Proformarechnung

Proformarechnung ⇒ Übersicht & Erklärung

Proformarechnungen sind ein Sonderfall in der Rechnungsstellung, denn sie werden nicht zu Zahlungszwecken ausgestellt. Diese Rechnungsart dient steuerlichen Zwecken und wird häufig als Nachweis über den Wert einer Ware gegenüber dem Zoll ausgestellt.

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Proformarechnung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Eine Proformarechnung ist keine richtige Rechnung, sondern ein Beleg, der den Empfänger nicht zu einer Zahlung auffordert.
  • Proformarechnungen werden ausgestellt für Waren ohne Handelswert, normale Rechnungen hingegen für Waren mit Handelswert.
  • Proformarechnungen werden in erster Linie im Außenhandel genutzt, um Behörden über Art, Umfang und Wert von Waren zu unterrichten.
  • Die Pflichtangaben auf Proformarechnungen sind deckungsgleich mit denen einer handelsüblichen Rechnung.
  • In der Buchhaltung kann eine Proformarechnung als Ersatz für eine originale Rechnung verwendet werden, bis diese dann final vorliegt. Dabei erfüllt die Proformarechnung den selben buchhalterischen Zweck wie der Eigenbeleg.

Was ist eine Proformarechnung?

Betriebswirtschaft | Fakturierung


Im Prinzip ist die Proformarechnung (englisch: pro forma invoice) nichts anderes wie eine herkömmliche Rechnung. Sie wird jedoch nicht zu Zahlungszwecken ausgestellt – daher enthält eine Proformarechnung auch keine Zahlungsaufforderung.

Ein häufiges Szenario für das Ausstellen einer Proformarechnung ist die Ausstellung des Dokuments aus zollrechtlichen Gründen.
 

Proformarechnung und Rechnung – die wesentlichen Unterschiede:

  • In einer Proformarechnung fehlt die Aufforderung zur Zahlung.

  • Handelsrechnungen werden ausgestellt für Waren, die einen Handelswert haben.

  • Proformarechnungen werden ausgestellt für Waren, die keinen Handelswert haben.

Proformarechnungen werden pro forma (der Form wegen) erstellt, um z. B. den Wert einer Warensendung in Drittländer darzulegen. Nicht-EU-Länder, also Länder außerhalb der EU, wie z. B. China, Großbritannien oder die Schweiz, werden als Drittländer bezeichnet.

  • Anhand der Proformarechnung wird gegenüber dem Zoll der Wert der Ware nachgewiesen.

  • Heutzutage haben zunehmend mehr Unternehmen Kunden außerhalb der EU, wodurch Proformarechnungen auch häufiger benötigt werden.

Proformarechnung: Definition

Bei der Proformarechnung handelt es sich um ein rein informatives Dokument in Form von einer Rechnung, bzw. einem Beleg ohne Zahlungsaufforderung.

Ein solches Dokument wird vor allem im Außenhandel genutzt, um Zollbehörden über Art, Umfang sowie Wert von Import- und Exportwaren zu informieren.

Wozu wird eine Proformarechnung benötigt?

Fakturierung | Rechnungsarten | Zweck


Anwendung finden Proformarechnungen primär im Außenhandel. Sie dienen dabei meist als Nachweis für den Zoll, um den Wert der Ware anzugeben.

Händler oder Verkäufer von Waren unterliegen der sogenannten Deklarationspflicht für den Export, wenn z. B. innerhalb der Garantiezeit ein Warenaustausch für ein bereits bezahltes Produkt vorgenommen wird.

Mithilfe der Proformarechnung soll in einem solchen Fall der genaue Handelswert einer Lieferung beim Zoll deklariert werden, ohne dabei den Empfänger zu einer Zahlung aufzufordern:

  • Die Proformarechnung dient ausschließlich dazu, den zuständigen Behörden (Zoll und/oder Finanzamt) des entsprechenden Einfuhrlandes sowie dem Warenempfänger die Details zu einer Lieferung mitzuteilen.

  • Es handelt sich demnach um ein rein informatives Dokument im Rahmen einer Warenlieferung.

Proformarechnung: Verwendung

Die Proformarechnung findet also vor allem Verwendung bei folgenden Geschäftsfällen und -vorgängen:

  • Bei Import- oder Exportgeschäften als Nachweis des Warenwerts für Zoll und Finanzamt.

Weitere Anwendungsbeispiele einer Proformarechnung:

  • Kostenfreie Mustersendungen
  • Warenaustausch im Garantiefall oder Ähnliches
  • Lieferungen auf Vorkasse
  • Lieferungen von Ersatzteilen
  • Geschenksendungen
  • Spenden

Pflichtangaben

Externes Rechnungswesen | Proformarechnung | Bestimmungen


Die Pflichtangaben auf einer Proformarechnung decken sich mit denen einer gewöhnlichen Handelsrechnung für den Außenhandel:

  • Name und Anschrift des Versenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Lieferanschrift (sofern abweichend)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, Ort und Datum
  • Vermerk, dass es sich um eine Proformarechnung handelt
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.), bzw. EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification)
  • Herkunftsland
  • Brutto- sowie Nettogewicht der Ware(n)
  • Ursprungserklärung, sofern das Land des Ursprungs in der EU liegt
  • Unterschrift und Stempel

Abgesehen von diesen Angaben, unterliegt die Proformarechnung keinen gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Inhalt oder formelle Struktur.

Dennoch sollten Aussteller einer Proformarechnung gewarnt sein, denn die falsche Ausstellung kann für Unternehmer strafrechtliche Konsequenzen sowie Bußgelder zur Folge haben.

Um dahingehend immer auf der sicheren Seite zu sein, lohnt sich die Verwendung einer passenden Vorlage für die Erstellung von Proformarechnungen.

Der korrekte Warenwert

Bei einer Proformarechnung für den Export muss eine entsprechende Angabe zum Warenwert der Sendung getätigt werden. Das gilt z. B. für Mustersendungen (Waren, die deutlich erkennbar nur für die Nutzung als Probe zur Verfügung gestellt werden).

  • Sofern eine Kennzeichnung von Mustersendungen nicht möglich ist, werden ausschließlich Waren mit einer Maximalmenge von bis zu fünf Einheiten und einem Warenwert von höchstens 50 Euro als solche anerkannt.

Wichtig: Zu geringe Angaben sollten dringlichst vermieden werden! Solche Fehlangaben können bei einer Betriebsprüfung schnell auffallen und negative Konsequenzen mit sich bringen.

Fehlerhafte Einschätzung und Konsequenzen vermeiden

Um einer fehlerhaften Einschätzung vorab entgehen zu können, bieten sich die zwei folgenden Möglichkeiten an:

  • Nachträgliche Anmeldung des korrekten Warenwerts.

  • Eine sogenannte unvollständige Zollanmeldung abgeben, die einen Hinweis auf den Zollwert enthält.

Proformarechnung und Buchhaltung

Externes Rechnungswesen | Rechnungsarten | Dokumentation


Sofern eine Rechnung in der Buchhaltung noch nicht als Originalbeleg vorliegt, kann diese durch eine Proformarechnung ersetzt werden.

Unternehmer können Proformarechnungen auch verwenden, wenn sie künftig eine Rechnung über gewisse Leistungen erwarten. Sofern der konkrete Betrag bekannt ist, kann vorübergehend eine Proformarechnung erstellt und verbucht werden. Sie hat dabei die gleiche Funktion, wie auch ein Eigenbeleg.

Alle Details und eine kostenlose Vorlage für den Eigenbeleg zum Download finden Sie hier:

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Zu beachten: Proformarechnung kein Rechnungsersatz

Die Proformarechnung kann nur übergangsweise zum Verbuchen eines buchhalterischen Aufwandes verwendet werden und gilt langfristig nicht als Ersatz der richtigen Rechnung.

Nur der korrekte Beleg (bzw. die Originalrechnung) für eine Leistung gilt als Dokument und erfüllt alle notwendigen Voraussetzungen.

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Fragen und Antworten

Bei einer klassischen Rechnung handelt es sich um ein Dokument, das den Endkunden nach Abschluss eines Kaufvertrages zur Zahlung auffordert. Im Mittelpunkt einer Handelsrechnung steht immer das fällige Entgelt.

Die Proformarechnung hingegen stellt lediglich einen Beleg dar, wenn z. B. der Warenwert einer Lieferung deklariert werden muss. Es gibt keine Zahlungsaufforderung an den Endkunden, die Proformarechnung belegt den Wert einer Ware für den Zoll oder für das Finanzamt.

Eine Proformarechnung wird in der Praxis vor allem verwendet, um den zuständigen Behörden (Zoll sowie Finanzamt) den Handelswert einer Ware glaubwürdig zu machen.

Weitere Anwendungsbereiche von Proformarechnungen sind unter anderem Spenden oder Geschenke.

Generell lässt sich zusammenfassen, dass eine Proformarechnung immer dann benötigt wird, wenn Waren ohne Handelswert versendet werden.

Quellen