Gutschrift ⇒ einfach erklärt

Eine Gutschrift ist ein Geschäftsdokument aus dem Buchhaltungskontext, das vom Leistungsempfänger erstellt und dem Leistungserbringer zugestellt wird, um eine erbrachte Lieferung oder Dienstleistung abzurechnen.

Gutschrift - auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zur Gutschrift
Definition: Eine Gutschrift ist ein rechtlich bindendes Dokument, das im Kontext des Gutschriftsverfahrens vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, um eine erbrachte Leistung oder Lieferung abzurechnen.
Arten von Gutschriften: Es gibt verschiedene Formen von Gutschriften, darunter die Abrechnungsgutschrift, die Stornorechnung und die Bankgutschrift, die je nach Kontext unterschiedlich eingesetzt werden.
Vorsteuer: Der Vorsteuerabzug aus Gutschriften ist möglich, wenn der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Bestimmungen: Eine Gutschrift muss bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, einschließlich der Zustimmung des Leistungsempfängers und aller Pflichtangaben zur Erstellung einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.
Zu vermeidende Fehler: Bei der Erstellung einer Gutschrift sind Fehler wie fehlende Pflichtangaben, fehlende Kennzeichnung mit dem Begriff „Gutschrift“ oder eine fehlende positive Betragsangabe zu vermeiden.

Was ist eine Gutschrift?


Eine Gutschrift ist ein Geschäftsdokument, das in der Buchhaltung genutzt wird. Es ist eine Art von Rechnung, aber es funktioniert anders als eine herkömmliche Rechnung.

  • Der wesentliche Unterschied liegt darin, wer das Dokument ausstellt.

Normalerweise stellt der Lieferant oder Dienstleister (Rechnungssteller) eine Rechnung an den Kunden (Rechnungsempfänger) für die erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung aus.

Bei der Gutschrift ist es umgekehrt:

  • Der Kunde oder Empfänger der Leistung stellt das Dokument aus.

Dieses Verfahren ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert. Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG kann der Empfänger einer Lieferung oder sonstigen Leistung eine Rechnung ausstellen, wenn dies im Vorfeld vereinbart wurde.

Eine Gutschrift ist im Wesentlichen also eine „umgekehrte Rechnung“:

  • Der Leistungsempfänger erstellt und sendet sie dem Leistungserbringer.

  • Die Gutschrift weist einen positiven Betrag auf, der für die Zahlung der erbrachten Leistungen oder Lieferungen bestimmt ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Gutschrift spezifische Angaben enthalten muss, ähnlich wie eine herkömmliche Rechnung.

Verschiedene Formen der Gutschrift

Im allgemeinen Sprachgebrauch und in der Praxis gibt es verschiedene Formen von Gutschriften. Diese unterscheiden sich in ihrem Verwendungszweck und den jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen.

Abrechnungsgutschrift

Die Abrechnungsgutschrift ist der zentrale Teil des Gutschriftsverfahrens und spielt eine wichtige Rolle in der Rechnungsstellung.

  • Hier stellt der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer die Gutschrift aus, welche einen positiven Betrag aufweist.

  • Es ist daher unerlässlich, das Gutschriftsverfahren und die korrekte Ausstellung von Abrechnungsgutschriften zu verstehen.

  • Hier wird der Unterschied zur herkömmlichen Rechnungsstellung besonders deutlich, da die Abrechnungsgutschrift auf die Verbuchung eines Zahlungseingangs hinweist.

Stornorechnung

Die Stornorechnung dient zur Korrektur einer ursprünglich ausgestellten Rechnung und wird oft mit der Gutschrift verwechselt, sie ist jedoch kein Teil des Gutschriftsverfahrens.

Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet, aber sie haben unterschiedliche Bedeutungen im Geschäftsverkehr.

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Bankgutschrift

Die Bankgutschrift ist eine weitere Form, die jedoch weniger mit dem Gutschriftsverfahren zu tun hat. Eine Bankgutschrift ist eine Verbuchung eines eingehenden Betrages auf dem Konto eines Bankkunden.

Obwohl sie im weitesten Sinne eine Form der Gutschrift darstellt, ist sie im Kontext des Gutschriftsverfahrens und der Rechnungsstellung weniger relevant.

Regeln und Voraussetzungen für die Erstellung einer Gutschrift

Beim Ausstellen einer Gutschrift müssen Unternehmer bestimmte rechtliche Voraussetzungen beachten. In Deutschland ist die Erstellung von Gutschriften im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Hier sind einige wichtige Gesetze und Voraussetzungen, die zu beachten sind:

  • Gutschriften-Vereinbarung: Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG kann eine Rechnung vom Leistungsempfänger für eine Lieferung des Unternehmers ausgestellt werden (als Gutschrift bezeichnet), sofern zuvor vereinbart. Die Gutschrift verliert ihre Wirkung als gültige Rechnung, sobald der Empfänger dieser widerspricht.

  • Eindeutige Kennzeichnung: Eine Gutschrift muss gemäß § 14 Abs. 4 Satz 10 UStG eindeutig als solche gekennzeichnet sein.

  • Belegnachweis: Gemäß § 14b UStG muss eine Kopie der Gutschrift für 10 Jahre aufbewahrt werden.

  • Korrekte Pflichtangaben: Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Gutschrift alle Pflichtangaben enthalten, die auch auf einer Rechnung zu finden sind.

Gutschrift und Vorsteuerabzug

Bei der Frage des Vorsteuerabzugs aus Gutschriften treffen verschiedene Aspekte des Umsatzsteuerrechts aufeinander.

  • Ein Vorsteuerabzug aus Gutschriften ist grundsätzlich möglich, sofern der Leistungsempfänger (der die Gutschrift ausstellt) zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Diese Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die Einhaltung der Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

  • Hierzu zählen unter anderem Angaben zum Aussteller der Gutschrift, zum Leistungsempfänger, zur Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder zu Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie zum Entgelt und die darauf entfallende Steuer.

Gutschrift bei Kleinunternehmern

Eine besondere Situation ergibt sich jedoch bei Kleinunternehmern:

  • Gemäß § 19 UStG weisen Kleinunternehmer in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und können daher auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

  • Dies bedeutet, dass Kleinunternehmer zwar Gutschriften erhalten können, jedoch muss bei diesen Gutschriften darauf geachtet werden, dass keine Umsatzsteuer und kein Steuersatz ausgewiesen werden.

  • Eine Gutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer dürfen Kleinunternehmer nicht annehmen.

  • Sie sollten auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG verweisen.

Gutschrift: Anwendungsbeispiel

Ein Unternehmer (Unternehmer A) hat Dienstleistungen für einen anderen Unternehmer (Unternehmer B) erbracht. In diesem Fall handelt es sich um eine Marketingberatung.

Nach Abschluss der Beratung ist Unternehmer B sehr zufrieden und möchte Unternehmer A sofort bezahlen.

  • Anstatt dass Unternehmer A eine Rechnung ausstellt, haben die beiden zuvor vereinbart, das Gutschriftsverfahren zu verwenden.

  • Daher erstellt Unternehmer B eine Gutschrift mit einem positiven Betrag, der dem Wert der erbrachten Dienstleistung entspricht.

  • Diese Gutschrift enthält alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG, einschließlich der Steuernummer von Unternehmer A, einer Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen, dem Datum der Dienstleistungserbringung, dem Entgelt und der entsprechenden Umsatzsteuer.

  • Unternehmer B sendet die Gutschrift an Unternehmer A, der diese überprüft und akzeptiert.

  • Unternehmer A verbucht die Gutschrift als Einnahme, und Unternehmer B verbucht sie als Ausgabe in der Buchhaltung.

  • Somit dient die Gutschrift als Nachweis für die erbrachte Leistung und die entsprechende Abrechnung und Zahlung.

Vorteile der Gutschrift für Unternehmer

  • Weniger Verwaltungsaufwand: Als Empfänger der Gutschrift muss man keine Rechnung erstellen. Dies spart Zeit und vereinfacht den Buchhaltungsaufwand.

  • Klare Übersichtlichkeit: Da Selbstständige, bzw. die Empfänger der Gutschrift, keine Rechnung ausstellen müssen, ist die Finanzverwaltung weniger komplex. Das macht die Buchhaltung übersichtlicher und einfacher.

  • Konzentration auf das Kerngeschäft: Durch die Reduzierung administrativer Tätigkeiten können Unternehmer mehr Zeit und Ressourcen auf ihre Hauptgeschäftsfelder verwenden.

  • Effizienzsteigerung: Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen ist das Gutschriftsverfahren besonders effektiv. Es ermöglicht eine schnellere und einfachere Abwicklung von Zahlungseingängen.

Was gehört alles auf eine Gutschrift?

Eine Gutschrift muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG eine Reihe von Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.

  • Ausstellungsdatum der Gutschrift.

  • Eine eindeutige Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung.

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag, oder im Falle einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf.

  • Im Falle der Anwendung des Gutschriftsverfahrens, der Hinweis „Gutschrift“.

Die häufigsten Fehler bei der Erstellung einer Gutschrift

Eine korrekte Gutschrift ist essenziell für die ordnungsgemäße Abwicklung von Transaktionen zwischen Unternehmen. Fehler in diesem Prozess können weitreichende Folgen haben, insbesondere in Bezug auf Steuer- und Rechtsfragen.

Hier sind fünf häufige Fehler, die bei der Erstellung einer Gutschrift gemacht werden:

  1. Fehlende Pflichtangaben: Nach § 14 UStG sind bestimmte Angaben auf der Gutschrift obligatorisch. Dazu gehören der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Leistungserbringers, das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer, Angaben zur Art und zum Umfang der Leistung oder Lieferung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung und der in der Rechnung enthaltene Steuersatz.

    Wenn auch nur eine dieser Angaben fehlt, kann die Gutschrift umsatzsteuerrechtlich nicht korrekt verbucht werden!

  2. Fehlende Bezeichnung „Gutschrift“: Es ist zwingend erforderlich, dass das Wort „Gutschrift“ auf der Gutschrift erscheint. Dies hilft dabei, Verwirrung zwischen Rechnungen und Gutschriften zu vermeiden.

  3. Fehlende positive Betragsangabe: Eine Gutschrift muss immer einen positiven Betrag ausweisen. Dies ist oft ein Punkt, der übersehen wird, vor allem wenn der Unternehmer von herkömmlichen Rechnungen, die normalerweise einen ausstehenden Zahlungsbetrag zeigen, verwirrt ist.

  4. Fehlende Steuernummer: Besonders für den Leistungserbringer ist es wichtig, dass seine Steuernummer in der Gutschrift angegeben ist. Dies ist ein weiterer Fehler, der leicht passieren kann, insbesondere wenn der Leistungsempfänger die Gutschrift erstellt und versehentlich das Eintragen der Steuernummer vergisst.

  5. Fehlerhafte Angaben zur Lieferung oder Leistung: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Angaben zur Art und zum Umfang der Leistung oder Lieferung korrekt sind. Falsche oder unvollständige Angaben können zu Missverständnissen führen und die Gültigkeit der Gutschrift beeinträchtigen.

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Fragen und Antworten

Eine Gutschrift ist ein Dokument, das eine Reduzierung oder Rückerstattung eines Betrages für Waren oder Dienstleistungen dokumentiert. Im Unterschied zur Rechnung, die einen Zahlungsbetrag vom Kunden an den Lieferanten oder Dienstleister ausweist, stellt die Gutschrift eine Rückzahlung vom Lieferanten oder Dienstleister an den Kunden dar. Die Gutschrift ist im Wesentlichen also eine „umgekehrte Rechnung“.

Es gibt verschiedene Arten von Gutschriften. Dazu zählen unter anderem die Rechnungskorrektur-Gutschrift (bei Fehlern in der ursprünglichen Rechnung), die Bonitäts-Gutschrift (bei Rückgabe oder Umtausch von Waren) und die Abrechnungs-Gutschrift, die im Gutschriftsverfahren vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Grundsätzlich kann jede Person oder jedes Unternehmen eine Gutschrift ausstellen, die oder das Waren oder Dienstleistungen verkauft oder liefert. In speziellen Fällen, etwa beim Gutschriftsverfahren, wird die Gutschrift sogar vom Leistungsempfänger oder Kunden ausgestellt, um dem Leistungserbringer den geschuldeten Betrag gutzuschreiben.

Quellen