Die Honorarrechnung ist eine Rechnung, die vor allem von freiberuflich Tätigen für ihre Leistungen ausgestellt wird, da diese selbstständig sowie auf eigene Rechnung und eigenes Risiko tätig sind. Außerdem: kostenlose Vorlage zum Download!
Honorarrechnung ⇒ Erklärung & Vorlage
Honorarrechnung - auf einen Blick
Die 5 wichtigsten Fakten zu Honorarrechnungen
| Definition: Die Honorarrechnung, oder seltener auch Honorarnote, ist grundsätzlich das Gleiche wie die herkömmliche Rechnung von Gewerbetreibenden und Kaufleuten. Gerade Freiberufler stellen üblicherweise Honorarrechnungen, während Gewerbetreibende für gewöhnlich eine herkömmliche Rechnung ausstellen. |
| Unterscheidung: Während Dienst- und Arbeitnehmer ein Gehalt beziehen und bei gewerblich tätigen Selbstständigen von Umsatz gesprochen wird, stellen freiberuflich Selbstständige oftmals ein Honorar für die Erfüllung eines Werks oder einer zeitlich begrenzten Leistung in Rechnung. |
| Bestimmungen: Sowohl für das Einreichen einer Honorarrechnung als auch das Ausstellen einer Rechnung müssen bestimmte Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, eingehalten werden. |
| Sonderfälle: Honorarrechnungen für Architekten- und Ingenieurleistungen unterliegen zusätzlichen Bestimmungen, die in der Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI) festgehalten sind. |
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Was ist eine Honorarrechnung?
Eine Honorarrechnung ist wie die herkömmliche Rechnung ein offizielles Dokument, das aber insbesondere von Freiberuflern (z. B. Architekten, Ärzten, Dozenten, Künstlern, Rechtsanwälten, Steuerberatern usw.) ausgestellt wird, um für erbrachte Dienstleistungen oder Beratungen eine Vergütung zu fordern.
- Sie dient als Nachweis der erbrachten Leistung und ist Grundlage für die steuerliche Abrechnung.
In Deutschland muss eine Honorarrechnung bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, darunter Angaben zur Rechnungsnummer, zum Datum der Leistungserbringung, zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) bzw. Umsatzsteuerbefreiung im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG oder Steuernummer des Leistenden.
Ebenso muss eine detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen mit den entsprechenden Preisen angeführt sein. Ist der Rechnungssteller umsatzsteuerpflichtig, müssen auch der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag angegeben werden.
Diese Rechnungsform ermöglicht es dem Empfänger, die Kosten steuerlich geltend zu machen, während sie für den Aussteller die Basis zur Einnahmeverfassung und Umsatzsteuerabführung bildet.
Honorarrechnungen werden auch oft für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht und der jeweilige Auftragnehmer auch kein eigenes Unternehmen führt.
Wie die Bestimmungen es bei der gesamten Fakturierung vorsehen, sind auch beim Ausstellen von Honorarrechnungen bestimmte Kriterien zu erfüllen und gewisse Angaben unerlässlich.
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Als Faustregel gilt auch hier: Je höher die in Rechnung gestellten Beträge sind, desto mehr Angaben sieht die Gesetzgebung für die Honorarrechnung vor.
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Insbesondere für den Vorsteuerabzug ist es Bedingung, dass die Honorarrechnung korrekt ausgestellt wird.
Honorarrechnung vs. Rechnung: Unterschied
Im Grunde sind Rechnungen und Honorarnoten in Deutschland das Gleiche. Eine Unterscheidung hat sich im Rahmen von bestimmten Berufsgruppen etabliert:
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Honorarrechnungen werden vor allem von Freiberuflern & Freelancern verwendet.
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Gewerbetreibende, also in ihrer Tätigkeit der Gewerbeordnung (GewO) unterliegende Selbstständige, und Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) stellen im Regelfall Rechnungen aus.
Hinweis zu den Vorschriften:
Sowohl für Honorarrechnungen als auch das eigene Leistungen oder Lieferungen in Rechnung stellen von Gewerbetreibenden gelten dieselben Formvorschriften gemäß § 14 UStG. Auch bei Honorarrechnungen stellen diese die Prüffähigkeit des Dokuments sicher!
Pflichtangaben und Formvorschriften
Wie bei gewerblichen Rechnungen ergibt sich die Unterscheidung in Sachen Formvorschriften an die Honorarrechnung aus § 14 UStG. Es gelten ebenso die zusätzlichen Bestimmungen bei Ausstellung einer Honorarrechnung gemäß zusätzlicher Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen laut § 14a UStG.
Honorarrechnungen: verpflichtende Angaben
Außerdem ergeben sich die Anforderungen und Pflichtangaben für die Rechnung aus der Höhe des Rechnungsbetrags. Dabei gilt als Faustregel: je höher der in Rechnung gestellte Betrag, desto mehr Angaben sind auf der Honorarrechnung zu machen:
Kleinbetragsrechnungen: Rechnung bis 250 Euro
Auf Honorarrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR inkl. Umsatzsteuer (USt) nicht übersteigt, genügt es, wenn die folgenden Angaben gemacht werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Menge und Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Bruttobetrag Steuersatz/Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Zahlungsziel bzw. Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)
Rechnungen mit Rechnungsbetrag von über 250 Euro:
Bei Rechnungen, deren Rechnungsbetrag den Wert von 250 Euro überschreitet, müssen die gesetzlichen Pflichtangaben auch auf Honorarrechnungen angegeben werden, damit diese von der Finanzverwaltung akzeptiert werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung
- Tag/Zeitraum der Leistung
- Entgelt für die Leistung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Summe der Steuer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-IdNr.) des Rechnungsausstellers
- UST-IdNr. des Leistungsempfängers
- Zahlungsziel bzw. Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)
- Gegebenenfalls im Voraus vereinbarte Skonti, Rabatte oder andere Minderungen
Zu beachten: Auch Honorarrechnungen und darin angegebene Einnahmen werden in der Buchhaltung erfasst und unterliegen der Umsatzsteuer (USt) und Einkommensteuer (ESt). Daher müssen diese auch im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden!
Was passiert, wenn eine Honorarrechnung nicht die erforderlichen Vorschriften erfüllt?
Bei einer Überprüfung kann schlimmstenfalls der Rechnungsbetrag ganz oder teilweise aberkannt und die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden. Das wiederum kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen – gerade, wenn es um größere Beträge geht.
Sonderfall: Honorare für architektonische und Ingenieurleistungen
Für die Honorare bei Architekten- und Ingenieurleistungen gibt es anhand der Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI) hinsichtlich Honorarberechnung der Honorarvereinbarung zusätzliche Bestimmungen und Verordnungen.
Dieses Regelwerk dient bei der Erbringung von Architekten- und Ingenieurleistungen auch als Leitfaden für die korrekte Bemessung und Abrechnung aller Leistungen bzw. Teilleistungen und definiert unter anderen:
- Die für diese Tätigkeiten relevanten Begriffe
- Die Honorartafeln und den Basishonorarsatz
- Die Leistungen und Leistungsbilder
- Die anrechenbaren Kosten
- Die Nebenkosten
- Die Berechnung des Honorars in besonderen Fällen
- Die Honorarzonen
- Vorgehensweise bei Auftrag für mehrere Objekte
- Korrekte Berechnung bei Instandsetzungen und Instandhaltungen
- Die Grundlagen für Honorare in diesem Betätigungsfeld
Honorarrechnung: Vorlage
Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis
Um Ihnen das Ausstellen einer Honorarrechnung möglichst einfach zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Vorlage (im Word-Format) verwenden.
Vorlage Honorarrechnung: kostenloser Download
Achten Sie unbedingt darauf, dass stets alle notwendigen Angaben in der Honorarrechnung gemacht und je nach Höhe des Rechnungsbetrags alle Formvorschriften eingehalten werden!
Honorarrechnung: Download Vorlage
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- Vollständige EÜR oder Doppelte Buchhaltung
- Kosten- und zeitsparend, effizient Buchhalten
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Gewerbeordnung (GewO):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Handelsgesetzbuch (HGB):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Pflichtangaben in Rechnungen:
Industrie- und Handelskammer zu Berlin