Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage vereinfacht das korrekte Dokumentieren von Geschäftsessen für die steuerliche Absetzung.
Bewirtungsbeleg Vorlage ⇒ kostenloser Download
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Bewirtungsbeleg Vorlage - auf einen Blick
- Definition: Bewirtungsbeleg
- Was ist eine Bewirtungsbeleg-Vorlage und wozu dient sie?
- Vorteile einer Bewirtungsbeleg-Vorlage
- Bewirtungsbeleg-Vorlage richtig ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Wie prüft das Finanzamt Bewirtungsbelege?
- Bewirtungsbeleg Vorlage
- Fragen und Antworten
- Quellen
Bewirtungsbeleg Vorlage - auf einen Blick
Die 5 wichtigsten Fakten zur Vorlage eines Bewirtungsbelegs
| Zweck: Die Bewirtungsbeleg-Vorlage dient zur korrekten Erfassung aller für die steuerliche Absetzung von Bewirtungskosten erforderlichen Informationen. |
| Inhalt: Die Vorlage enthält Angaben zu Datum, Ort, Anlass, Teilnehmern und Rechnungsbetrag; für Beträge über 250 Euro sind erweiterte Informationen nötig. |
| Steuerliche Relevanz: Sie hilft bei der korrekten und fehlerfreien Dokumentation von Geschäftsessen für steuerliche Zwecke. |
| Finanzamt-Prüfung: Das Finanzamt kontrolliert auf Vollständigkeit, steuerrechtliche Konformität und die Übereinstimmung mit der Gaststättenrechnung. |
Definition: Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg ist ein essenzielles Dokument für Unternehmen und Selbstständige, das primär zur steuerlichen Absetzung von Bewirtungskosten bei Geschäftsessen dient.
- Dieser Beleg spielt eine zentrale Rolle bei der steuerlichen Geltendmachung von Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern wie z. B. Kunden und Lieferanten (Kundenbewirtung) und Mitarbeitern (Mitarbeiterbewirtung).
Was ist eine Bewirtungsbeleg-Vorlage und wozu dient sie?
Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage ist ein vorgefertigtes Formular, das die notwendigen Angaben für einen korrekten Bewirtungsbeleg enthält.
-
Diese Vorlage dient als Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.
-
Die Verwendung einer solchen Vorlage erleichtert das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs und hilft, Fehler zu vermeiden, die bei der steuerlichen Absetzung von Bewirtungskosten zu Problemen führen könnten.
Die Vorlage enthält typischerweise Felder für das Datum und den Ort der Bewirtung, den Anlass der Bewirtung, die Namen der teilnehmenden Personen sowie den Rechnungsbetrag inklusive Trinkgeld.
Folgende Angaben sind für einen vollständigen und korrekten Bewirtungsbeleg notwendig:
-
Datum und Ort der Bewirtung: Das genaue Datum und die Lokalität, an dem die Bewirtung stattfand.
-
Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Grund für die Bewirtung, möglichst genau beschrieben.
-
Namen der bewirteten Personen: Die vollständigen Namen aller anwesenden Gäste.
-
Unterschrift des Gastgebers: Zur Bestätigung der Richtigkeit der Angaben.
Anforderungen an die Restaurantrechnung
Die Gaststättenrechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden.
Gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben enthalten sein:
-
Name und Anschrift der Gaststätte: Als Aussteller der Rechnung.
-
Tag der Bewirtung: Maschinell eingedruckt.
-
Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel: Spezifische Angaben, allgemeine Bezeichnungen wie „Speisen und Getränke“ sind nicht ausreichend.
-
Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer: Mit anzuwendendem Steuersatz.
-
Ausstellungsdatum der Rechnung: Auch wenn identisch mit dem Bewirtungsdatum.
Für Beträge über 250 Euro müssen zusätzlich enthalten sein:
-
Name und Anschrift des Bewirtenden (Gastgebers): Zur Identifikation des Verantwortlichen.
-
Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag: Aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag.
-
Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte: Für steuerliche Zwecke.
Vorteile einer Bewirtungsbeleg-Vorlage
Die Vorlage zur Bewirtungsrechnung dient mehreren Zwecken:
-
Strukturierte Erfassung: Sie bietet eine klare Struktur, um alle relevanten Daten wie Datum, Ort, Anlass der Bewirtung, Namen der Gäste, detaillierte Aufstellung der Speisen und Getränke sowie den Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld zu erfassen.
-
Steuerliche Anforderungen: Durch die Verwendung einer Vorlage wird sichergestellt, dass alle für das Finanzamt erforderlichen Angaben gemacht werden. Dies ist besonders wichtig für Bewirtungsbelege über 250 Euro, da hier strengere Dokumentationsanforderungen gelten.
-
Nachweis der Geschäftsmäßigkeit: Eine ordnungsgemäß ausgefüllte Bewirtungsbeleg-Vorlage dient als Nachweis, dass die Bewirtung aus geschäftlichen Gründen erfolgte und nicht privat motiviert war. Dies ist entscheidend, um die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können.
-
Vereinfachung der Buchhaltung: Die Vorlage erleichtert die Buchführung und das Management von Geschäftsausgaben, indem sie eine einheitliche und leicht nachvollziehbare Dokumentation ermöglicht.
-
Rechtssicherheit: Bei korrekter Anwendung minimiert die Vorlage das Risiko, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht anerkennt, was zu finanziellen Nachteilen führen könnte.
Bewirtungsbeleg-Vorlage richtig ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das korrekte Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist entscheidend, um die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten sicherzustellen. Die Angaben der steuerpflichtigen Person müssen zum Nachweis der Höhe und der geschäftlichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen den Bestimmungen in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG entsprechen.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die beim Ausfüllen der Vorlage hilft:
-
Datum und Ort der Bewirtung: Das genaue Datum und der Ort der Bewirtung müssen eingetragen werden. Dies ist wichtig, um den zeitlichen und örtlichen Bezug des Geschäftsessens nachzuweisen.
-
Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Anlass der Bewirtung muss so genau wie möglich beschrieben werden. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ oder „Kundentreffen“ sind oft nicht ausreichend. Es sollte klar ersichtlich sein, warum die Bewirtung einen geschäftlichen Charakter hat.
-
Namen der teilnehmenden Personen: Die Namen aller anwesenden Personen, einschließlich des Gastgebers, gehören in den Bewirtungsbeleg. Dies dient als Nachweis, wer an dem Geschäftsessen teilgenommen hat.
-
Rechnungsbetrag inklusive Trinkgeld: In die Vorlage muss der Gesamtbetrag der Rechnung sowie das Trinkgeld eingetragen werden. Dieser Betrag sollte eins zu eins mit der Gaststättenrechnung übereinstimmen.
-
Unterschrift des Gastgebers: Der Bewirtungsbeleg sollte vom Gastgeber unterschrieben werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu bestätigen.
-
Zusätzliche Angaben für Beträge über 250 Euro (Brutto): Bei Bewirtungen, die diesen Betrag überschreiten, sind zusätzliche Informationen erforderlich.
-
Beifügen der Gaststättenrechnung: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Gaststättenrechnung alle erforderlichen Angaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthält.
-
Prüfung auf Vollständigkeit: Abschließend sollte überprüft werden, ob alle erforderlichen Angaben in der Vorlage gemacht wurden und ob der finale Bewirtungsbeleg sowie die Gaststättenrechnung übereinstimmen.
Wie prüft das Finanzamt Bewirtungsbelege?
Das Finanzamt prüft Bewirtungsbelege auf ihre Vollständigkeit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
-
Dabei wird besonders darauf geachtet, ob alle erforderlichen Angaben gemäß den steuerrechtlichen Bestimmungen vorhanden sind.
-
Das Finanzamt achtet auch darauf, dass der Bewirtungsbeleg und die dazugehörige Gaststättenrechnung übereinstimmen.
-
Besondere Aufmerksamkeit gilt der Angemessenheit der Aufwendungen und dem geschäftlichen Charakter der Bewirtung.
Die Prüfung zielt darauf ab, sicherzustellen, dass die Bewirtungsaufwendungen tatsächlich betrieblich veranlasst waren und nicht privat. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Angaben kann das Finanzamt die Anerkennung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben verweigern.
Tipp: Die Verwendung einer standardisierten Bewirtungsbeleg-Vorlage kann maßgeblich dazu beitragen, die korrekte und vollständige Dokumentation zu gewährleisten, was das Risiko von Ablehnungen durch das Finanzamt minimiert.
Bewirtungsbeleg Vorlage
Das korrekte Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs kann durch die Verwendung einer entsprechenden Vorlage erheblich vereinfacht werden.
-
Die Bewirtungsbeleg-Vorlage bietet ein standardisiertes Format, welches sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.
Bewirtungsbeleg: Vorlage zum Download
Um Ihnen das Ausfüllen von Bewirtungsbelegen so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlage im Word-Format – inklusive Blatt für die Zusatzangaben bei Bewirtungen über 250 Euro – direkt hier downloaden und verwenden. Die nötigen Felder sind definiert, diese müssen Sie nur noch mit den Daten der jeweiligen Bewirtung ausfüllen.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben und Beträge korrekt auf der Vorlage ausgefüllt werden!
Buchhaltung mit FreeFinance
Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Angebot bis Z wie Zeitersparnis:
- Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen
- Layout anpassen
- Stammdaten und Automatisierung
- Mit PSD2 und automatisierter Belegerkennung
- Digital, sicher und jederzeit alles im Blick
- Vollständige EÜR oder Doppelte Buchhaltung
- Kosten- und zeitsparend, effizient Buchhalten
Fragen und Antworten
Wie muss eine Bewirtungsbeleg-Vorlage ausgefüllt werden?
Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage muss mit dem Datum und Ort der Bewirtung, dem Anlass, den Namen der Teilnehmenden, dem Rechnungsbetrag inklusive Trinkgeld und der Unterschrift des Gastgebers ausgefüllt werden. Für Beträge über 250 Euro sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Um die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Aufwendungen zu belegen, müssen die Angaben den Bestimmungen in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG entsprechen.
Werden Bewirtungsbelege geprüft?
Das Finanzamt prüft Bewirtungsbelege auf Vollständigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Es wird überprüft, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden sind und ob der Beleg und die Gaststättenrechnung übereinstimmen.
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz (EStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz