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Auftragsbestätigung in Deutschland | mit kostenloser Vorlage

Die Auftragsbestätigung ist eine rechtlich bindende Willenserklärung des Auftraggebers, einen Auftrag zu vereinbarten Konditionen zu erwerben. Das Ausstellen einer Auftragsbestätigung ist aber nicht verpflichtend.

Letzte Aktualisierung:

Auftragsbestätigung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Die Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung des Auftragnehmers, einen Auftrag zu vereinbarten Konditionen durchzuführen.
  • Diese kann für Waren und Dienstleistungen verwendet werden.
  • Die Auftragsbestätigung erfolgt meist nach einem Angebot als Absicherung.
  • Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend.
  • Das Ausstellen von Auftragsbestätigungen wahrt das professionelle Auftreten gegenüber den Kunden.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Fakturierung | Geschäftsunterlagen


Unter einer Auftragsbestätigung versteht man die Annahme eines Kundenauftrags durch einen Händler oder Dienstleister. Auf sie kann verzichtet werden, wenn der Kunde aufgrund eines vorherigen Angebots den Auftrag erteilt hat. Für die Buchhaltung bietet sie jedoch keinen ausreichenden Beleg.

Ist die Bestätigung eines Auftrags Pflicht?

Auftragsbestätigung | Bestimmungen


Eine Bestätigung der Angebote stellt nach deutschem Recht keine eigene Rechtsfigur dar. Deshalb steht es auch frei, ob man eine Auftragsbestätigung versendet. Somit sind sie an keine feste Form gebunden und es bestehen keine formalen Vorgaben.

Deshalb kann die Bestätigung von einem Auftrag an den Kunden auch über E-Mail, Brief oder Fax versendet werden. Des Weiteren steht es auch frei, wie diese bezeichnet wird. So sind Formulierungen wie Buchungsbestätigung ebenfalls denkbar. Weiter noch ist es möglich, dass ein Auftrag nur mündlich vom Kunden erteilt wird.

Wann macht eine Auftragsbestätigung Sinn?

Willenserklärung | Sinn & Nutzen


Eine Auftragsbestätigung macht in vielen Situationen Sinn. Insbesondere für Selbstständige, Freelancer und Unternehmer sind Auftragsbestätigungen nützlich. Darüber hinaus sind sie auch für Build-to-Order-Aufträge eine hervorragende Lösung, denn dabei wird ein Produkt erst nach erfolgter Bestellung durch den Kunden hergestellt.

Weitere Aspekte, welchen Sinn und Nutzen die Auftragsbestätigung hat, sind:

  • Im Zusammenhang mit größeren Aufträgen bietet eine Auftragsbestätigung höhere Sicherheit. So können damit von Vorhinein Missverständnisse bezüglich eines Auftrages geklärt werden.

  • Ein schriftliches Dokument bietet dabei noch einmal zusätzliche Absicherung und ist besser als eine mündliche Abmachung.

  • Vorwiegend bietet sie sich im Falle von sich ändernden Konditionen einer Bestellung für ein Produkt oder eine Dienstleistung an. So kann dieser Sachverhalt noch einmal für das Unternehmen und den Kunden festgehalten und bestätigt werden.

  • Weiter noch können dadurch auch möglicherweise Ressourcen eingespart werden. Schließlich fängt man erst dann mit der Arbeit an, wenn alles geklärt ist.

  • Somit bietet eine Auftragsbestätigung vor allem bei einem „freibleibenden“ Vertrag für Kunden und leistendes Unternehmen eine höhere Gewissheit bezüglich der Angebote.

  • Aus diesem Grunde ist sie meist auch im Geschäftsverkehr üblich.

In diesem Zusammenhang können Unternehmen auch noch einmal auf die AGB hinweisen und die Lieferdaten bestimmen. Jedoch sollten dabei die unten aufgelisteten rechtlichen Konsequenzen beachtet werden.

Wann erfolgt die Bestätigung des Auftrags?

Auftragsbestätigung | Zeitpunkt


Der Kunde muss zuerst ein Angebot von dem Unternehmen erhalten. Innerhalb dessen müssen Menge, Preise und Beschreibung der Auftragspunkte definiert sein. Idealerweise senden Sie dem Auftraggeber im Bestellprozess direkt nach der Bestellung dann eine Auftragsbestätigung mit der Lieferung zu. Eine besonders bequeme Möglichkeit bieten dir Muster-Vorlagen, welche Sie weiter unten finden.

Somit geschieht dies also auch noch vor der Rechnung, welche zusammen mit dem Versand der Ware an den Kunden verschickt wird. Dabei sollte eine Auftragsänderung zur Sicherheit immer schriftlich bestätigt werden. Nach Annahme der Auftragsbestätigung kann dann die Weiterleitung an den Lieferanten erfolgen. Somit können Sie wiederum Geld sparen, indem der Lieferant möglicherweise seine Aufgaben nicht zu früh ausführt.

Welche Folgen hat die Bestätigung eines Auftrags?

Auftragsbestätigung | Rechtliche Aspekte


Wurde jedoch eine Auftragsbestätigung versandt, so sind die Konditionen innerhalb dieser bindend. Denn dadurch kommt ein Vertrag zustande, sofern nicht vom Angebot abgewichen wird.

Ansonsten kann von § 150 (2) BGB Gebrauch gemacht werden. Denn ein Vertrag erfordert eine beidseitige Zustimmung. Dann besteht die vertragliche Bindung sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer.

Sofern sich ein Kunde jedoch nicht zu einer Auftragsbestätigung äußert, kommt auch kein Vertrag zustande.

Ganz anders verhält es sich im gewerblichen Bereich:

Bestätigung von einem Auftrag im B2B-Bereich

Dort wird stattdessen das kaufmännische Bestätigungsschreiben verwendet, welches eine Willenserklärung ist. Sollte der Kaufmann nicht darauf reagieren, so gilt dies als eine Vertragsannahme nach § 362 HGB. Allerdings gilt auch in diesem Falle der Auftrag bei einer Abweichung der Vertragsdaten nicht.

Wichtig für ein Unternehmen ist, dass es einen Beleg für die Auftragserteilung hat. Da somit in einem Streitfall die Beweislage geklärt und Rechtssicherheit geboten ist. Damit diese aber auch ihre Gültigkeit hat, müssen bestimmte Informationen darin enthalten sein. Diese erfahren Sie etwas weiter unten im Text.

Ersetzt eine Auftragsbestätigung eine Rechnung?

Geschäftsunterlagen | Bestimmungen


Eine Auftragsbestätigung ist kein Ersatz für Rechnungen. Somit dürfen Sie diese in diesem Zusammenhang auf keinen Fall vergessen. Jedoch können Sie auch anstelle von Auftragsbestätigungen lediglich Rechnungen an den Auftragnehmer versenden. Für deine Buchhaltung reicht das aus.

Auftragsbestätigung nach DIN 69905

Geschäftsunterlagen | Norm


In der DIN 69905 - nunmehr DIN 69901-5 - wird eine Auftragsbestätigung als eine Mitteilung über eine Auftragsannahme definiert. Weiter noch wird sie als Abnahmebereitschaft oder Abnahmeerklärung bezeichnet.

Sie ist die Ergänzung der DIN 69901, weil sie alle vom Auftrag bis zur Garantie wichtigen Begrifflichkeiten definiert. Durch die DIN-Norm 69901-5 wird festgelegt, welche Kriterien eine Auftragsbestätigung zu erfüllen.

Welche Vorschriften gibt es bei einer Auftragsbestätigung?

Willenserklärung | Bestimmungen


Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Grundlagen für eine Auftragsbestätigung:

  • Kontaktdaten: Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten von beiden Parteien.
  • Bezeichnung: Genaue Definition der Waren oder Dienstleistung.
  • Menge: Bestimmung der Anzahl der jeweiligen Produkte oder Leistungen.
  • Kosten: Preis, Mengenpreis und Umsatzsteuer für die Einzelpunkte auf der Rechnung.
  • Datum: Aktueller Zeitpunkt sowie Liefer- und Leistungsdatum.
  • Lieferkonditionen: Aufwand für Fracht, Verpackung und Versicherung.
  • Zahlungsbedingungen: Zahlungsmittel, Fälligkeitsdatum und Rabatte wie Skonto.
  • Gerichtsstand: Festlegung des zuständigen Gerichts im Streitfall.
  • Eigentumsvorbehalt: Regelung, ob die Ware bis zur Zahlung dem Verkäufer gehört.
  • Sonderregelungen: Individuell vereinbarte Konditionen.
  • Haftung: Geltungsbereich der Haftbarkeit des Auftragnehmers.

Nicht alle genannten Punkte müssen in eine Auftragsbestätigung mit aufgenommen werden. So wird in den meisten Fällen Bezug auf ein vorheriges Dokument genommen.

In diesem Zusammenhang sind beispielsweise ein schriftliches Angebot, Lastenheft, Pflichtenheft oder die allgemeinen Geschäftsbedingungen möglich. Auf diesen sollten alle wichtigen Modalitäten wie Leistung und Inhalt für den Auftragnehmer klargestellt sein.

Es gibt auch noch weitere Angaben bei Aufträgen für bestimmte Branchen. Selbstverständlich sollten dabei ebenso alle anderen für den Vertrag wichtigen Informationen mitaufgenommen werden. Somit hängt der Umfang der Mitteilung über die Annahme auch in einigen Fällen von den individuellen Bedürfnissen ab.

Auftragsbestätigung Vorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis


Die folgende Vorlage im praktischen Word-Format beinhaltet alle wichtigen Informationen für eine Auftragsbestätigung. Mit dem Muster erhalten Sie maximale Effizienz bei deinen eigenen Bestätigungen für Aufträge.

Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Vorlagen für jedes Unternehmen passend sind. So kann es sein, dass Sie individuelle Lösungen für Ihr Muster brauchen. Daher sollten Sie die Vorlagen aus dem Internet immer bei der Erstellung der eigenen Version an Ihre Bedürfnisse und Leistung anpassen.

Um Ihnen das Schreiben der Auftragsbestätigung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Auftragsbestätigung eingehalten werden!

Auftragsbestätigung Vorlage Download

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Fragen und Antworten

Eine Auftragsbestätigung wird nach dem Angebot erstellt und an den Kunden nachweisbar versandt. Dabei müssen alle vertraglich relevanten Daten beinhaltet sein wie Kontaktinformationen, genaue Bezeichnungen, Preis, Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand, Eigentumsvorbehalt, Sonderregelungen, Liefer- und Leistungsdatum, Abwicklungsform und Haftung.

Es muss keine Auftragsbestätigung versandt werden. Sollte dennoch eine Bestätigung des Auftrags erfolgen, so sind die darauf definierten Konditionen bindend. Kommt es hingegen zu Abweichungen zum ursprünglichen Angebot, ist eine Auftragsbestätigung jedoch nicht verpflichtend.

In einer Auftragsbestätigung müssen alle wichtigen Daten zum Geschäft enthalten sein. Dazu gehören Informationen über die Waren oder Dienstleistungen. So beinhaltet sie die Kontaktdaten der Vertragspartner, Leistungsbezeichnungen, Mengen, Preise, Datum, Liefertermin, Leistungstermin, Änderungen, Zahlungsvereinbarungen, Gerichtsstand, Eigentumsvorbehalt, Sonderregelungen und Abwicklungsform.

Quellen: