Kassenbericht

Kassenbericht ⇒ Erklärung & Vorlage

Ein Kassenbericht dokumentiert die täglichen Bargeldbewegungen und ist unverzichtbar für die Buchhaltung. Die täglichen Kassenberichte bilden die Grundlage für das Kassenbuch und sorgen für die transparente Erfassung aller Barumsätze. Mit unserer kostenlosen Kassenbericht-Vorlage können Sie zeitsparend Ihre Kassenberichte erstellen.

Kassenbericht – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zum Kassenbericht

Definition Ein Kassenbericht dokumentiert täglich die Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und dient der Übersicht und Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben.
Funktion Der Kassenbericht stellt sicher, dass alle Bareinnahmen und Barausgaben vollständig und korrekt erfasst werden. Er unterstützt die Einhaltung steuerlicher Pflichten und hilft, finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten. Die Kassenberichte sind Belege für die ordnungsgemäße Kassenführung.
Buchhaltung Der Kassenbericht spielt eine zentrale Rolle in der Buchhaltung, da er eine präzise Dokumentation aller Bargeschäfte sicherstellt. Daher sind die Daten auch entscheidend für die Erstellung des Jahresabschlusses, da sie die Grundlage für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden.
Pflichtangaben Jeder Kassenbericht muss das Datum, eine fortlaufende Nummer, den Kassenbestand nach Geschäftsschluss, die Ausgaben des Tages, den Kassenbestand des Vortages, die Bareinnahmen (Tageslosung) und die Unterschrift des Erstellers enthalten.
Bestimmungen Die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung und damit Erstellung der Kassenberichte sind in § 146 AO (Ordnungsmäßigkeit der Buchführung), § 147 AO (Aufbewahrungsfristen), § 22 UStG (Aufzeichnungspflichten), § 63 UStDV (Beschaffenheit der Aufzeichnungen) und §§ ff. 238 HGB (Allgemeine Vorschriften zur Buchführungspflicht) sowie den GoBD bestimmt.
Unterscheidung Während ein Kassenbericht die täglichen Bargeldbewegungen festhält, dokumentiert das Kassenbuch alle Kassenvorgänge chronologisch und detailliert. Das Kassenbuch dient der langfristigen Dokumentation und ist umfassender als der tägliche Kassenbericht, wobei die Kassenberichte die Grundlage für das Kassenbuch bilden. Ausnahme bildet die Verwendung einer offenen Ladenkasse, im Zuge derer die aneinandergereihten Kassenberichte das Führen eines Kassenbuches ersetzen.

Pflichtangaben: was auf dem Kassenbericht stehen muss

Kassenbestand des Vortages Der Kassenbestand des Vortages ist anzugeben, um eine korrekte Berechnung des Tagesergebnisses zu ermöglichen.
Datum des Geschäftsvorfalls Jeder Kassenbericht muss das Datum des Geschäftsvorfalls enthalten.
Fortlaufende Nummer Jeder Kassenbericht muss eine fortlaufende Nummer haben, wie es für Geschäftsdokumente wie Rechnungen (siehe Rechnungsnummer) verpflichtend vorgesehen ist.
Buchungstext Jeder Kassenbericht muss einen Buchungstext enthalten.
Kasseneingang und Bareinnahmen (Tageslosung) Alle Bareinnahmen des Tages müssen detailliert aufgeführt werden, einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Umsatzsteuer (USt) und Steuersatz (in Prozent).
Ausgaben des Tages Es müssen alle Ausgaben einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Vorsteuer mit Steuersatz (in Prozent) aufgeführt werden. Unter Ausgaben fallen u. a. Wareneinkäufe, Warennebenkosten, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen (mit Eigenbeleg zu versehen) und sonstige Ausgaben wie z. B. Bankeinzahlungen.
Kassenbestand nach Geschäftsschluss Der Endbestand der Kasse nach Abschluss des Geschäftstages muss genau dokumentiert werden.
Unterschrift des Erstellers Der Kassenbericht muss von der Person unterzeichnet werden, die ihn erstellt hat.

Was ist ein Kassenbericht?

Ein Kassenbericht dokumentiert täglich die Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Er ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Buchhaltung und dient der Übersicht und Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben bei Barumsätzen. Die Kassenberichte sind auch Grundlage für das Kassenbuch.

Der Bericht unterstützt die Einhaltung steuerlicher Pflichten und hilft, finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten.

Kassenbericht: Definition & Funktion

Der Kassenbericht fungiert als Nachweis der täglichen Eingänge und Ausgänge in Bargeld. Er dokumentiert daher pro Tag die baren Geldbewegungen und ist damit ein wichtiger Teil des Kassenbuches:

  • Diese Informationen sind auch entscheidend für die Erstellung des Jahresabschlusses, da sie die Grundlage für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden.

  • Eine präzise und lückenlose Erfassung der Kassenbewegungen ermöglicht es, den tatsächlichen Kassenbestand am Ende des Geschäftsjahres zu bestimmen, der in der Bilanz als Teil des Umlaufvermögens ausgewiesen wird.

  • Der Kassenbericht ist wichtig für die Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) und die Steuererklärungen für die Umsatzsteuer (USt), da er die Grundlage für die Ermittlung der steuerpflichtigen Umsätze bildet.

  • Er dokumentiert die Vorsteuerbeträge, die in der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Eine ordnungsgemäße Erfassung aller Kasseneinnahmen und -ausgaben ist daher unerlässlich, um die korrekten Steuerbeträge zu ermitteln und gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Unterscheidung: Kassenbericht und Kassenbuch

Ein Kassenbericht und ein Kassenbuch sind nicht dasselbe. Während der Kassenbericht die täglichen Bargeldbewegungen (Tageseinnahmen und -ausgaben) festhält, erfasst das Kassenbuch alle Kassenvorgänge chronologisch und detailliert.

  • Das Kassenbuch dient der langfristigen Dokumentation und ist umfassender als der tägliche Kassenbericht.

  • Die Kassenberichte bilden im Einzelnen die Grundlage für ein korrekt und gesetzeskonform geführtes Kassenbuch.

Offene Ladenkasse:

Die Verwendung einer offenen Ladenkasse bedeutet, dass alle Bareinnahmen und Barausgaben manuell abgewickelt und dokumentiert werden. Daher werden bei einer offenen Ladenkasse für alle baren Geschäftsvorfälle und damit einhergehend die gesamte Kassenführung keine automatisierten Einzelaufzeichnungen vorgenommen.

  • Bei einer solchen Verwendung der offenen Ladenkasse ersetzen aneinandergereihte Kassenberichte das Führen eines Kassenbuches.

Wer muss Kassenberichte erstellen?

Ein Kassenbericht muss von allen nach § 242 Abs. 1 HGB bilanzierungspflichtigen Unternehmen geführt werden. Daher gilt grundlegend, dass Kaufleute im Sinne des § 1 Handelsgesetzbuch (HGB) aufgrund der Bilanzierungspflicht unter die Verpflichtung fallen. Dazu gehören:

  • Gewerbetreibende: Unternehmen und Selbstständige, die regelmäßig Bargeschäfte tätigen und eine Laden- oder Registrierkasse nutzen.

  • Land- und Forstwirte: Diese müssen – wenn nicht als Gewerbetreibende geltend – Kassenberichte führen, wenn sie die Gewinn- und Umsatzgrenzen (60.000 Euro Gewinn bzw. 600.000 Euro Umsatz jährlich) überschreiten.

  • Gesellschaften: Unternehmen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen ebenfalls Kassenberichte erstellen. Ausnahmen bestehen für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende, die bestimmte Umsatz- und Gewinnschwellen nicht überschreiten.

Wenn also Bargeschäfte getätigt werden und damit die Verpflichtung zu Kassenbuch führen vorliegt, müssen auch Kassenberichte erstellt werden.

  • Ausnahme davon ist die Verwendung einer sogenannten offenen Ladenkasse, bei der alle Bareinnahmen und Barausgaben manuell abgewickelt und dokumentiert werden.

Keine Bargeschäfte im Unternehmen: Bestimmungen

Der Kassenbericht ist nicht erforderlich, wenn keine Bargeschäfte stattfinden. Freiberufler, die keine Bilanzierungspflicht haben und keine Bargeschäfte tätigen, sind von dieser Pflicht ausgenommen.

  • Dennoch ist es empfehlenswert, dass Unternehmen auf freiwilliger Basis Kassenberichte führen, um die finanzielle Transparenz zu verbessern und eventuelle spätere Anforderungen leichter erfüllen zu können.

Rechtliche Grundlagen und Verpflichtungen

Die Kassenführung unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben, die sicherstellen sollen, dass alle Bargeldbewegungen korrekt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

  • Diese Vorschriften betreffen sowohl die Art und Weise der Aufzeichnung als auch die Aufbewahrung der entsprechenden Dokumente.

  • Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist unerlässlich, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen und bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt bestehen zu können.

Die Abgabenordnung (siehe § 146 AO) verlangt, dass alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden, um eine lückenlose und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall zeitnah und ordnungsgemäß dokumentiert werden muss, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Gesetzliche Vorgaben:

Die Erstellung und Aufbewahrung von Kassenberichten in Deutschland wird durch verschiedene Gesetze und Verordnungen geregelt. Zu den wichtigsten gesetzlichen Grundlagen gehören:

  • Abgabenordnung (AO): Diese Vorschrift regelt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, einschließlich der Kassenführung. Laut § 146 AO müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

  • Umsatzsteuergesetz (UStG) und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Hier werden die Anforderungen an die Aufzeichnung von Umsätzen festgelegt, die durch Bargeschäfte erzielt werden. § 22 UStG behandelt die allgemeinen Aufzeichnungspflichten, während § 63 UStDV die Einzelheiten zur Beschaffenheit der Aufzeichnungen beschreibt:

    § 22 UStG: Dieser Paragraf regelt, dass Unternehmer für jeden einzelnen Umsatz, den sie im Rahmen ihres Unternehmens ausführen, Aufzeichnungen führen müssen. Diese Aufzeichnungen müssen ausreichend detailliert sein, um eine ordnungsgemäße steuerliche Erfassung zu ermöglichen. Sie müssen so beschaffen sein, dass sie dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden können.

    § 63 UStDV: Diese Bestimmung legt fest, dass die Aufzeichnungen über Kasseneinnahmen und -ausgaben vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein müssen. Dazu gehören insbesondere die chronologische Erfassung der einzelnen Geschäftsvorfälle, die nachvollziehbare Darstellung der Bargeldbewegungen und die Sicherstellung, dass alle Eintragungen unveränderbar sind. Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sie jederzeit von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachgeprüft werden können.

  • Handelsgesetzbuch (HGB): Die maßgebenden Bestimmungen finden sich in den §§ 238 ff. HGB und definieren die allgemeinen Vorschriften zur Buchführungspflicht für Kaufleute, einschließlich der Verpflichtung zur Führung von Kassenbüchern und Erstellung von Kassenberichten.

Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten:

Die Aufbewahrungspflichten sind in folgenden Bestimmungen geregelt:

  • Abgabenordnung (AO): Die Vorschrift gemäß § 147 AO beschreibt die Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente. Kassenberichte und alle zugehörigen Belege müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

  • Handelsgesetzbuch (HGB): Ergänzend zur Abgabenordnung legt § 257 HGB fest, dass Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren sind. Für empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und sonstige Unterlagen sind sechs Jahre vorgeschrieben.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt für alle steuerlich relevanten Dokumente und Unterlagen, die im Rahmen der Kassenführung anfallen. Dazu gehören neben den Kassenberichten auch Zählprotokolle, Quittungen, Rechnungen und andere Belege, z. B. Eigenbelege und Bewirtungsbelege.

Kassenbericht: Inhalt und Pflichtangaben

Ein Kassenbericht muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um als ordnungsgemäß zu gelten. Diese Anforderungen betreffen die vollständige und richtige Erfassung aller Bargeldbewegungen eines Unternehmens.

Aus den maßgebenden Bestimmungen (siehe § 146 AO, § 147 AO, § 63 UStDV und §§ 238 ff. HGB) ergeben sich die wesentlichen Pflichtangaben, die in jedem Kassenbericht enthalten sein müssen.

Erforderliche Angaben gemäß Abgabenordnung:

Gemäß § 146 Abgabenordnung (AO) müssen Kassenberichte verschiedene Pflichtangaben enthalten, um den Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen. Ein Kassenbericht muss daher zu jedem Geschäftsvorfall die folgenden Angaben enthalten:

Kassenbestand des Vortages Der Kassenbestand des Vortages ist anzugeben, um eine korrekte Berechnung des Tagesergebnisses zu ermöglichen.
Datum des Geschäftsvorfalls Jeder Kassenbericht muss das Datum des Geschäftsvorfalls enthalten.
Fortlaufende Nummer Jeder Kassenbericht muss eine fortlaufende Nummer haben, wie es für Geschäftsdokumente wie Rechnungen (siehe Rechnungsnummer) verpflichtend vorgesehen ist.
Buchungstext Jeder Kassenbericht muss einen Buchungstext enthalten.
Kasseneingang und Bareinnahmen (Tageslosung) Alle Bareinnahmen des Tages müssen detailliert aufgeführt werden, einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Umsatzsteuer (USt) und Steuersatz (in Prozent).
Ausgaben des Tages Es müssen alle Ausgaben einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Vorsteuer mit Steuersatz (in Prozent) aufgeführt werden. Unter Ausgaben fallen u. a. Wareneinkäufe, Warennebenkosten, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen (mit Eigenbeleg zu versehen) und sonstige Ausgaben wie z. B. Bankeinzahlungen.
Kassenbestand nach Geschäftsschluss Der Endbestand der Kasse nach Abschluss des Geschäftstages muss genau dokumentiert werden.
Unterschrift des Erstellers Der Kassenbericht muss von der Person unterzeichnet werden, die ihn erstellt hat.

Weitere wichtige Angaben:

Zusätzlich zu den Pflichtangaben können weitere Details im Kassenbericht eine noch genauere Dokumentation gewährleisten und Qualität der Kassenführung weiter verbessern, was insbesondere bei internen Kontrollen und externen Prüfungen von Vorteil ist. Dazu gehören:

  • Verwendungszwecke der Ausgaben: Genauere Beschreibung, wofür die Ausgaben getätigt wurden.

  • Notizen zu Besonderheiten oder Abweichungen: Anmerkungen zu speziellen Vorkommnissen, die an dem Tag aufgetreten sind.

  • Belegnummern zur besseren Nachvollziehbarkeit: Zuordnung der Ausgaben zu den entsprechenden Belegen für eine bessere Übersicht und Kontrolle.

Erstellung eines Kassenberichts

Die Erstellung eines Kassenberichts ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung in Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen.

Die wichtigsten Aspekte der täglichen Aufzeichnung sind:

Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben:

Die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben ist essenziell, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Laut § 146 Abs. 1 Satz 2 AO müssen alle Bareinnahmen und Barausgaben täglich festgehalten werden.

Diese Regelung stellt sicher, dass die Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und zeitnah erfasst werden. Dies bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben am selben Tag, an dem sie erfolgen, dokumentiert werden müssen, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Kassenführung zu gewährleisten.

Nutzung eines Zählprotokolls für die Kasse und den Kassenbericht:

Ein Zählprotokoll dient der detaillierten Aufzeichnung des in der Kasse vorhandenen Bargelds nach Geschäftsschluss.

  • Das Zählprotokoll listet alle Münzen und Scheine getrennt nach ihrem Nennwert auf, um den genauen Kassenbestand festzustellen und zeigt detailliert, wie sich der Bestand aus Münzen und Scheinen zusammensetzt.

  • Ein Zählprotokoll dient auch als Nachweis für die korrekte Kassenführung, indem es den Kassenbestand nach Geschäftsschluss dokumentiert.

Dabei spielt es keine Rolle, welche Art von Kasse verwendet wird. Die genaue Zählung erfolgt auf den Cent genau und wird ins Protokoll eingetragen.

Bei größeren Kassenbeständen kann eine Geldzählmaschine den Aufwand erleichtern und die Genauigkeit erhöhen.

Korrekte Ermittlung des Kassenbestands:

Die korrekte Ermittlung des Kassenbestands ist ein zentraler Bestandteil der Kassenführung. Dies umfasst das tägliche Zählen und Dokumentieren des vorhandenen Bargelds, einschließlich aller Münzen und Scheine. Die Dokumentation sollte so erfolgen, dass der Kassenbestand jederzeit überprüfbar ist.

  • Eine ordnungsgemäße Kassenführung erfordert, dass der Sollbestand (laut Kassenbuch) mit dem Istbestand (tatsächlich vorhandenes Bargeld) übereinstimmt und somit das Ergebnis des Kassenberichts je Tag mit dem Kassenstand übereinstimmt.

Bei Abweichungen müssen diese sofort geklärt und dokumentiert werden.

Kassenbericht: Muster & Vorlage

Um die Erstellung eines Kassenberichts zu erleichtern und Fehler zu vermeiden, haben wir eine kostenlose Kassenbericht-Vorlage im praktischen Excel-Format erstellt.

Sie ist so gestaltet, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht und gleichzeitig eine strukturierte und übersichtliche Dokumentation der Bargeschäfte pro Tag ermöglicht.

Die Kassenbericht-Vorlage können Sie kostenlos downloaden und direkt für die Buchführung verwenden:

Kassenbericht: Vorlage Download

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf dem Kassenbericht gemacht und alle Eintragungen korrekt sowie mit dem tatsächlichen Kassenstand übereinstimmend sind!

Tipps zur effizienten Kassenführung

Eine effiziente Kassenführung erfordert Sorgfalt und Aufmerksamkeit und die ordnungsgemäße Kassenführung ist entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten.

Hier sind einige wertvolle Tipps, die helfen können, die Kassenführung zu optimieren.

Typische Fehlerquellen:

Unvollständige Aufzeichnungen: Fehlende oder ungenaue Einträge führen zu Unstimmigkeiten und können bei Prüfungen Probleme verursachen.

Nicht tägliche Aufzeichnungen: Verzögerte Eintragungen machen die Nachvollziehbarkeit schwieriger und erhöhen das Risiko von Fehlern.

Fehlende Belege: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, um die Kassenführung vollständig zu halten.

Unklare Buchungsvermerke: Unzureichende Beschreibungen der Geschäftsvorfälle erschweren die Nachvollziehbarkeit.

Maßnahmen zur Fehlervermeidung:

Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter: Alle, die mit der Kassenführung betraut sind, sollten die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices kennen.

Verwendung von Kassenbuch-Software: Digitale Lösungen – am besten in die Buchhaltungssoftware integriert – können helfen, die Aufzeichnungen automatisch und korrekt zu führen und bieten oft zusätzliche Sicherheitsfunktionen.

Tägliche Kassenprüfung: Täglich den Kassenbestand überprüfen und mit den Aufzeichnungen abgleichen, um sofortige Korrekturen vornehmen zu können.

Sorgfältige Belegverwaltung: Sicherstellen, dass alle Belege systematisch und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Auf die Nutzung einer fortlaufenden Nummerierung und klare Vermerke achten.

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