GLN-Nummer ⇒ Funktion der internationalen Unternehmenskennung

Die Global Location Number, kurz GLN, ist eine internationale Kennung für Unternehmen und Standorte, die eine präzise Identifikation im globalen Handel ermöglicht. Sie erleichtert den Austausch von Stammdaten, die Kommunikation und die Logistik zwischen Unternehmen und ihren Partnern. Durch diese eindeutige Identifikationsnummer können Transaktionen effizienter und fehlerfreier abgewickelt werden.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. GLN – auf einen Blick
  2. GLN (Global Location Number)
  3. Definition: Was ist eine Global Location Number?
  4. Aufbau der GLN
  5. Global Location Number: Typen
  6. GLN: Funktion und Verwendung
  7. Abgrenzung: GLN, GTIN und ILN
  8. Ist das Führen einer GLN verpflichtend?
  9. Wie bekomme ich eine GLN-Nummer?
  10. GLN: Bestimmungen
  11. Fragen und Antworten
  12. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Zoll & Logistik

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GLN – auf einen Blick

Die 7 wichtigsten Fakten zur Global Location Number

Definition

Die GLN (Global Location Number, auf Deutsch „Globale Lokationsnummer“) ist eine weltweit gültige eindeutige Identifikationsnummer zur Kennzeichnung von Unternehmen, Standorten und Organisationen im GS1-System.

Funktion

Die GLN ermöglicht die eindeutige Identifikation von Lokationen und Unternehmensteilen. Sie unterstützt dabei die Koordination und Kommunikation in Logistik und Bestellprozess für jede beteiligte Seite.

Abgrenzung: GTIN & ILN

  • GTIN (Global Trade Item Number) ist ebenfalls Bestandteil des GS1-Systems und wird zur Identifikation von Produkten und Waren genutzt. Der GTIN-Code dient der Kennzeichnung einzelner Produkte und der Abwicklung von Bestellungen.

  • ILN (International Location Number) ist die frühere Bezeichnung der heutigen GLN – beide Kürzel stehen für die überschneidungsfreie Kennzeichnung des GS1-Systems (vormals EAN-System).

Verpflichtung

Das Führen einer GLN ist nicht gesetzlich verpflichtend, wird jedoch für internationale Geschäfte und die Zusammenarbeit mit GS1-zertifizierten Lieferanten empfohlen. Ausnahmen bilden lebensmittelproduzierende und -verarbeitende Unternehmen mit IFS-Zertifizierung – diese unterliegen einer GLN-Pflicht.

Behörden-GLN

  • Juristische Personen wie Unternehmen, Vereine oder Behörden erhalten in Deutschland bei der Eintragung ins Handelsregister bzw. in das entsprechende öffentliche Register keine automatische Zuteilung einer öffentlichen GLN.

  • Stattdessen müssen diese ihre GLN eigenständig über die GS1 Germany beantragen und verwalten.
Vorteile

  • Eindeutige Identifikation

  • Verbessert die Kommunikation

  • Reduziert Fehler bei Warenlieferungen

  • Optimiert die Logistik und den internationalen Handel
Bestimmungen
GLN

GLN (Global Location Number)

Die Global Location Number (GLN), auf Deutsch Globale Lokationsnummer, ist eine weltweit gültige, eindeutige Identifikationsnummer, die zur Kennzeichnung von Unternehmen, Organisationen oder Standorten verwendet wird. Sie erleichtert die Kommunikation, Logistik und den Austausch von Stammdaten zwischen Unternehmen und Partnern, indem sie eine präzise Zuordnung von Lokationen und Unternehmensteilen ermöglicht.

Definition: Was ist eine Global Location Number?

Die Global Location Number (Abkürzung: GLN) ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die weltweit zur Kennzeichnung von Unternehmen, Standorten, Organisationen oder Unternehmensteilen verwendet wird.

Die GLN ermöglicht die eindeutige Identifikation von Lokationen und wird durch das GS1-Nummernsystem bereitgestellt, welches von der GS1-Organisation entwickelt wird.

  • Eine GLN ist ein wichtiger Bestandteil des internationalen Handels, da sie Kommunikation und Transaktionen effizient und sicher macht.

Diese Identifikationsnummer wird auch als Lokationsnummer oder International Location Number (frühere Bezeichnung) bezeichnet und ist besonders nützlich bei der Verwendung in der Logistik und Bestellabwicklung.

Das internationale Netzwerk von GS1-Organisationen (GS1 Germany in Deutschland) entwickelt, verhandelt und pflegt weltweit Standards für unternehmensübergreifende Prozesse.

Aufbau der GLN

Die GLN-Nummer besteht aus einer Basisnummer, die mit einer bestimmten Organisation oder einem Standort verbunden ist, sowie einer optionalen Prüfziffer. Sie kann bis zu 13 Stellen umfassen und folgt einem festgelegten Standard.

Die Struktur der GLN setzt sich folgendermaßen zusammen:

  • GS1-Basisnummer: Diese Nummer ist einzigartig für jedes Unternehmen und wird von GS1 Austria vergeben.

  • Nummernsystem: Die GLN wird unter Verwendung eines speziellen Nummernsystems erzeugt, das sicherstellt, dass jede Lokation weltweit eindeutig identifiziert werden kann.

  • Stammdaten: Die Stammdaten umfassen wichtige Informationen zu der Organisation oder dem Standort, der mit der GLN verknüpft ist.

GLN: Beispiel

Die GLN-Nummer setzt sich aus insgesamt 13 Ziffern zusammen. Sie besteht aus der GS1-Basisnummer, gefolgt von einem Lokationsbezug und einer Prüfziffer.

Zum Beispiel: 9001234567890

  • 9001234: 7-stellige GS1-Basisnummer, die das Unternehmen oder die Organisation eindeutig identifiziert.

  • 56789: Der Lokationsbezug

  • 0: Die Prüfziffer zur Validierung der Nummer.

Global Location Number: Typen

Es gibt verschiedene GLN-Typen, die für unterschiedliche Arten von Organisationen und Lokationen verwendet werden:

GS1-Basisnummer:

Die GS1-Basisnummer ist der grundlegende Bestandteil der GLN und stellt die Verbindung zwischen einer Organisation und ihrem Standort her.

  • Sie wird von den lokalen GS1-Organisationen vergeben und ermöglicht es, Stammdaten wie den Lagerort, den Niederlassungsstandort oder auch Behörden zu verknüpfen.

GLN Typ 1:

Der GLN Typ 1 ist für die Identifikation von Unternehmensteilen oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zuständig. Dies kann zum Beispiel eine Produktionseinheit, ein Lager oder eine andere Organisationseinheit sein.

  • Der GLN Typ 1 dient dazu, unterschiedliche Standorte oder Lokalitäten innerhalb eines Unternehmens eindeutig zu kennzeichnen.

GLN Typ 2:

Der GLN Typ 2 ist speziell für extern verwaltete Standorte wie Lieferanten oder Kundendienstzentren bestimmt.

  • Organisationen, die mit Niederlassungen oder externen Standorten arbeiten, verwenden diesen Typ, um die Verfügbarkeit von Produkten und Waren in Echtzeit zu gewährleisten.

GLN: Funktion und Verwendung

Die Verwendung der Global Location Number geht weit über die bloße Identifikation von Standorten hinaus. Sie spielt eine zentrale Rolle in der Kommunikation zwischen Organisationen, Lieferanten und Kunden.

Die GLN ermöglicht es, Bestellungen, Warenlieferungen und Produkte in einer präzisen und fehlerfreien Weise zu verfolgen.

  • Dies trägt zur Sicherheit von Transaktionen bei und hilft, Stammdaten zu aktualisieren und zu verifizieren.

  • Sie ist ein essenzieller Bestandteil des GS1-Nummernsystems, das eine global einheitliche Identifikation garantiert.

  • Mit einer GLN können Unternehmen ihre Stammdaten sicher verwalten und Transaktionen effektiv durchführen.

In der Praxis wird die GLN häufig in Kombination mit anderen Identifikationssystemen wie dem EAN-Code oder QR-Codes genutzt.

Vorteile der GLN:

Die GLN bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Lokationen und Standorte eindeutig identifizieren möchten:

  • Identifikation: Eine Global Location Number ermöglicht eine fehlerfreie und sichere Identifikation von Standorten und Unternehmensteilen.

  • Verbesserte Kommunikation: Durch die Verwendung der GLN können Unternehmen mit ihren Lieferanten, Kunden und Partnern effizienter kommunizieren.

  • Optimierung von Bestellungen und Warenbewegungen: Die GLN hilft, Produkte und Waren zu verfolgen und Bestellungen korrekt abzuwickeln.

  • Internationale Verwendung: Da die GLN weltweit anerkannt ist, unterstützt sie die Kommunikation zwischen internationalen Organisationen und Standorten.

  • Erhöhte Sicherheit: Die GLN sorgt für eine höhere Sicherheit bei der Transaktionsabwicklung und der Verwaltung von Stammdaten.

Abgrenzung: GLN, GTIN und ILN

Die GLN (früher ILN) und die GTIN (Global Trade Item Number) sind beide Teil des GS1-Systems, haben jedoch unterschiedliche Funktionen:

Die GLN wird verwendet, um Unternehmen, Organisationen, Standorte oder Unternehmensteile zu identifizieren. Sie bezieht sich auf Lokationen wie Lager, Niederlassungen oder Behörden.

  • Die GTIN hingegen wird zur Identifikation von Produkten und Waren genutzt. Sie ist für die Kennzeichnung von einzelnen Produkten und für die Abwicklung von Bestellungen verantwortlich.

Während die GLN also einen Standort identifiziert, wird die GTIN für die Kennzeichnung von Waren und Produkten verwendet.

ILN: Die heutige GLN (Global Location Number) wurde früher als ILN (International Location Number) bezeichnet, wobei mit beiden Bezeichnungen dieselbe internationale überschneidungsfreie Kennzeichnung für Unternehmen und Unternehmenseinheiten nach dem GS1-System (vormals EAN-System) gemeint ist.

Ist das Führen einer GLN verpflichtend?

Das Führen einer Global Location Number ist in vielen Branchen nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird jedoch dringend empfohlen.

Besonders für Unternehmen, die international tätig sind oder mit GS1-zertifizierten Lieferanten arbeiten, ist die GLN eine notwendige Voraussetzung, um im globalen Handel konkurrenzfähig zu bleiben.

In bestimmten Bereichen, wie der Logistik, der Lieferketten oder in der Kommunikation mit Behörden, ist die Verwendung der GLN sogar erforderlich, um eine effiziente und sichere Abwicklung von Waren und Bestellungen zu gewährleisten.

Wenn Unternehmen eine IFS-Zertifizierung (z. B. im Lebensmittelbereich) anstreben oder am elektronischen Datenaustausch (EDI), ist das Führen einer GLN hingegen verpflichtend.

IFS-Zertifizierungen (Lebensmittel): GLN-Pflicht

​Für lebensmittelproduzierende und -verarbeitende Unternehmen, die eine IFS-Zertifizierung (International Featured Standards) anstreben, ist die GLN verpflichtend zu führen.

  • Unternehmen, die bereits einen Lizenzvertrag mit GS1 Germany abgeschlossen haben, verfügen automatisch über eine GLN und erfüllen somit diese Anforderung des IFS.

Unternehmen ohne bestehenden Vertrag mit GS1 Germany müssen einen solchen Lizenzvertrag abschließen, um eine GLN zu erhalten und die Voraussetzungen für die IFS-Zertifizierung zu erfüllen.

Elektronischer Datenaustausch (EDI): GLN-Pflicht

Eine GLN ist auch verpflichtend, wenn Unternehmen am elektronischen Datenaustausch (EDI) teilnehmen.

  • EDI: Das Kürzel steht für "electronic data interchange" und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern nach festgelegten internationalen Standards.

  • Mittels EDI können im alle im Geschäftsverkehr relevanten Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine usw. in Form strukturierter Daten unabhängig von den jeweiligen ERP-Systemen schnell und sicher zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden: Sobald eine EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet.

Wie bekomme ich eine GLN-Nummer?

In Deutschland wird die Vergabe von GLN (Global Location Number) und GTIN (Global Trade Item Number) über einen Lizenzvertrag mit GS1 Germany geregelt.

Dieser Vertrag wird im Rahmen der Produktpakete GS1 Complete, SmartStarter1 oder SmartStarter10 abgeschlossen.

  • Mit dem Paket erhalten Unternehmen eine GS1-Basisnummer, die zur Erstellung von GLNs und GTINs notwendig ist.

  • Mit der vergebenen GS1-Basisnummer können im Online-Portal myGS1 weitere GLNs eigenständig erstellt und sofort verwendet werden.

GLNs werden häufig zusammen mit GTINs für Produkte genutzt – beispielsweise für Bestellungen, den Handel oder im Rahmen von IFS-Zertifizierungen.

  • In der Praxis benötigen die meisten Unternehmen mindestens eine GLN für ihren Standort sowie GTINs für ihre Produkte.

GLN: Bestimmungen

In Deutschland ist die Verwendung der Global Location Number (GLN) in bestimmten Bereichen branchenüblich oder durch Zertifizierungsanforderungen vorgegeben.

Im Gegensatz zu Österreich erhalten juristische Personen wie Unternehmen, Vereine oder Behörden in Deutschland keine automatische Zuteilung einer öffentlichen GLN bei der Eintragung ins Handelsregister oder andere Register.

  • Unternehmen müssen ihre GLN eigenständig über GS1 Germany beantragen.

Bei der Verwendung von GLNs sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten, insbesondere wenn Standortdaten an Dritte übermittelt werden.

  • Die Verantwortung für die korrekte Beantragung, Pflege und Nutzung der GLN liegt beim Unternehmen selbst.

Das Führen einer GLN ist verpflichtend, wenn Unternehmen eine IFS-Zertifizierung (z. B. im Lebensmittelbereich) anstreben oder am elektronischen Datenaustausch (EDI) teilnehmen.

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Fragen und Antworten

Wofür brauche ich eine GLN?

Für die eindeutige Identifikation von Firmen, Niederlassungen, Lagern, Abteilungen oder auch für elektronische Geschäftsprozesse (z. B. EDI, IFS-Zertifizierungen). Bei bestimmten Zertifizierungen (z. B. IFS Food) oder bei Teilnahme am elektronischen Datenaustausch ist eine GLN verpflichtend.

Mit welchen Kosten ist eine GLN verbunden?

In Deutschland erhält man eine GLN durch den Abschluss eines Lizenzvertrags bei GS1 Germany. Die Kosten sind abhängig vom Jahresumsatz des Unternehmens.

Kann ich mehrere GLNs haben?

Ja. Neben der Haupt-GLN können über GS1 Germany weitere GLNs für verschiedene Standorte oder Abteilungen generiert werden.

Quellen

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