher Überschreitung.

In der Regel sind solche Abweisungen zu akzeptieren und vom Kunden zu bezahlen.

Wesentliche Überschreitung

Bei einer größeren Überschreitung der vereinbarten Summe muss der Auftragnehmer den Auftraggeber sofort davon in Kenntnis setzen. Eventuell muss der Auftraggeber eingestehen, dass er nachweislich für diesen Auftrag zu wenig berechnet hat und muss die Kosten dafür selber decken.

Gemäß Paragraf 649 BGB steht dem Auftraggeber in diesem Fall ein Kündigungsrecht zu.

Angebotsvorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis

Um Ihnen das Angebot schreiben so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Angebotsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf dem Angebot gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

Angebotsvorlage Download

Das Angebot gibt potenziellen Kunden nicht nur Auskunft über die Preispolitik des Unternehmens für bestimmte Leistungen, sondern kann durch ansprechende und übersichtliche Gestaltung ein zusätzlicher Faktor dahingehend sein, dass potenzielle Kunden zu richtigen Kunden werden - indem sie auf das Angebot eingehen und den Auftrag erteilen oder Kauf tätigen.

Vom Angebot zum Auftrag - Checkliste

Erfahrungen aus der Praxis | Angebotslegung einfach

Um es ihnen leichter zu machen, professionelle Angebote zu erstellen, haben wir für sie eine Checkliste erstellt.

Folgende Punkte sollen Ihnen helfen, einen möglichst seriösen Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen:

  1. Übersichtlichkeit: Achten Sie auf präzise Formulierungen in Ihrem Angebot. Geht daraus klar hervor, was die Leistungen des Angebots sind? Werden Konditionen und Art der Lieferung bzw. Leistung verständlich herausgearbeitet?
  2. Persönliche Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden im besten Fall zu Beginn Ihres schriftlichen Angebots persönlich an. Gehen Sie, wenn möglich, auf vorhergegangene Treffen oder Gespräche ein und beziehen Sie sich auf diese. Durch die persönliche Anrede signalisieren Sie ihrem Kunden ihre Aufmerksamkeit.
  3. Leistungsbeschreibung: Professionelle Angebote beschreiben detailliert die erbrachte Leistung. Klären Sie im besten Fall schon im Vorhinein im Detail, was der Kunde wünscht, und versuchen Sie ihn mit Ihrer kompetenten Leistung zu überzeugen. Zählen Sie die Vorteile auf, die ein Kunde bei Ihnen genießt. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Dienstleistungen und Materialangaben enthalten sind.
  4. Layout: Achten Sie auf professionelle Gestaltung des Angebots - vergessen Sie nicht: oftmals ist das Angebot das Erste, was ein potenzieller Kunde von Ihnen sieht. Verleihen Sie ihrem Angebot eine persönliche Note, indem Sie ihr Logo oder anderes Branding in das Angebot mit einbeziehen.
  5. E-Mail: Wie immer haben sie auf digitalem Wege den Vorteil, dass ihr Angebot sofort beim Kunden ankommt. Achten Sie darauf, dass das E-Mail mit dem Angebot frei von Tippfehlern und in korrekter Form verfasst ist. Auch die Übermittlung des Angebots als PDF via Mail bietet sich an. Achten Sie aber darauf, dass auch ein elektronisch übermitteltes Angebot die Formvorschriften und Pflichtangaben erfüllen muss.

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Fragen und Antworten

Freundlich, sachlich, informativ. Nennen Sie die Vorteile, die Sie einem potenziellen Kunden bieten. Achten Sie auf Fehlerfreiheit und klare Gliederung, wenn Sie ein Angebot schreiben.

Wenn Sie Angebote erstellen, sollten die wichtigsten Eckdaten des anstehenden Geschäfts wie Name und Anschrift beider Parteien, Art der Ware und Dienstleistung inklusive Preisangabe, Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingung enthalten und für den Kunden klar erkennbar sein.

Eine Angebotsvorlage kann ihnen die Arbeit erleichtern, da erforderliche Strukturen bereits gegeben sind und sie nur mehr die wichtigsten Daten eingetragen werden müssen.

Wir haben für Sie eine praktische Vorlage im Word-Format erstellt. Diese können Sie direkt hier downloaden und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass im Angebot alle nötigen Angaben enthalten und die Formvorschriften erfüllt sind.

Quellen: