Lohnverrechnung ⇒ verständlich erklärt

Eine Lohnverrechnung, häufig auch Lohnabrechnung genannt, ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das das Einkommen eines Arbeitnehmers inklusive aller Zuschläge, Abzüge und sonstigen Vergütungen nachvollziehbar und transparent darstellt.

Lohnverrechnung – auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zur Lohnverrechnung

Definition: Lohnverrechnungen oder Lohnabrechnungen sind verpflichtende Dokumente, die die Einkommen von Arbeitnehmern inklusive aller Zuschläge und Zulagen sowie Abzüge und Vergütungen transparent und nachvollziehbar darstellen.
Ausgangsbasis: Der Bruttolohn beinhaltet das vereinbarte Grundgehalt sowie mögliche Zulagen, Prämien und Überstunden. Dieser Betrag stellt die Ausgangsbasis der Lohnverrechnung dar und ist entscheidend für die weitere Berechnung.
Abzüge: Vom Bruttolohn werden diverse Abzüge vorgenommen. Hierzu zählen insbesondere Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer.
Sachbezüge: Sachbezüge wie Firmenwagen, Dienstwohnung oder kostenfreie Verpflegung stellen einen Teil des Arbeitslohnes dar und müssen entsprechend in der Lohnabrechnung berücksichtigt und versteuert werden.
Bestimmungen: Eine exakte und sorgfältige Dokumentation der Lohnabrechnung ist unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) zu entsprechen.

Was ist eine Lohnabrechnung?


Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Monatsabrechnung genannt, ist ein unverzichtbares Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

  • Es dient dazu, die Höhe des Einkommens, Zuschläge, Zulagen, Abzüge und sonstige Vergütungen transparent darzustellen.

Gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) ist jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, eine nachvollziehbare Lohnabrechnung in Textform auszustellen. Dieses Dokument muss neben dem Arbeitsentgelt auch gesetzliche Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie den Auszahlungsbetrag enthalten.

Wie sind Lohnabrechnungen aufgebaut?

Die Lohnabrechnungen sind mehr als nur eine Auflistung von Zahlen. Sie sind sorgfältig strukturiert und enthalten wichtige Informationen.

Der Aufbau einer Lohnabrechnung variiert je nach Unternehmen, doch bestimmte Elemente sind stets vorhanden:

1. Mitarbeiterinformationen: Dieser Abschnitt enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, einschließlich Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.

2. Gehaltsinformationen: Hier findet man Details über das Gehalt des Mitarbeiters, wie z. B.:

  • Grundgehalt: Das ist das Grundgehalt des Mitarbeiters vor Abzügen.

  • Überstunden: Hier wird aufgeführt, wie viele Überstunden der Mitarbeiter gemacht hat und wie viel er dafür bezahlt bekommt.

  • Sonderzahlungen: Wenn der Mitarbeiter Boni, Provisionen oder sonstige Sonderzahlungen erhält, werden diese hier aufgeführt.

3. Abzüge: Dieser Abschnitt listet alle Abzüge auf, die vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen werden. Dies kann Folgendes umfassen:

  • Steuern: Hier werden alle Steuern aufgeführt, die vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen werden, einschließlich der Einkommensteuer und der Sozialversicherungsbeiträge.

  • Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge: Wenn der Mitarbeiter Beiträge zu einem Pensionsplan leistet, werden diese hier aufgeführt.

  • Sonstige Abzüge: Dies könnte Dinge wie gerichtliche Abzüge oder Beiträge zu einer Krankenversicherung enthalten.

4. Nettogehalt: Dies ist der Betrag, den der Mitarbeiter nach allen Abzügen netto ausgezahlt bekommt. Diese Elemente sind gemäß § 108 Abs. 1 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) für eine ordnungsgemäße Abrechnung erforderlich und dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Die Lohnabrechnung in der Praxis

In der Praxis kann der Aufbau einer Lohnabrechnung wie folgt aussehen:

Brutto-Bezüge

+ Geldwerte Vorteile/Sachbezüge

+ Vermögenswirksame Leistungen

= Gesamtbrutto

- Lohnsteuer

- Solidaritätszuschlag

- Kirchensteuer

- Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung)

= Nettolohn

- Persönliche Abzüge (z. B. Pfändungen)

- Vermögenswirksame Leistungen

+ Steuerfreie Aufwandsentschädigungen

= Auszahlungsbetrag des Arbeitsentgelts

Abkürzungen einfach erklärt

Es gibt viele Abkürzungen in der Lohnabrechnung, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig sind.

Hier sind einige der wichtigsten Abkürzungen und ihre Bedeutungen:

  • AV (Arbeitslosenversicherung): Diese Versicherung wird in Deutschland durch Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern finanziert.

  • GB (Gesamtbrutto): Es handelt sich um das Bruttoarbeitsentgelt vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

  • KiSt (Kirchensteuer): Eine Steuer, die von Mitgliedern bestimmter Religionsgemeinschaften gezahlt wird.

  • KK (Krankenkasse): Hier handelt es sich um den Namen der Krankenkasse des Arbeitnehmers.

  • LSt (Lohnsteuer): Eine Steuer, die direkt vom Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen wird.

  • RV (Rentenversicherung): Eine Sozialversicherung, die im Alter eine Rente zahlt.

  • SV (Sozialversicherung): Ein System von Versicherungen, die Risiken wie Krankheit, Unfall, Alter und Arbeitslosigkeit absichern.

Sachbezüge in der Lohnabrechnung

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an den Dienstnehmer, die nicht in Form von Geld erbracht werden.

Diese werden oft als Teil des Gehalts angeboten und können verschiedene Formen annehmen:

  • Dienstwagen: Ein Firmenwagen, den der Arbeitnehmer auch für private Zwecke nutzen kann.

  • Firmenhandy: Ein Mobiltelefon, das der Arbeitgeber zur Verfügung stellt und das der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf.

  • Verpflegung: Mahlzeiten, die das Unternehmen zur Verfügung stellt.

  • Unterkunft: Wenn der Arbeitgeber eine Wohnung oder ein Zimmer zur Verfügung stellt.

  • Tickets für den öffentlichen Nahverkehr: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Tickets für Bus, Bahn oder andere öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung.

  • Mitarbeiter-Rabatte und Gutscheine: Der Arbeitgeber bietet dem Arbeitnehmer Rabatte auf Waren und Dienstleistungen oder stellt Gutscheine zur Verfügung.

  • Fortbildungsreisen: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Reisen, die im Zusammenhang mit der Fortbildung des Arbeitnehmers stehen.

  • Kindergartenzuschüsse: Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss zu den Kosten für den Kindergarten oder andere Betreuungseinrichtungen.

  • Wertpapiere: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Wertpapiere wie Aktien oder Anleihen zur Verfügung.

  • Bekleidung mit Firmenlogo: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Kleidung mit dem Firmenlogo zur Verfügung, die der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf.

Lohn und Gehalt

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Rahmen der Lohnabrechnung oft synonym verwendet, es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen ihnen.

  • Im Allgemeinen wird das Gehalt an Angestellte und der Lohn an Arbeiter ausgezahlt.

Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Gehalt:

  • Dies ist ein fixer Betrag, der unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gezahlt wird.

  • Es ist in der Regel monatlich und bleibt gleich, unabhängig davon, ob der Monat 28, 30 oder 31 Tage hat.

  • Es wird unabhängig von den Arbeitsstunden oder der Produktivität gezahlt und ist in der Regel für Mitarbeiter mit einer festen Position oder einer Führungsposition üblich.

Lohn:

  • Im Gegensatz zum Gehalt ist der Lohn ein variables Einkommen, das auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit berechnet wird.

  • Das bedeutet, dass Arbeiter, die nach Stunden bezahlt werden, mehr verdienen, wenn sie mehr Stunden arbeiten.

  • Dies ist häufig bei Arbeitern der Fall, deren Vergütung auf ihrer Produktivität oder Arbeitszeit basiert.

Netto und Brutto

Um die Lohn- oder Gehaltsabrechnung vollständig zu verstehen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Netto- und Bruttobezügen zu kennen:

  • Brutto: Der Bruttobetrag ist der Gesamtbetrag des Gehalts oder Lohns vor jeglichen Abzügen. Diese Abzüge umfassen in der Regel Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und ggf. weitere Beiträge wie z. B. zur betrieblichen Altersvorsorge.

  • Netto: Der Nettobetrag ist das, was dem Arbeitnehmer nach allen Abzügen tatsächlich ausgezahlt wird, also das, was „netto“ übrig bleibt.

Um den Nettolohn oder das Nettogehalt zu berechnen, werden vom Brutto alle Abzüge subtrahiert.

Es ist wichtig zu beachten, dass sich der Nettolohn je nach individueller Steuerklasse, dem Vorhandensein von Kindern, der Religionszugehörigkeit und anderen persönlichen Umständen des Arbeitnehmers unterscheiden kann. Insofern kann der Nettolohn zweier Personen mit gleichem Brutto erheblich voneinander abweichen.

Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die Erstellung einer Lohnabrechnung kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmer oder Selbstständige ohne einschlägige Erfahrung in der Buchhaltung. Glücklicherweise gibt es Software-Lösungen zur Unterstützung der Lohnbuchhaltung, die diese Aufgaben vereinfachen können.

Unabhängig davon, ob man ein Lohnprogramm nutzen oder die Lohnabrechnung manuell erstellen möchte, hier sind die grundlegenden Schritte:

  1. Persönliche Daten des Arbeitnehmers erfassen: Dazu gehören Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer und Steuerklasse.

  2. Arbeitszeit dokumentieren: Die genaue Arbeitszeit des Arbeitnehmers muss dokumentiert werden. Hierbei kann es Unterschiede geben, je nachdem, ob der Arbeitnehmer ein Gehalt erhält oder nach Stunden (Lohn) bezahlt wird.

  3. Bruttogehalt berechnen: Bei einem Gehaltsempfänger ist dies der feste monatliche Betrag. Bei einem Lohnempfänger wird das Bruttoentgelt durch Multiplikation der Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn ermittelt.

  4. Abzüge berechnen: Hierzu gehören Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Die genauen Beträge können je nach Steuerklasse und sonstigen individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers variieren.

  5. Nettogehalt berechnen: Dies ist das Ergebnis der Subtraktion aller Abzüge vom Bruttogehalt.

  6. Abrechnung erstellen und überprüfen: Die Abrechnung sollte alle relevanten Informationen enthalten und auf Richtigkeit überprüft werden.

  7. Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer übermitteln: Nach der Überprüfung wird die Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer übermittelt, entweder in Papierform oder digital.

  8. Aufbewahrung der Lohnabrechnung: Die Lohnabrechnung sollte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden (siehe unten für Details zur Aufbewahrungspflicht).

Besonderheiten bei Mini- und Midijobs

Die Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung, besser bekannt als Minijob, folgt speziellen Regelungen.

Ein Minijobber ist gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV ein Arbeitnehmer, der regelmäßig nicht mehr als 520 Euro pro Monat verdient. In diesem Fall werden bestimmte Pauschalen verwendet, um die Sozialabgaben und die Lohnsteuer zu begleichen. Diese sind:

  • 2 % Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag)
  • 13 % Krankenversicherung
  • 15 % Rentenversicherung

Ein Arbeitnehmer, der einen Midijob ausübt und dabei zwischen 520,01 Euro und 2.000,00 Euro pro Monat verdient, zahlt reduzierte Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber zahlt jedoch den normalen Beitragsanteil.

Lohnabrechnung und Aufbewahrungspflicht

Für Gehaltsabrechnungen gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB und § 147 AO):

  • Als Arbeitgeber muss man alle Unterlagen zur Lohnabrechnung für mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Arbeitnehmer sollten alle Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt aufbewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Für den Angestellten gibt es jedoch keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen.

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Fragen und Antworten

Die Lohnverrechnung ist der Prozess, bei dem das Gehalt eines Arbeitnehmers berechnet wird. Es werden Faktoren wie Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Abwesenheiten berücksichtigt, um das Bruttogehalt zu ermitteln. Dann werden Sozialabgaben und Steuern abgezogen, um das Nettogehalt zu bestimmen.

Die Lohnkosten für den Arbeitgeber umfassen das Bruttogehalt des Arbeitnehmers, sowie Arbeitgeberanteile an Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung), Beiträge zur Berufsgenossenschaft und ggf. weitere Kosten wie etwa Zuschläge oder betriebliche Altersvorsorge.

Lohnabgaben sind Zahlungen, die vom Bruttogehalt eines Arbeitnehmers abgezogen werden. Dazu gehören in Deutschland Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) und Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung).

Die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung dienen beide dazu, die Entlohnung eines Arbeitnehmers zu dokumentieren. Der Unterschied liegt in der Art der Bezahlung: Bei einer Gehaltsabrechnung erhält der Arbeitnehmer einen festen Monatsbetrag, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden. Bei einer Lohnabrechnung hingegen variiert das Einkommen je nach Anzahl der gearbeiteten Stunden.

Quellen