Ein Kassenbuch ist ein unverzichtbares Element im Rahmen der betrieblichen Buchhaltung, das als Aufzeichnungsinstrument für Bartransaktionen dient. Die korrekte Führung ist zu beachten, denn Fehler können zu Strafen für Selbstständige führen.
Kassenbuch ⇒ Erklärung & Vorlage
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Kassenbuch – auf einen Blick
- Was versteht man unter einem Kassenbuch?
- Wer muss ein Kassenbuch erstellen?
- Wissenswertes zum Kassenbuch
- Was ist eine Kassendifferenz?
- Handschriftliches oder elektronisches Kassenbuch?
- Kassenbuch Vorlage
- Kassenbuch-Vorlage richtig ausfüllen
- Kassenbuch führen und Fehler vermeiden
- Fragen und Antworten
- Quellen
Kassenbuch – auf einen Blick
Die 5 wichtigsten Fakten zum Kassenbuch
| Definition: Ein Kassenbuch ist in der Buchhaltung ein essenzielles Werkzeug zur akkuraten Erfassung aller Barzahlungen eines Unternehmens und zur Gewährleistung der Transparenz und Compliance. |
| Bestimmungen: Ein Kassenbuch muss von Kaufleuten im Sinne des HGB, von Unternehmen, die der doppelten Buchführung unterliegen, gemäß § 238 Abs. 1 HGB sowie land- und forstwirtschaftlichen Betrieben nach § 141 Abs. 1 Nr. 5 AO geführt werden. |
| Strafen bei Vergehen: Die korrekte Führung eines Kassenbuchs ist gesetzlich vorgeschrieben und ein Fehler kann zu erheblichen Strafen für Selbstständige und Unternehmer führen. |
| Form: Kassenbücher können handschriftlich oder elektronisch geführt werden, wobei jedes Format seine eigenen Vor- und Nachteile hat. |
| Vorlage: Wir bieten eine praktische Kassenbuch-Vorlage zum Herunterladen an, die eine einfache und strukturierte Dokumentation aller Bargeschäfte ermöglicht. |
Was versteht man unter einem Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist ein organisatorisches und buchhalterisches Werkzeug, das in erster Linie dazu dient, die Bartransaktionen eines Unternehmens akkurat aufzuzeichnen.
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Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben in den Unterlagen hat den Zweck, einen genauen Überblick über den Bargeldfluss des Unternehmens zu gewährleisten.
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Dabei werden sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert, die mit Bargeld abgewickelt werden – seien es Verkaufserlöse, Einkäufe, Aufwendungen oder Entnahmen aus der Kasse.
Zu beachten ist, dass die genaue und konsequente Führung eines Kassenbuchs insbesondere deshalb wichtig ist, weil es ein gesetzlicher Nachweis über den tatsächlichen Kassenbestand ist.
Bei einer Betriebsprüfung dient es als offizielles Dokument, das die Richtigkeit der Bar-Buchungen belegt. Es trägt damit zur Transparenz bei und hilft dabei, möglichen Fällen von Steuerhinterziehung vorzubeugen.
In der Praxis gibt es verschiedene Formen von Kassenbüchern:
- Einige Unternehmen führen ihre Kassenbücher handschriftlich, andere verwenden elektronische Vorlagen oder spezielle Softwarelösungen.
Unabhängig von der Art der Führung, muss jedes Kassenbuch bestimmte Anforderungen erfüllen, die in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) festgelegt sind.
Wer muss ein Kassenbuch erstellen?
Die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften.
Folgende Gruppierungen müssen in Deutschland verpflichtend ein Kassenbuch führen:
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Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) – dazu zählen beispielsweise Einzelunternehmen, OHG, KG und GmbH.
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Unternehmen, die doppelt Bücher führen und eine Bilanz erstellen müssen, gemäß § 238 Abs. 1 HGB.
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Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Gewinn von über 60.000 Euro gemäß § 141 Abs. 1 Nr. 5 AO.
Auch, wenn man als Unternehmer nicht zu den oben genannten Gruppen gehört, kann die Führung eines Kassenbuchs dennoch von Vorteil sein. Dies gilt insbesondere, wenn das Unternehmen regelmäßig Bartransaktionen durchführt.
Die Vorteile eines Kassenbuchs umfassen unter anderem:
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Transparenz: Ein Kassenbuch gibt einen genauen Überblick über alle Bartransaktionen und hilft, den Cashflow des Unternehmens zu überwachen.
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Nachweis gegenüber dem Finanzamt: Im Falle einer Betriebsprüfung dient das Kassenbuch als Nachweis für alle bar getätigten Geschäftsvorfälle.
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Kontrolle und Steuerung: Durch die detaillierte Erfassung aller Bartransaktionen können Unregelmäßigkeiten und Fehlbuchungen schneller entdeckt und korrigiert werden.
Wissenswertes zum Kassenbuch
Die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuchs ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern stellt auch einen essenziellen Teil der Buchhaltung eines Unternehmens dar.
Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Führung eines Kassenbuchs zu beachten sind:
Einzelaufzeichnungspflicht und Ausnahmen
In Deutschland besteht grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht, d. h., jede einzelne Eingabe von Bartransaktionen muss im Kassenbuch festgehalten werden, inklusive des Vertragspartners und des Geschäftsinhalts.
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Ausnahmen gelten jedoch für Unternehmen, die Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht identifizierbare Personen verkaufen.
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Diese müssen die Bareinnahmen nicht für jedes einzelne Geschäft aufzeichnen.
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Diese Ausnahmen gelten nur für Bareinnahmen, nicht für Barausgaben.
Zeitliche Erfassung von Geldbewegungen
Bartransaktionen sollten grundsätzlich täglich im Kassenbuch erfasst werden.
Allerdings gibt es Ausnahmen:
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Wenn Bartransaktionen nur einen geringen Anteil am Gesamtumsatz des Unternehmens ausmachen oder es aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, die Erfassung sofort vorzunehmen.
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In diesen Fällen kann die Erfassung mit einer kurzen Verzögerung erfolgen.
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Wichtig ist jedoch, dass die Eintragung immer so zeitnah wie möglich erfolgt.
Nachvollziehbarkeit von Veränderungen
Änderungen oder Korrekturen im Kassenbuch müssen stets eindeutig nachvollziehbar sein.
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Es ist also nicht zulässig, Einträge so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist.
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Sowohl der ursprüngliche Grund des Geschäftsvorfalls als auch ob die Änderung ursprünglich oder nachträglich vorgenommen wurde, muss erkennbar sein.
Kassenbuchformate und Vorlagen: Zulässigkeit
Sowohl handschriftliche als auch elektronische Kassenbücher, wie z. B. eine Word- oder Excel-Vorlage, sind zulässig.
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Elektronische Kassenbücher bieten einige Vorteile wie automatische Berechnung der Beträge, einfache Übersicht und die Möglichkeit, Fehler leicht zu korrigieren.
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Zudem gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Vorlagen und Programmen, die die Führung eines elektronischen Kassenbuchs erleichtern.
Was ist eine Kassendifferenz?
Eine Kassendifferenz bezeichnet den Unterschied zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Kassenbestand.
Dies kann aufgrund von verschiedenen Gründen auftreten, wie:
- wenn zu viel Wechselgeld an Kunden ausgegeben wurde,
- Waren retourniert wurden
- oder Eingabefehler im Kassenbuch gemacht wurden.
Im täglichen Betrieb können diese Abweichungen trotz größter Sorgfalt passieren und sind nicht ungewöhnlich. Wichtig ist jedoch, wie mit diesen Differenzen umgegangen wird.
Kassendifferenz ausgleichen
Im ersten Schritt wird die Ursache der Kassendifferenz identifiziert.
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Dies geschieht durch sorgfältige Untersuchung aller Buchungen und Transaktionen des betreffenden Tages.
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Fehlbuchungen oder Fehler bei Bareinnahmen/-ausgaben können Ursachen sein.
Ist die Ursache geklärt, erfolgt im nächsten Schritt der Ausgleich der Differenz.
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Dies kann durch Korrekturbuchungen bei Fehlbuchungen oder korrigierende Ein-/Auszahlungen bei Bargeldfehlern geschehen.
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Es ist wichtig, dass jeder Ausgleich im Kassenbuch dokumentiert wird.
Alle Eintragungen im Kassenbuch sollten unveränderlich sein. Bei Änderungen muss eine Nachverfolgung des ursprünglichen Eintrags und der Korrektur ermöglicht werden, um die Integrität des Kassenbuchs und Transparenz zu gewährleisten.
Handschriftliches oder elektronisches Kassenbuch?
Die Führung eines Kassenbuchs kann sowohl handschriftlich als auch elektronisch erfolgen. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, die eine der beiden Methoden vorschreibt.
Beide Formen haben ihre eigenen Vor- und Nachteile.
Vorteile eines handschriftlichen Kassenbuchs
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Einfachheit: Ein handschriftliches Kassenbuch kann unkompliziert geführt werden, ohne dass spezielle Software oder technische Kenntnisse erforderlich sind.
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Flexibilität: Handschriftliche Einträge können einfach und schnell korrigiert oder ergänzt werden.
Nachteile eines handschriftlichen Kassenbuchs
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Fehleranfälligkeit: Handschriftliche Einträge können leicht zu Fehlern führen, sei es durch Zahlendreher, Vergesslichkeit oder Unleserlichkeit der Einträge.
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Zeitaufwand: Im Vergleich zur elektronischen Kassenbuchvorlage kann ein handschriftliches mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Vorteile eines elektronischen Kassenbuchs
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Automatisierung: Viele Prozesse, wie die Berechnung von Summen oder das Erstellen von Berichten, können automatisiert werden.
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Übersichtlichkeit: Elektronische Kassenbücher bieten oft eine klarere und übersichtlichere Darstellung der Einträge.
Nachteile eines elektronischen Kassenbuchs
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Technische Kenntnisse: Für die Nutzung von elektronischen Kassenbüchern sind oft technische Kenntnisse oder die Einarbeitung in eine spezielle Software erforderlich.
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Datenverlust: Ohne regelmäßige Backups besteht das Risiko eines Datenverlusts.
Kassenbuch Vorlage
Die Grundlagen der Kassenbuchführung und das korrekte Dokumentieren von Einnahmen und Ausgaben kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
Kassenbuch: Vorlage zum Download
Um diese zu erleichtern und um Fehler zu vermeiden, haben wir eine schlichte, aber umfassende Kassenbuch-Vorlage im Word-Format erstellt.
Sie ist so gestaltet, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht und gleichzeitig eine strukturierte und übersichtliche Dokumentation der Bargeschäfte ermöglicht. Die Kassenbuch-Vorlage steht zum Download zur Verfügung und kann direkt für die Buchführung verwendet werden:
Pflichtangaben auf einer Kassenbuch-Vorlage
Gemäß § 146 der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sind auf einer Kassenbuch-Vorlage folgende Bestandteile obligatorisch:
- Datum: Das Datum des Geschäftsfalls.
- Belegnummer: Die Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Geschäftsfalls.
- Beschreibung: Eine erklärende Bezeichnung oder Buchungstext.
- Betrag: Der Betrag und die Währung für jede Einnahme oder Ausgabe.
- Steuersatz: Der für diesen Geschäftsfall anfallende Umsatzsteuersatz.
- Steuer: Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfalls.
- Saldo: Der aktuelle Kassenbestand nach jeder Buchung.
Kassenbuch-Vorlage richtig ausfüllen
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Firmeninformationen eintragen: Zu Beginn wird die Kassenbuch-Vorlage mit den allgemeinen Daten der Firma ausgefüllt.
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Transaktionen dokumentieren: Bei jeder Geschäftsbewegung werden relevante Details wie Datum, Artikel, Preis und anwendbare Steuern in die Kassenbuch-Vorlage eingetragen.
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Nummerierung: Jede Eintragung erhält eine fortlaufende Nummer, was zur klaren Identifizierung und Ordnung des Kassenbuchs beiträgt.
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Übertrag bilden: Sobald eine Seite voll ist, wird ein Übertrag gebildet, der auf der nächsten Seite der Kassenbuch-Vorlage weitergeführt wird. So wird eine lückenlose Dokumentation sichergestellt.
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Jahresabschluss: Am Ende des Geschäftsjahrs bietet das Kassenbuch mithilfe der Kassenbuch-Vorlage eine vollständige Übersicht aller Geschäftsvorfälle.
Kassenbuch führen und Fehler vermeiden
Die Führung eines korrekten Kassenbuchs basiert auf bestimmten grundlegenden Prinzipien, die gewährleisten, dass die Kassenbuchhaltung sowohl den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht als auch ein effektives Management der Finanzen ermöglicht.
Diese Grundsätze sind stets zu beachten:
- Keine Buchung ohne Beleg
- Fortlaufende Nummerierung der Belege
- Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand
- Regelmäßige Kassenprüfung
- Erfassung aller Geldbewegungen
- Keine nachträglichen Änderungen
- Keine Leerzeilen
Hohe Strafen bei Fehlern
Fehler im Kassenbuch können durchaus teuer werden:
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Gemäß § 146a AO und § 379 AO kann bei schweren Verstößen gegen die Buchführungspflicht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängt werden.
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Zusätzlich zu diesem Bußgeld können weitere finanzielle Belastungen entstehen, wie z. B. Steuernachzahlungen oder Zinsen.
Es ist daher von größter Bedeutung, das Kassenbuch korrekt und vollständig zu führen, um solche Strafen zu vermeiden.
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Fragen und Antworten
Wie mache ich ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch wird angefertigt, indem jede Bartransaktion des Unternehmens dokumentiert wird. Dazu gehören Einnahmen und Ausgaben, die chronologisch, vollständig und korrekt erfasst und mit fortlaufenden Belegnummern versehen werden.
Ist es Pflicht, ein Kassenbuch zu führen?
Ja, die Pflicht zur Führung eines Kassenbuches besteht für alle Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen. Dies ist im deutschen Handels- und Steuerrecht festgelegt und dient der transparenten Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
Was steht in einem Kassenbuch?
In einem Kassenbuch sind alle Bar-Einnahmen und -Ausgaben aufgeführt. Der Kassenbericht enthält Infos wie das Datum des Geschäftsfalls, den Buchungstext, den Betrag sowie die Umsatzsteuer für jeden einzelnen Geschäftsfall.
Was ist bei der Kassenbuchführung zu beachten?
Bei der Kassenbuchführung ist auf eine ordnungsgemäße und vollständige Dokumentation aller Bartransaktionen zu achten. Darüber hinaus sollte das Kassenbuch fortlaufend geführt und regelmäßig kontrolliert werden. Eine korrekte Kassenbuchführung ist unerlässlich, um die Einhaltung steuerlicher Pflichten sicherzustellen.
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Handelsgesetzbuch (HGB):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Abgabenordnung (AO):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz