Fremdleistungen ⇒ Auslagerung von Teilleistungen

Fremdleistungen sind Arbeiten oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen an externe Dienstleister vergibt, anstatt sie selbst auszuführen. Unternehmen nutzen Fremdleistungen, um Kosten zu sparen, Fachwissen von Dritten zu nutzen und sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Fremdleistungen – auf einen Blick
  2. Fremdleistungen
  3. Fremdleistungen: Definition und Bedeutung
  4. Arten von Fremdleistungen
  5. Vorteile der Nutzung von Fremdleistungen
  6. Fremdleistungen in der Buchhaltung
  7. Steuerliche Behandlung von Fremdleistungen
  8. Haftung: wer haftet für fehlerhafte Fremdleistungen?
  9. Rechtliche Aspekte: Bestimmungen und Beachtenswertes
  10. Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Fremdleistungen – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zu Fremdleistungen

Definition

Fremdleistungen sind externe Dienstleistungen oder Arbeiten, die ein Unternehmen von Dritten einkauft, anstatt sie intern zu erbringen.

Funktion & Zweck

  • Fremdleistungen ermöglichen Unternehmen, sich auf ihre Fachkompetenzen zu konzentrieren, während sie gleichzeitig spezifische Aufgaben oder Projekte an externe Dienstleister auslagern.

  • Das führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und steigert die Flexibilität, um auf Marktveränderungen reagieren zu können.

Vorteile

Zu den Vorteilen von Fremdleistungen zählen Flexibilität, Kostenvorteile, verbesserte Liquidität und der Zugang zu spezialisiertem Fachwissen.

Buchhaltung

  • Bei der Buchhaltung von Fremdleistungen ist es wichtig, alle Buchungen korrekt vorzunehmen und steuerliche Vorgaben einzuhalten, da das Finanzamt diese Vorgänge genau prüft.

  • Die Kosten für Fremdleistungen müssen als Betriebsausgaben verbucht werden, was den Gewinn mindert und die Steuerlast reduziert.

Steuerliche Behandlung

  • Fremdleistungen können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden, wodurch die Steuerlast des Unternehmens reduziert wird.

  • Zudem fällt auf diese Leistungen Umsatzsteuer (USt) an, die in der Regel als Vorsteuer abgezogen werden kann.
Bestimmungen

  • Nach § 160 AO müssen Steuerpflichtige die Empfänger von Leistungen genau benennen, um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen.

  • § 4 Abs. 4 EStG regelt die Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben, einschließlich der Aufwendungen für Fremdleistungen.

  • In § 13b UStG wird die Umkehr der Steuerschuldnerschaft für bestimmte Leistungen bestimmt, wodurch der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer abführen muss.
Fremdleistungen

Fremdleistungen

Fremdleistungen sind externe Dienstleistungen oder Arbeiten, die ein Unternehmen von Dritten einkauft, anstatt sie intern als Eigenleistungen zu erledigen. Dazu zählen zum Beispiel IT-Support, Reinigungsdienste oder bestimmte Bauleistungen. Fremdleistungen wirken sich auf die Steuer aus, da sie als Betriebsausgaben abgesetzt werden können und je nach Art der Leistung andere umsatzsteuerliche Regelungen gelten.

Fremdleistungen: Definition und Bedeutung

Fremdleistungen bezeichnen die Auslagerung von Aufgaben oder Arbeiten an externe Dienstleister, die nicht direkt zum eigenen Unternehmen gehören.

Von Externen im Auftrag für ein Unternehmen erbrachte Leistungen werden in vielen Bereichen erbracht, von der Herstellung und Produktion von Waren über Dienstleistungen bis hin zu Tätigkeiten wie Übersetzungen oder Reinigungsdienst.

  • Unternehmen beauftragen Dritte, um spezifische Arbeiten oder Leistungen auszuführen, die entweder spezialisiertes Wissen erfordern oder wirtschaftlich günstiger sind, als sie selbst im Betrieb zu übernehmen.

Dabei können Fremdleistungen sowohl einzelne Tätigkeiten als auch ganze Teile der Produktion oder Dienstleistungen betreffen.

Vergabe von Fremdleistungen:

Die Auslagerung der jeweiligen Leistungen und damit Auftragserteilung bei Fremdleistungen erfolgt über klare vertragliche Vereinbarungen zwischen dem Auftraggeber (Unternehmen) und dem Auftragnehmer (Dienstleister), welche die Art der Leistung, den Umfang dieser und die Vergütung festlegen.

  • Der Vertrag enthält Art der Leistung, Vergütung, Fristen und optimalerweise auch die Haftungsregelungen.

Arten von Fremdleistungen

Fremdleistungen lassen sich in verschiedene Arten unterteilen, abhängig von ihrer Nutzung im Unternehmen.

Dazu gehören Bauleistungen und Subunternehmerleistungen, die oft steuerlichen Besonderheiten unterliegen, sowie Produktions- und Fertigungsleistungen, bei denen Teile der Herstellung ausgelagert werden.

Auch Dienstleistungen durch Freelancer oder externe Auftragnehmer, für Übersetzung oder Buchhaltung, sowie Reinigungs- und Wartungsarbeiten zählen dazu.

  • Unternehmen profitieren von geringeren Kosten und höherer Effizienz, müssen aber steuerliche Regelungen und die korrekte Buchhaltung beachten, da das Finanzamt Fremdleistungen genau prüft.

Sonderfall Bauleistungen:

Im Bauwesen beauftragt ein Unternehmer häufig Dritte, um bestimmte Arbeiten durch Subunternehmer ausführen zu lassen, wie zum Beispiel den Anschluss elektrischer Kreise oder Heizungsanlagen durch spezialisierte Fachbetriebe.

Diese Fremdleistungen gelten unter bestimmten Rahmenbedingungen als Bauleistungen, die umsatzsteuerlich den Regelungen des § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG) zum Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger unterliegen. Das betrifft:

  • Bauleistungen, die der Herstellung, Instandhaltung oder Reparatur dienen (ausgenommen Planungs- und Überwachungsarbeiten).

  • Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft bedeutet, dass in diesen Fällen nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger für die Abfuhr der Umsatzsteuer (USt) verantwortlich ist.

Vorteile der Nutzung von Fremdleistungen

Fremdleistungen sind für Unternehmen sehr bedeutend, da sie es ermöglichen, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig Kosten zu optimieren.

Durch die Auslagerung von Tätigkeiten können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Ressourcen besser nutzen.

  • Zusätzlich erhalten Unternehmen durch Fremdleistungen oft Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und innovativen Technologien, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind.

Das Hinzuziehen von Fremdleistungen kann diverse Vorteile für Unternehmen bieten, darunter besonders den Vorteil der Flexibilität, Kostenvorteile und verbesserte Liquidität sowie Vorteile in Bezug auf Qualität und Spezialisierung:

Vorteil der Flexibilität:

Fremdleistungen ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf sich ändernde Marktanforderungen und interne Kapazitätsengpässe zu reagieren. Durch die Auslagerung von bestimmten Dienstleistungen können Ressourcen effizienter eingesetzt werden, was es dem Unternehmen erlaubt, sich auf seine Spezialgebiete zu konzentrieren.

  • Gleichzeitig profitieren Unternehmen von der Fachkompetenz externer Dienstleister, ohne interne Ressourcen überlasten zu müssen.

Kostenvorteil und Liquidität:

Die Auslagerung bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister kann eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung sein, da sie es Unternehmen ermöglicht, flexibel auf Bedarfsschwankungen zu reagieren, anstatt laufende Fixkosten für eigenes Personal oder Abteilungen zu tragen.

  • Dadurch bleibt oft mehr finanzieller Spielraum. Allerdings sollte man die Kosten gut im Blick behalten, denn externe Dienstleistungen können manchmal teurer sein als eine eigene Lösung im Unternehmen.

Vorteile bei Qualität und Spezialisierung:

Durch die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten kann die Qualität der Arbeit steigen. Diese Fachbetriebe verfügen oft über mehr Know-how und Erfahrung in bestimmten Bereichen als das Unternehmen selbst.

  • Dadurch lassen sich einzelne Arbeitsschritte oder das Endprodukt auf einem höheren Niveau umsetzen.

Fremdleistungen in der Buchhaltung

Wenn in der Buchhaltung Fremdleistungen erfasst werden, prüft das Finanzamt diese besonders sorgfältig. Daher ist es wichtig, dass alle Buchungen korrekt vorgenommen und sämtliche steuerlichen Vorgaben genau beachtet werden.

Die Kosten für diese Leistungen müssen als Betriebsausgaben verbucht werden, was den Gewinn des Unternehmens mindert und somit die Steuerlast reduziert.

  • Dabei ist es wichtig, jede Fremdleistung korrekt zu dokumentieren und die zugehörige Rechnung ordnungsgemäß zu erfassen.

  • In der Buchhaltung müssen Unternehmen auch die relevanten Positionen von Fremdleistungen im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) genau zuordnen.

Fremdarbeitskosten und Aufwendungen für Subunternehmer oder Freelancer werden häufig als externe Kosten erfasst, die den operativen Aufwand erhöhen, aber gleichzeitig den Gewinn steuermindernd beeinflussen können.

Genaue Dokumentation und Konsequenzen bei fehlerhafter Buchführung:

Die Erfassung und Dokumentation von Fremdleistungen unterliegen einer genauen Prüfung durch das Finanzamt. Fehlerhafte oder unklare Angaben können schwerwiegende steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.

  • Besonders bei unzureichend dokumentierten Fremdleistungen besteht das Risiko, dass der Vorsteuerabzug und Betriebsausgabenabzüge nicht anerkannt werden.

  • Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit ist daher unerlässlich, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Gemäß § 160 Abgabenordnung (AO) kann das Finanzamt den Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug streichen, wenn die Herkunft der Fremdleistungen nicht eindeutig nachgewiesen werden kann. Dies kann in folgenden Fällen zutreffen:

  • Falls sich herausstellt, dass die erfassten Fremdleistungen von einem Scheinunternehmen stammen und keine ausreichenden Nachweise über die tatsächlichen Eigentumsverhältnisse dieses Unternehmens vorliegen.

  • Wenn Rechnungen so ungenau formuliert sind, dass selbst ein sachverständiger Dritter nicht erkennen kann, welche konkreten Fremdleistungen erbracht wurden.

  • Falls Fremdleistungen auf ein entsprechendes Konto verbucht werden, jedoch keine realen, nachweisbaren Fremdleistungen dahinterstehen.

  • Um steuerliche Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, dass ausschließlich tatsächliche Fremdleistungen (korrekt) erfasst werden.

Steuerliche Behandlung von Fremdleistungen

Fremdleistungen gelten als Betriebsausgaben und können steuermindernd geltend gemacht werden. Je nach Leistung fällt Umsatzsteuer (USt) an, die als bei Vorsteuerabzugsberechtigung als Vorsteuer abgezogen werden kann.

Wenn ein Unternehmen Fremdleistungen in Anspruch nimmt, müssen diese steuerlich korrekt erfasst werden. In der Regel trägt der Leistungserbringer die Verantwortung für die Abfuhr der Umsatzsteuer.

Allerdings gibt es gemäß § 13b UStG Ausnahmen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dies betrifft insbesondere:

  • Werklieferungen und sonstige Leistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland (auch innerhalb der EU)

  • Lieferung bestimmter elektronischer Geräte

  • Gebäudereinigungsleistungen

In bestimmten Fällen, wie bei Bauleistungen, greift das Reverse-Charge-Verfahren, wodurch die Steuerschuldnerschaft auf den Auftraggeber übergeht.

Bei Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird nach § 13b UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der Leistungsempfänger zahlt die Umsatzsteuer ans Finanzamt, kann sie jedoch gleichzeitig als Vorsteuer abziehen, sodass kein finanzieller Nachteil entsteht.

Haftung: wer haftet für fehlerhafte Fremdleistungen?

Eine Fremdleistung ist ein Teil einer Gesamtleistung, für den das beauftragte Unternehmen haftet. Mängel oder Schäden kann der Auftraggeber direkt beim Hauptauftragnehmer reklamieren – unabhängig davon, ob die Fehler von einem Subunternehmer verursacht wurden. Ohne klare vertragliche Regelungen trägt das Hauptunternehmen das volle Risiko.

Beim Einkauf von Fremdleistungen übernimmt das beauftragte Unternehmen die volle Verantwortung für deren Qualität und Mangelfreiheit. Falls Probleme auftreten, kann der Auftraggeber seine Regressansprüche direkt beim Hauptauftragnehmer geltend machen:

  • Nach § 278 BGB haftet das Unternehmen für Erfüllungsgehilfen wie für eigenes Verschulden. Ein Verweis auf den verantwortlichen Subunternehmer oder Fremddienstleister entbindet daher nicht von der Haftung.

  • Zusätzlich verpflichtet § 631 ff. BGB (Werkvertragsrecht) das Unternehmen zur mangelfreien Leistung und macht es für die Gesamtleistung verantwortlich – auch wenn Teile davon durch Subunternehmer erbracht wurden.

Ohne klare vertragliche Regelungen zur Haftung zwischen den an der Gesamtleistung beteiligten Firmen trägt das Hauptunternehmen das volle Risiko und muss für Nachbesserungen selbst aufkommen.

  • Insbesondere im Bauwesen gelten ergänzend die Regelungen der §§ 4 u. 13 VOB/B, nach denen der Hauptauftragnehmer für Mängel haftet, auch wenn er Subunternehmer einsetzt.

Auch bei anderen Dienstleistungen oder Produkten kann eine Haftung entstehen:

Zudem können arbeitsrechtliche Bestimmungen eine Rolle spielen:

  • Nach § 14 AEntG und § 13 MiLoG kann ein Hauptauftragnehmer haften, wenn sein Subunternehmer gegen Mindestlohnvorgaben verstößt.

Gemäß § 377 HGB müssen Auftraggeber Mängel zwar rechtzeitig anzeigen, dies schützt den Hauptauftragnehmer jedoch nicht vor seiner grundsätzlichen Haftung. Selbst wenn der Auftraggeber seine Untersuchungs- und Anzeigepflicht verletzt, bleibt das Hauptunternehmen für die Gesamtleistung verantwortlich und kann weiterhin in die Pflicht genommen werden.

  • Daher ist es unerlässlich, vertragliche Haftungsklauseln mit Subunternehmern klar zu definieren.

  • Ohne diese kann das Hauptunternehmen für Mängel, Schäden oder gesetzliche Verstöße der Subunternehmer in vollem Umfang haftbar gemacht werden.

Haftung bei Fremdleistung: Beispiel

Ein Bauunternehmen errichtet eine Turnhalle. Nach sechs Monaten treten Wasserschäden am Dach auf.

  • Der Auftraggeber – die Gemeinde – fordert die Ausbesserung.

  • Das Bauunternehmen (Auftragnehmer) muss nun den beauftragten Dachdecker (Subunternehmer, Fremddienstleister) an seine Verpflichtung und Haftung erinnern, damit dieser das schadhafte Dach fachgerecht repariert.

Liegt jedoch keine vertragliche Regelung zur Haftungsübernahme vor, muss das Bauunternehmen die Reparatur auf eigene Kosten durchführen.

Rechtliche Aspekte: Bestimmungen und Beachtenswertes

Bei der Inanspruchnahme von Fremdleistungen müssen Unternehmen verschiedene rechtliche Vorschriften beachten.

Die Abgabenordnung (AO) enthält grundlegende steuerliche Vorschriften, die für die Behandlung von Fremdleistungen relevant sind. Nach § 160 AO müssen Steuerpflichtige die Empfänger von Leistungen genau benennen, um den Betriebsausgabenabzug zu gewährleisten.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt in § 4 Abs. 4 die Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben, zu denen auch Aufwendungen für Fremdleistungen zählen.

Ebenso relevant ist § 13b UStG, da dort die Umkehr der Steuerschuldnerschaft für bestimmte Leistungen, wie Bauleistungen, geregelt ist, wodurch der Leistungsempfänger für die Abfuhr der Umsatzsteuer verantwortlich ist.

Das Finanzamt prüft die Erfassung und Dokumentation von Fremdleistungen besonders sorgfältig, weshalb Unternehmen verpflichtet sind, alle relevanten gesetzlichen Vorgaben zu befolgen und die entsprechenden Dokumentationen ordnungsgemäß zu führen, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

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Fragen und Antworten

Was sind Fremdleistungen und warum nutzen Unternehmen sie?

Fremdleistungen sind Dienstleistungen oder Arbeiten, die von externen Dienstleistern erbracht werden. Unternehmen nutzen sie, um Kosten zu sparen, Zugang zu spezialisiertem Fachwissen zu erhalten und sich auf ihre Fachkenntnisse zu konzentrieren.

Wie müssen Fremdleistungen in der Buchhaltung erfasst werden?

Fremdleistungen müssen in der Buchhaltung als Betriebsausgaben erfasst werden, da das Finanzamt diese besonders genau prüft. Jede Fremdleistung sollte korrekt dokumentiert und die zugehörige Rechnung ordnungsgemäß verbucht werden.

Quellen