Rechnung schreiben: Erklärung & Vorlage
Egal ob Großunternehmen, EPU oder Start-up - bei der Rechnungslegung müssen bestimmte Formvorschriften eingehalten werden. Den Großteil der Rechnungslegung kann man aber automatisieren und dabei auch noch Zeit sparen.
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Zuletzt aktualisiert:
Rechnung - auf einen Blick
- Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie durch die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung in der Regel dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.
- Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.
- Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.
Wer muss eine Rechnung stellen?
Erklärung | Definition
Erbringt ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Liegt die Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vor, so muss dem innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.
In aller Regel können Sie also davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Unterscheidung | Rechnungslegung
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz (oder bei Kleinbetragsrechnung mit Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt)
- Summe der Steuer
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (kurz UST-IdNr. oder UID-Nummer) des Unternehmens
- UID-Nummer des Rechnungsempfängers (bei sogenannten umgekehrten Rechnungen oder Gutschriften ist die UID-Nummer des Leistungsempfängers und nicht die des leistenden Unternehmens anzugeben)
Was man beim Rechnung erstellen wissen muss, ist in Deutschland in den Paragraphen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgehalten. Die Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland richten sich nach der Höhe des Rechnungsbetrags.
Dabei wird zwischen verschiedenen Rechnungen unterschieden:
Kleinbetragsrechnungen: Rechnung bis 250 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügt es, wenn sie folgende Angaben in die Rechnung schreiben:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Bruttobetrag Steuersatz/Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ausstellungsdatum der Rechnung
Zu beachten: Die vereinfachten Bestimmungen für Rechnungen bis 250 Euro gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen.
Rechnungen mit Rechnungsbetrag von über 250 Euro
Bei Rechnungen, deren Höhe anhand des in Rechnung gestellten Betrags den Wert von 250 Euro überschreiten, müssen die gesetzlichen Pflichtangaben - wie am Muster siehe oben - auf der Rechnung angegeben werden, damit diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Summe der Steuer bzw. der anzuwendende Steuersatz
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UST-IdNr. bzw. UID-Nummer) des Unternehmens
- UID-Nummer des Leistungsempfängers
- Gegebenenfalls im Voraus vereinbarte Skonti, Boni, Rabatte oder andere Minderungen
Außerdem zu beachten:
- Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. bei Antiquitätenhandel)
- Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben
Auf der Rechnung fehlen Angaben - was passiert?
Formvorschriften | Bestimmungen
Wenn auf Rechnungen Angaben fehlen, kann eine Überprüfung im schlimmsten Fall zu folgenden Konsequenzen führen:
- Der Rechnungsbetrag kann aberkannt werden
- Die Vorsteuer kann dadurch nicht geltend gemacht werden
- Die Rechnung kann auch nur zu Teilen anerkannt werden
Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, wenn es um größere Beträge geht!
Achten Sie deshalb beim Erstellen der Rechnungen immer darauf, alle Angaben detailgetreu und gemäß der gesetzlichen Bestimmungen - siehe Pflichtangaben auf dem Muster oben - einzutragen.
Kleinunternehmer Rechnung
Keine UID-Nummer | Merkmale
Wer in Deutschland als Unternehmer die Umsatzgrenze von 22.000 Euro für das Geschäftsjahr nicht überschreitet, fällt unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die das Schreiben einer Rechnung hinsichtlich Bestimmungen und Formvorschriften erleichtert:
- Es entfallen einige Vorschriften, wie die Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer sowie steuerliche Angaben
Als Kleinunternehmer ist man laut Paragraf 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit und muss diese daher auf Rechnungen nicht angeben.
Zu beachten: Will man als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben, muss der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nicht vermerkt sein.
Rechnungsmuster Kleinunternehmer
Links sehen eine Musterrechnung, die den Anforderungen an eine Kleinunternehmerrechnung und Kleinbetragsrechnung genügt.
Rechnungsvorlage
Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis
Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!
Tipp: Sie wollen das Layout der Rechnung an das Design Ihres Unternehmens anpassen? Testen Sie noch heute die umfassendste Buchhaltungssoftware in Deutschland und gestalten Sie wunderschöne Rechnungen.
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5 Tipps aus der Praxis
Erfahrungen aus der Praxis | Rechnungslegung einfach
Rechnungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Rechnungslegung herausholen:
- Achten Sie auf ein professionelles Rechnungsdesign. Mit einer schön strukturierten Rechnung unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
- Überprüfen Sie alle notwendigen Rechnungsmerkmale. Letztlich kommen Sie schneller an Ihr Geld, wenn alle Rechnungsdetails stimmen.
- E-Mail-Rechnung: Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Rechnungslegung noch komfortabler.
- Kundenbindung: Schaffen Sie Kaufanreize, welche die Kunden dazu bewegen, wieder bei Ihnen zu kaufen. Gutscheine oder spezielle Rabatte eignen sich dafür perfekt. Weisen Sie auf der Rechnung auf diese Vorteile bei einem erneuten Kauf hin.
- Automatisierung: Versuchen Sie, die Rechnungslegung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.
Fragen und Antworten
Kann ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?
Ja, Sie dürfen eine(n) Quittung/Kaufbeleg ausstellen - wir empfehlen folgende Inhalte:
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
- Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
- Gesamter Verkaufspreis (ohne Steuer, da von Privatperson)
- Vermerk, dass es sich um einen Privatverkauf handelt
- Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. "Bezahlt am", "Computer übergeben am"
- Optional: Unterschrift beider Parteien
Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?
Im B2B-Bereich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistungen oder Lieferungen ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch bei Dienstleistungen oder Lieferungen in Verbindung mit einem Grundstück an private Personen.
Auch wenn Sie eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Lieferung oder Leistung ausstellen, müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten stellen.
Bei Rechnungen besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.
Wie schreibe ich eine Rechnung für ein Kleingewerbe?
Sie erstellen die Rechnung in Ihrem Layout mit folgenden Inhalten:
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
- Art und Menge des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung wie Alter, Zustand etc. Gesamter Verkaufspreis mit Hinweis 0 % Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmer-Regelung
- Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. Bezahlt am, Übergeben am
- Optional: Unterschrift beider Parteien
Wie kann eine Rechnung aussehen?
Bitte beachten Sie die in diesem Artikel erwähnten Anforderungen an den Rechnungsinhalt und das Layout betreffend - so stehen Ihnen mit FreeFinance fast alle Möglichkeiten offen.
Wo finde ich eine Rechnungsvorlage?
Eine Musterrechnung zur Orientierung mit den ausgewiesenen Pflichtangaben und Formvorschriften an die Rechnungslegung finden Sie hier auf dieser Seite!
Außerdem können Sie die Rechnungsvorlage in Form eines Word-Dokuments hier direkt downloaden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben in der Rechnung - beispielsweise Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung - gemacht und alle Formvorschriften - beispielsweise Angabe der UST-IdNr. (UID-Nummer) bei Verrechnung mit Umsatzsteuer - eingehalten werden!
Andernfalls kann es sein, dass die gesamte Rechnung oder Teilbeträge vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben enthält?
Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt.
Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht!
Was ist eine UST-IdNr?
Eine UST-IdNr. - oder auch UID-Nummer - wird verpflichtend benötigt, wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen im europäischen Raum erbringen möchte.
Sie dient als Kennzeichnung und wird vom Bundeszentralamt für Steuern an Unternehmer vergeben. Bei dieser Kennzahl handelt es sich aber nicht um die Steuernummer, die jedem Meldepflichtigen in Deutschland zugeteilt wird.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Wenn Sie als Unternehmer Rechnungen schreiben oder erhalten, sind sie nach den allgemeinen Aufbewahrungsregeln verpflichtet, diese 10 Jahre in ihrer Buchhaltung aufzubewahren und so instand zu halten, dass alle Details lesbar sind.
Bei einer etwaigen Steuerprüfung durch das Finanzamt sind alle Rechnungen vorzulegen.
Quellen
-
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz -
Pflichtangaben in Rechnungen:
Industrie- und Handelskammer zu Berlin