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Passive Rechnungsabgrenzung: Definition & Erklärung

Die passive Rechnungsabgrenzung (PRA) wird durchgeführt, wenn ein Unternehmen Einnahmen erzielt, die erst nach dem nächsten Bilanzstichtag als Erträge zu berücksichtigen sind.

Letzte Aktualisierung:

Passive Rechnungsabgrenzung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • In der Praxis gibt es häufig zeitliche Abweichungen von Zahlung und Leistungserbringung. Auf den passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden die Erträge verbucht, weil die Einnahmen in eine andere Rechnungsperiode fallen.

  • Ziele der passiven Rechnungsabgrenzung sind die periodengerechte Ermittlung der Ertragslage eines Unternehmens und die Versteuerung des Unternehmenserfolgs für die entsprechenden Zeiträume zu erfassen und abzuführen.

  • Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind als Einnahmen vor dem Bilanzstichtag auszuweisen, wenn sie einen Ertrag für eine bestimmte Periode nach dem Abschlussstichtag darstellen.

  • Wenn ein Ertrag für das neue Geschäftsjahr, noch vor dem Abschlussstichtag im alten Jahr vom Kunden an Unternehmen bezahlt wird, muss eine passive Rechnungsabgrenzung für den jeweiligen Zeitraum gebildet werden.

  • Vorauszahlungen für die Periode im Folgejahr werden bis zum Jahresabschluss auf der Aktivseite der Bilanz verbucht. Im neuen Geschäftsjahr werden dann die Einnahmen in der jeweiligen Periode als Erträge auf der Passivseite verbucht.

Was ist die passive Rechnungsabgrenzung?


Rechnungsabgrenzungen haben die Aufgabe, Aufwände und Erträge periodengerecht zuzuweisen:

  • Aufwände und Erträge werden den eigentlichen wirtschaftlichen Perioden zugewiesen, in denen diese verbraucht werden.

Passive Rechnungsabgrenzungen werden für Einnahmen vor dem Abschlussstichtag durchgeführt, die erst im folgenden Geschäftsjahr als Erträge zu behandeln sind:

  • Die Erträge werden den eigentlichen wirtschaftlichen Zeiträumen zugewiesen, in denen diese verbraucht werden.

Als passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) werden diese Beträge in die Bilanz übernommen und werden in der neuen Periode erfolgswirksam aufgelöst.

Passive Rechnungsabgrenzungen kennzeichnen sich durch die Einnahme vor dem Bilanzstichtag und den Ertrag im neuen Geschäftsjahr.

Die Bedeutung der passiven Rechnungsabgrenzung

  • Wenn Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr von Kunden eines Unternehmens bereits im laufenden Geschäftsjahr bezahlt werden, ist eine passive Rechnungsabgrenzung durchzuführen.

Die Ziele der passiven Rechnungsabgrenzung

  • Rechnungsabgrenzungen sind notwendig, um den Gewinn eines Unternehmens periodengerecht zu ermitteln, wenn Erträge unterschiedliche Rechnungsperioden betreffen.

  • Die passive Rechnungsabgrenzung wird benötigt, um die Versteuerung des Unternehmenserfolgs korrekt zu erfassen und für die entsprechenden Zeiträume abzuführen.

  • Rechnungsabgrenzungsposten sind Erfolgsregulierungsposten, weil durch sie der Unternehmenserfolg des Bilanzjahres berichtigt wird.

Wann muss eine passive Rechnungsabgrenzung gebildet werden?


Passive Rechnungsabgrenzungen sind durchzuführen, wenn ein Unternehmen Einnahmen erzielt hat, die erst nach dem nächsten Bilanzstichtag als Erträge zu werten sind.

Die rechtliche Grundlage der Rechnungsabgrenzung ist das Handelsgesetzbuch (HGB):

  • Laut § 250 HGB Abs. 2 sind passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) zu bilden, wenn Einnahmen vor dem Bilanzstichtag anfallen, aber erst im neuen Geschäftsjahr zu bestimmten Zeitpunkten zu Erträgen werden.

Rechnungsabgrenzungsposten sind in der Handels- und der Steuerbilanz ebenso gemäß § 250 HGB wie folgt zu behandeln:

  • Auf der Aktivseite der Bilanz sind die Ausgaben vor dem Abschlussstichtag anzusetzen, sofern die Ausgaben einen Aufwand für einen bestimmten Zeitraum nach diesem Tag darstellen.

  • Auf der Passivseite der Bilanz sind die Einnahmen vor dem Abschlussstichtag anzusetzen, sofern die Einnahmen einen Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Zeitliche Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben


Bei der Zahlung und Leistungserbringung kommt es in der Praxis zu zeitlichen Abweichungen:

  • Aufwendungen und Erträge werden in der Buchhaltung auf die Rechnungsabgrenzungsposten verbucht, bei denen die zugehörigen Einnahmen oder Ausgaben in eine andere Rechnungsperiode fallen.

In der Buchhaltung ist die Periodenabgrenzung richtig umzusetzen:

  • Das Handelsgesetzbuch schreibt gemäß § 252 Abs. 1 Nr. 5 vor, dass Aufwendungen und Erträge innerhalb eines Geschäftsjahres zum Zeitpunkt ihres Anfalls zu verbuchen sind.

  • Das gilt unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt.

  • Diese Pflicht gilt für bilanzierende Unternehmen.

Durch die Periodenabgrenzung erhält die Bilanz eines Unternehmens ihre Aussagekraft. Die Einnahmen und Ausgaben werden zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem sie angefallen sind. Somit lassen sich verschiedene Geschäftsjahre vergleichen.

Durchführung der Rechnungsabgrenzung


Die Durchführung bei aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen, sofern für Aufwendungen oder Erträge des folgenden Wirtschaftsjahres bereits vor dem Bilanzstichtag Zahlungen geflossen sind.

  • Beim Jahresabschluss werden die Rechnungsabgrenzungsposten in die Bilanz aufgenommen, um sie danach in der richtigen Periode aufzulösen und erfolgswirksam zu erfassen.

Verzerrungen bei der Ermittlung des Jahresüberschusses lassen sich auf diese Weise vermeiden und sie wirkt sich auch auf die Ertragsbesteuerung aus.

Die Anwendung von Rückstellungen und Verbindlichkeiten

Für Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, gilt die Periodenabgrenzung nicht nur für Einnahmen und Ausgaben, sondern auch für Forderungen, Verbindlichkeiten und Rückstellungen.

  • Man unterscheidet zwischen transitorischen (ARAP und PRAP) und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten (sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen).

Sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen bilden die antizipativen RAP, das heißt eine Leistung, die bereits im laufenden Geschäftsjahr erbracht wird und erst im Folgejahr bezahlt wird.

  • Bei sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Ausgaben nach dem Bilanzstichtag, für die der Aufwand bereits im alten Jahr erfolgt ist.

  • Sonstigen Forderungen sind Einnahmen nach dem Bilanzstichtag, für die der Ertrag bereits im alten Jahr erfolgt ist.

Rechnungsabgrenzungsposten: Berechnung und Buchung


Wenn Kunden Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr bereits im laufenden Wirtschaftsjahr bezahlen, ist eine passive Rechnungsabgrenzung vorzunehmen.

  • Das Unternehmen steht also in der Pflicht zur Leistungserbringung.

Die passive Rechnungsabgrenzung kennzeichnet sich durch die Einnahme vor dem Bilanzstichtag und dem Ertrag im neuen Geschäftsjahr.

Beispiel und Berechnungsformel

Ein Kunde mietet beginnend mit September eine Wohnung, wobei die Ausgaben für die Miete eine Höhe von 6.000 Euro betragen.

  • Die Miete wird für 1 Jahr im Voraus bezahlt.
  • Zum Jahreswechsel beginnt ein neues Geschäftsjahr.

Der Betrag ist auf die folgenden Monate abzugrenzen:

  • 4 Monate fallen noch in das laufende Geschäftsjahr (September bis Dezember)

  • 8 Monate gehören ins neue Geschäftsjahr (Januar bis August).

Man dividiert die Mieteinnahmen durch die Nutzungsdauer (12 Monate) und multipliziert das mit der Anzahl der Monate im alten Jahr (6.000 : 12 = 500 × 4 für 4 Monate = 2.000 Euro).

Die Einnahmen, die noch zum laufenden Geschäftsjahr zugeordnet werden können, sind als Ertrag zu buchen: Bank an Mietertrag 2.000 Euro.

Die Mieteinnahmen werden wieder durch die Nutzungsdauer dividiert und mit der Anzahl der betreffenden Monate des Folgejahrs multipliziert (6.000 : 12 = 500 × 8 für 8 Monate = 4.000 Euro).

Einnahmen des neuen Geschäftsjahres sind noch kein Ertrag und werden daher als passiver Rechnungsabgrenzungsposten verbucht:

  • Mietertrag an Passive Rechnungsabgrenzung 4.000 Euro.

Im Folgejahr löst man die Abgrenzung durch die Gegenbuchung wieder auf:

  • Passive Rechnungsabgrenzung an Mietertrag 4.000 Euro.

Rechnungsabgrenzung und Steuer


Bei der Rechnungsabgrenzung werden nur die Nettobeträge behandelt.

  • Wenn Aufwand und Ertrag erst im Folgejahr anfallen, werden sie als Anzahlungen behandelt und die Steuer wird dann fällig, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Durch die Nettomethode lassen sich die Umsatzsteuer und Vorsteuer ganz einfach getrennt voneinander verbuchen.

Die Auswirkungen auf die Steuerbelastung

Die Buchung der Rechnungsabgrenzungsposten stellt sicher, dass diese Posten nicht die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Unternehmens berühren.

  • Diese Geschäftsvorfälle werden erst in der folgenden Periode zu Aufwand oder Ertrag.

Die Funktion der Rechnungsabgrenzung ist deswegen unter steuerlichen Aspekten wichtig, weil die periodengerechte Berücksichtigung von Aufwand und Ertrag gewährleistet, dass die Besteuerung gerecht und gleichmäßig erfolgt.

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Fragen und Antworten

In der Bilanz erscheinen Einnahmen des alten Wirtschaftsjahres, die erst als Erträge im neuen Jahr gelten, als passive Rechnungsabgrenzungsposten.

In der Buchhaltung werden auf den passiven Rechnungsabgrenzungsposten die Erträge verbucht, bei denen die zugehörigen Einnahmen in eine andere Rechnungsperiode fallen.

Beispiele für passive Rechnungsabgrenzungsposten sind Miete und Pacht, Zinsen, Leasingraten oder Erlöse aus Abonnements.

Vor dem Bilanzstichtag bucht man die Zahlungen auf das Konto „Passive Rechnungsabgrenzung“. Die Zahlungen erscheinen dort im Laufe des Jahresabschlusses als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz.

  • Im neuen Geschäftsjahr werden die passiven Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst und periodengerecht als Erträge verbucht.

Beispiel: Die Miete wird von einem Kunden 1 Jahr im Voraus an uns bezahlt.

  • Zum Jahresabschluss erfolgt die Buchung: Mietertrag an Passive Rechnungsabgrenzung.

Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres ist die passive Rechnungsabgrenzung wieder aufzulösen, weil der Ertrag dem neuen Jahr zuzurechnen ist.

  • Der Buchungssatz lautet: Passive Rechnungsabgrenzung an Mietertrag.

Quellen