Bei der Geschäftstätigkeit können Fehler in der Rechnungsstellung auftreten, die eine Korrektur erfordern. In solchen Fällen wird dann von einer Stornorechnung gesprochen.
Stornorechnung ⇒ Erklärung & Muster
Stornorechnung - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
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Eine Stornorechnung, auch bekannt als Korrekturrechnung, ist ein Finanzdokument, das zur Korrektur einer bereits ausgestellten Rechnung dient. Sie ist unerlässlich, wenn die Originalrechnung Fehler enthält oder unvollständig ist.
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Stornorechnungen werden benötigt, wenn wesentliche Fehler wie falsche Rechnungsnummern, falsche Beträge, fehlerhafte Angaben oder fehlende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf der Originalrechnung auftreten.
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Die Erstellung einer Stornorechnung erfordert eine sorgfältige Prüfung der fehlerhaften Rechnung und der bereits verbuchten Zahlungen. Bei bereits verbuchten Zahlungen muss zwingend eine Stornorechnung erstellt werden.
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Bei der Erstellung einer Stornorechnung sollten dieselben Daten wie in der ursprünglichen Rechnung verwendet werden, jedoch mit einem negativen Betrag, um die Rechnung zu neutralisieren.
Stornorechnung: Definition und Zweck
Eine Stornorechnung, auch als Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur bekannt, ist ein Finanzdokument, das dazu dient, eine bereits ausgestellte Ausgangsrechnung zu korrigieren.
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Gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen Rechnungen bestimmte Angaben enthalten.
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Wenn diese fehlerhaft oder unvollständig sind, ist es für den Unternehmer erforderlich, eine Stornorechnung zu erstellen.
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Stornorechnungen sind wichtige Berichtigungsdokumente, die für die korrekte und gesetzeskonforme Buchhaltung unerlässlich sind.
Im Gegensatz zu einer einfachen Korrektur der ursprünglichen Rechnung wird bei einer Stornierung eine komplett neue Rechnung erstellt, während die alte Rechnung „storniert“ wird.
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Dies ist aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz, insbesondere für das Finanzamt, notwendig.
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Es ist daher empfehlenswert, als Unternehmen ein geeignetes Rechnungsprogramm zur Erstellung solcher Stornorechnungen zu nutzen.
Wann benötigt man eine Stornorechnung?
Gemäß § 31 Abs. 5 UStDV ist es erforderlich, eine Stornorechnung zu erstellen, wenn die Originalrechnung fehlerhafte Angaben enthält, wie z. B.:
Fehlerhafte Rechnung: Eine Rechnung enthält wesentliche Fehler, wie falsche Rechnungsnummern, falsche Leistungsdaten oder falsche Beträge. Wenn diese bereits an den Kunden versendet wurde, muss eine Stornorechnung erstellt werden.
Unvollständige Angaben: Die Rechnung enthält nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu zählen:
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Der Name und die Anschrift des Unternehmens und des Kunden.
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Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
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Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) des Unternehmens.
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Die Menge, Art und Zeitpunkt der gelieferten Produkte oder Leistungen.
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Der Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag.
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Falscher Kunde: Die Rechnung wurde an den falschen Rechnungsempfänger oder die falsche Adresse versendet. In diesem Fall muss die Rechnung storniert und an den richtigen Kunden versendet werden.
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Rückgabe oder Storno von Waren oder Dienstleistungen: Der Kunde hat Waren zurückgegeben oder eine Dienstleistung storniert und die ursprüngliche Rechnung muss korrigiert werden.
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Fehler bei der Zahlung: Die Zahlung auf eine Rechnung war fehlerhaft, zum Beispiel durch einen falschen Überweisungsbetrag oder eine doppelte Zahlung.
Tipp: Kleine Fehler, wie etwa Rechtschreibfehler, die den Sinn der Rechnung nicht beeinträchtigen, erfordern nicht unbedingt eine Korrektur.
Anleitung zum Stornorechnung erstellen
Eine Stornorechnung zu erstellen kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, ist aber mit den richtigen Informationen und Rechnungsprogrammen recht einfach.
Nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum richtigen Rechnung stornieren:
Prüfung der Rechnung auf Fehler
Zuallererst sollte der Rechnungssteller die fehlerhafte Rechnung genau überprüfen und es sollte festgestellt werden, welche Bereiche korrigiert werden müssen. Es könnten fehlerhafte Daten, falsche Beträge oder fehlende Pflichtangaben vorliegen.
Prüfung, ob die Zahlung bereits verbucht wurde
Die weiteren Schritte hängen davon ab, ob die Zahlung bereits verbucht wurde oder nicht.
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Zahlung wurde noch nicht verbucht: Falls die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, kann eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden. Hierbei kann die fehlerhafte Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer bearbeitet und neu ausgestellt werden. Alternativ kann ein Berichtigungsdokument erstellt werden, welches die fehlerhaften Angaben korrigiert. Es muss dabei auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung hingewiesen werden und klar ersichtlich sein, welcher Fehler korrigiert wird.
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Zahlung wurde bereits verbucht: Falls die Rechnung bereits bezahlt wurde, darf die Rechnung nicht einfach korrigiert werden. In diesem Fall muss eine Stornorechnung erstellt werden.
Erstellung einer Stornorechnung
Die Erstellung einer Stornorechnung erfolgt in mehreren Schritten. Wichtig ist, dass dieselben Daten wie in der ursprünglichen Rechnung verwendet werden, jedoch mit einem negativen Betrag, um die Rechnung zu neutralisieren. Dies wird oft auch als Gutschrift bezeichnet.
So wird eine Stornorechnung erstellt:
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Vorlage öffnen: In dem genutzten Rechnungsprogramm eine Vorlage für eine Stornorechnung auswählen.
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Rechnungsnummer eintragen: Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung eintragen und einen Hinweis wie „Stornierung der Rechnung Nummer XXX“ hinzufügen.
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Kundendaten eintragen: Die Daten des Kunden (Name und Anschrift) in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage (oben links) eintragen.
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Unternehmensdaten eintragen: Die Daten des eigenen Unternehmens in die dafür vorgesehenen Felder der Vorlage (oben rechts) eintragen.
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Leistungen mit Minusbetrag eintragen: Die Leistungen, wie sie in der ursprünglichen Rechnung aufgeführt waren, eintragen, jedoch mit einem negativen Betrag, also im Minus.
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Stornorechnung abschließen: Sicherstellen, dass der Gesamtbetrag der Stornorechnung negativ ist und exakt dem Betrag der ursprünglichen Rechnung entspricht. Anschließend die Stornorechnung speichern und an den Leistungsempfänger senden.
Muster einer Stornorechnung
Um das Verständnis zu erleichtern, stellen wir hier ein einfaches Muster für eine Stornorechnung bereit. Das Muster hält alle Anforderungen ein, die gemäß § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen gelten und damit auch für eine Stornorechnung relevant sind.
Das folgende Schema dient als Beispiel und zeigt, wie eine korrekte Stornorechnung erstellt werden kann, um fehlerhafte Rechnungen auszugleichen:
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Überschrift: Eine deutliche Bezeichnung wie „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“.
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Unternehmensinformationen: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
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Steuernummer oder USt-IdNr.: Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
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Kundeninformationen: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.
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Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Stornorechnung, die von der Nummer der ursprünglichen Rechnung abweicht.
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Stornierungshinweis: Ein Hinweis wie „Stornierung der Rechnung Nummer XXX“, wobei XXX die Nummer der ursprünglichen Rechnung ist.
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Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, identisch mit denen auf der ursprünglichen Rechnung, jedoch mit negativen Beträgen.
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Datum: Das Ausstellungsdatum der Stornorechnung.
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Entgelt und Steuerbetrag: Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung. Dieser Gesamtbetrag wird negativ dargestellt, da es sich um eine Stornorechnung handelt.
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Steuersatz und Steuerbefreiung: Der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
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Unterschrift: Unterschrift oder ein gleichwertiges Zeichen des leistenden Unternehmers oder dessen Beauftragten.
Tipps für den Umgang mit Stornorechnungen
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Genauigkeit: Fehler lassen sich bereits im Vorfeld vermeiden, indem Daten und Angaben auf Rechnungen gründlich kontrolliert werden.
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Nutzung spezieller Software: Die Verwendung professioneller Rechnungsprogramme erleichtert die Erstellung von Stornorechnungen. Diese bieten oft eine Vielzahl an automatisierten Funktionen und Vorlagen.
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Klare Bezeichnung: Stornorechnungen sollten deutlich als solche gekennzeichnet sein. Die Bezeichnung „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ sorgt für Klarheit.
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Einsatz von Minusbeträgen: Auf Stornorechnungen sollten die ursprünglichen Leistungen mit Minusbeträgen aufgeführt werden, um den ursprünglichen Rechnungsbetrag auszugleichen.
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Vorgehensweise bei bereits verbuchten Zahlungen: Wenn Zahlungen bereits verbucht wurden, dürfen die ursprünglichen Rechnungen nicht mehr verändert werden. In diesen Fällen ist die Erstellung einer Stornorechnung unumgänglich.
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Fragen und Antworten
Wie unterscheiden sich Gutschrift und Stornorechnung voneinander?
Eine Gutschrift stellt eine Einnahme dar, während eine Stornorechnung eine Korrektur einer fehlerhaften Rechnung ist.
Ist die Stornierung einer Rechnung möglich, wenn bereits eine Zahlung erfolgt ist?
Ja, in diesen Fällen muss eine Stornorechnung erstellt und im Anschluss eine korrigierte Rechnung ausgestellt werden.
Muss bei kleineren Fehlern auf der Rechnung immer eine Stornorechnung erstellt werden?
Nicht zwangsläufig. Kleine Fehler, wie etwa Rechtschreibfehler, die den Sinn der Rechnung nicht beeinträchtigen, erfordern nicht unbedingt eine Korrektur. Wichtig ist, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf der Rechnung vorhanden und klar erkennbar sind.
Wie wird eine Stornorechnung in der Buchhaltung verbucht?
Stornorechnungen werden in der Buchhaltung als Minusbeträge verbucht, wodurch die ursprüngliche Buchung der Rechnung neutralisiert wird. Allerdings bleibt der ursprüngliche Betrag für den Vorsteuerabzug relevant.
Quellen
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Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz